Les commandes de fournitures dans un catalogue unique, validées par le responsable

En bref

• Les salariés commandent dans un catalogue qui reprend uniquement les articles négociés.
• Le responsable de service valide en un clic, dans la limite de son budget.
• Les services généraux regroupent les demandes et passent une commande par semaine.

Le problème aujourd’hui

Un stylo par-ci, des ramettes par-là : les demandes arrivent par e-mail, par un mot sur un coin de bureau ou au détour d’un couloir. Les services généraux recopient tout dans un tableau, puis passent plusieurs petites commandes au fournisseur, avec des frais de livraison à chaque fois.

Personne ne sait ce que chaque service a déjà dépensé, certains commandent hors catalogue à un prix plus élevé et les armoires débordent de surligneurs en double. Une plateforme d’achat complète fait souvent bien plus que nécessaire pour quelques centaines d’articles de papeterie et elle ne suit pas les règles de validation propres à chaque service.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Demandeur et service
• Article et référence
• Quantité
• Prix unitaire négocié
• Responsable valideur
• Statut de la demande
• Semaine de commande
• Budget restant du service

Qui l’utilise

• Les salariésIls composent leur panier dans le catalogue, suivent la validation et sont prévenus quand leurs fournitures sont arrivées.
• Les responsables de serviceIls valident les demandes de leur équipe en gardant un œil sur l’enveloppe restante.
• Les services générauxIls tiennent le catalogue, regroupent les commandes chaque semaine et réceptionnent les livraisons.
• Les achatsIls comparent les dépenses par service et préparent la prochaine négociation avec le fournisseur.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de commande de fournitures de bureau pour une entreprise de 200 salariés répartis en 10 services. Les services généraux gèrent un catalogue : désignation, photo, référence, prix négocié, fournisseur, stock minimum. Chaque salarié compose un panier et l’envoie ; il ne voit que ses propres demandes. Le responsable de service reçoit un e-mail, valide, ajuste ou refuse chaque panier avec un commentaire, dans la limite de l’enveloppe annuelle du service, affichée en permanence. Chaque lundi, l’outil regroupe les demandes validées en une commande par fournisseur, que les services généraux relisent avant envoi par e-mail. Ils notent ensuite la réception et les manques et le demandeur est prévenu. Ajoutez un export des dépenses par service et par mois pour le service achats.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• Slack