37Pour les équipes achats et logistique
Les outils des achats et de la logistique, de la demande d’achat au quai, créés avec l’IA
De la demande d’achat à la livraison au client, vous décrivez l’outil à votre IA avec vos fournisseurs, vos quais et vos seuils. Genipy le vérifie, le met en ligne et l’ouvre à ceux qui en ont besoin.
01Le constat
Entre le besoin et la livraison, la commande traverse cinq fichiers et trois boîtes e-mail
- Le fichier des commandes fournisseurs que seul l’acheteur sait lire
- Les demandes d’achat qui arrivent par e-mail, par message et à la machine à café
- Les relances aux fournisseurs, faites à la main quand quelqu’un y pense
- Le tableur de stock de l’entrepôt, mis à jour en fin de journée quand tout va bien
- Les bons de livraison photographiés puis rangés dans un dossier partagé
- Les attestations des fournisseurs qui expirent sans que personne ne le voie
Pour chacun de ces besoins, un outil simple, qui suit vos fournisseurs et vos stocks, et que l’acheteur comme le magasinier savent ouvrir.
02Les outils
Les outils que créent les équipes achats et logistique
Acheter
- Demandes et validations Demandes d’achat Du besoin exprimé à la commande passée : un circuit de validation de demande d’achat avec seuils de montant, que votre équipe crée avec l’IA.
- Calculateurs et simulateurs Comparatif des devis fournisseurs Un tableau comparatif des devis fournisseurs sur le coût total : prix, port, délais, paiement et remises, pour trancher et justifier le choix.
- Suivi de dossiers Suivi des commandes fournisseurs Date promise, retards, relances automatiques et rapprochement avec la facture : le tableau de suivi des commandes fournisseurs créé avec l’IA.
Suivre les fournisseurs
- Fichiers et registres Référencement des fournisseurs Coordonnées, Kbis, attestation Urssaf, RIB et labels : le fichier fournisseurs du référencement, avec une alerte avant chaque expiration.
- Tableaux de bord Évaluation des fournisseurs Une note par fournisseur sur les délais, la qualité et les litiges, pour les revues annuelles : la grille d’évaluation des fournisseurs créée avec l’IA.
- Fichiers et registres Suivi des contrats et échéances Logiciel de gestion des contrats sur mesure : dates de renouvellement, préavis, tacites reconductions et relance avant chaque échéance.
Recevoir et stocker
- Contrôles et checklists Réception des marchandises Quantités, températures, état des colis et réserves au quai : la fiche de contrôle de réception des marchandises que votre équipe crée avec l’IA.
- Stocks et matériel Stock et inventaire Entrées, sorties, niveaux par article et par site, alertes de seuil et inventaire sur téléphone : le logiciel de gestion de stock simple créé avec l’IA.
- Contrôles et checklists Inventaire tournant Chaque semaine, des emplacements à compter sur téléphone, des écarts signalés et validés avant correction : l’inventaire tournant créé avec l’IA.
Expédier et livrer
- Plannings et réservations Planning des tournées de livraison Livraisons du lendemain réparties par chauffeur et véhicule, ordre des arrêts proposé, preuve de livraison signée : le planning de tournées créé avec l’IA.
- Suivi de dossiers Suivi des expéditions Un outil de suivi des livraisons clients pour toutes les expéditions, tous transporteurs : statuts, retards, preuves de livraison.
- Plannings et réservations Prise de rendez-vous de quai Un outil de prise de rendez-vous de quai : transporteurs et fournisseurs réservent leur créneau, l’équipe voit la charge heure par heure.
03Les périodes chargées
Les périodes où les achats et la logistique ont le plus besoin d’un outil
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Votre enjeu
La revue annuelle des fournisseurs
Retards, litiges, qualité des livraisons, tarifs : avant de renégocier, il faut une note par fournisseur et des faits que l’on puisse montrer, pas des souvenirs.
L’outil
Qui s’en sert
Les acheteurs notent leurs fournisseurs ; les responsables achats et la direction consultent la synthèse.
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Votre enjeu
Avant les fermetures d’août
Une bonne partie des fournisseurs ferment deux ou trois semaines en été : il faut repérer les articles qui tomberont sous leur seuil pendant l’absence et passer les commandes en juillet, pas à la rentrée.
L’outil
Réapprovisionnement automatique
Qui s’en sert
L’entrepôt signale les articles bas ; l’acheteur valide les commandes proposées.
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Votre enjeu
La clôture de fin de mois
Des factures arrivent sans bon de commande, d’autres attendent une réception que personne n’a saisie : la comptabilité relance et vous cherchez.
L’outil
Validation des factures fournisseurs
Qui s’en sert
Chaque responsable valide les factures de son périmètre ; la comptabilité voit ce qui bloque.
04Le prompt
Décrivez l’outil. L’IA le construit.
Choisissez un exemple, copiez-le dans votre IA et adaptez-le à vos règles. L’IA écrit un vrai outil, pas une maquette.
Créez un outil de demandes d’achat pour notre entreprise de 400 personnes, sur trois sites. Un chef de service saisit ce dont il a besoin : article, quantité, fournisseur souhaité, urgence, budget concerné. Si le montant dépasse le seuil de son service, la demande part à son directeur, puis aux achats ; en dessous, elle va directement aux achats. L’acheteur transforme la demande en commande, la rattache à un fournisseur du catalogue et indique la date de livraison promise. Le demandeur suit l’avancement de sa demande et reçoit un e-mail à chaque étape. Ajoutez un tableau de bord des demandes en attente, par service, et un export mensuel pour la comptabilité.
Créez un outil de réception des marchandises utilisable sur téléphone, au quai de notre entrepôt. Le magasinier choisit la commande fournisseur attendue, compte les colis, compare avec le bon de commande et note les écarts : manquant, abîmé, mauvais article. Il peut prendre des photos et ajouter une réserve sur le bon du transporteur. Les articles conformes entrent automatiquement dans le stock. En cas d’écart, l’acheteur reçoit un e-mail avec les photos et décide : réclamation, nouvel envoi ou avoir. Ajoutez un historique des réceptions par fournisseur, pour la revue annuelle, et une liste des commandes en retard, mise à jour chaque matin.
Créez un outil de planning des tournées de livraison pour notre entrepôt, avec six chauffeurs et quatre véhicules. Chaque soir, le responsable logistique voit les commandes à livrer le lendemain, les répartit par chauffeur et par véhicule et l’outil propose un ordre des arrêts selon les créneaux promis aux clients. Le chauffeur ouvre sa tournée sur son téléphone, coche chaque livraison, fait signer le client à l’écran et signale un refus ou une absence avec une photo. Le service client voit l’avancement en direct et peut prévenir un client en retard par e-mail. Ajoutez un récapitulatif des tournées de la semaine.
Ce que l’IA construit
- Les écrans de chacun : la demande pour le service, la réception pour le quai, la tournée pour le chauffeur.
- Vos règles : seuils de validation, fournisseurs de référence, tolérances d’écart, délais de relance.
- Les relances par e-mail aux fournisseurs et aux équipes et les exports pour la comptabilité.
Ce que Genipy vérifie avant que vos collègues l’ouvrent
- Les règles de l’outil, testées avant la mise en ligne
- Les accès, contrôlés : chacun n’ouvre que ce qu’il doit voir
- Un passage dans un vrai navigateur, comme le ferait un collègue
05La mise en place
De votre process à un outil que toute l’équipe utilise
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Décrivez votre circuit
Comme vous l’expliqueriez à un acheteur qui arrive : qui demande, qui valide, ce que l’on contrôle à la réception. Ce texte devient votre prompt.
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L’IA crée l’outil
Votre IA écrit l’outil. Vous l’essayez avec une vraie commande et vous demandez des changements en français, autant de fois qu’il le faut.
-
Genipy le contrôle, puis le publie
Tests des règles, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : à chaque publication, avant que le quai ou les services l’ouvrent.
-
Partagez-le, d’abord à un acheteur et un magasinier
Faites un premier essai à deux, sur quelques commandes réelles, corrigez ce qui gêne, puis ouvrez l’outil aux services demandeurs et aux fournisseurs.
06Qui voit quoi
Tarifs et commandes : chacun voit ce qui le concerne
- L’équipe achatsPropriétaireElle fait évoluer l’outil, invite les personnes et voit l’ensemble des commandes, des tarifs et des fournisseurs.
- Les services demandeursÉditeurIls déposent leurs demandes et suivent leur avancement, sans voir les tarifs négociés ni les demandes des autres services.
- Les magasiniers et les chauffeursÉditeurIls se connectent avec un lien reçu par e-mail, sans mot de passe, et saisissent réceptions, préparations et livraisons depuis leur téléphone.
- La direction et la financeLecteurElles consultent les dépenses, les retards et les factures en attente, sans pouvoir modifier l’outil.
- Un fournisseur ou un transporteur peut être invité dans un espace limité à ses seules commandes ou à ses seuls créneaux de quai.
- Une version est gardée à chaque publication : si une modification ne convient pas, vous revenez à la précédente, avec les commandes déjà saisies.
07La sécurité
Chaque circuit d’achat, testé avant d’arriver au quai
Une commande engage l’entreprise et les prix négociés ne regardent ni les concurrents de vos fournisseurs ni les services voisins. Voici ce que Genipy contrôle à chaque publication.
- TestéLes règles de l’outil sont contrôlées : une demande au-dessus du seuil du service part bien à la validation du directeur.
- Accès contrôlésPersonne n’ouvre l’outil sans invitation et un fournisseur invité ne voit que ses propres commandes, jamais celles des autres.
- Parcouru dans un vrai navigateurGenipy ouvre l’outil comme le ferait un acheteur ou un magasinier : il saisit une demande, la fait valider, puis la réceptionne.
- Une version gardéeChaque publication reste réactivable en un clic, sans perdre les commandes et les stocks déjà saisis.
08Le comparatif
Excel, un ERP ou votre propre outil ?
| Critère | Tableur partagé | Logiciel du marché | Outil créé avec l’IA |
|---|---|---|---|
| S’adapte à votre circuit d’achat | Oui, mais chaque acheteur a sa version | Rarement : le circuit est celui de l’éditeur | Oui : l’outil suit les seuils et les étapes décrits dans votre prompt |
| Utilisable au quai ou en tournée | Pénible sur un téléphone | Souvent prévu pour un poste de bureau | Oui : écrans pensés pour le téléphone, avec photos et signature |
| Ouvert aux fournisseurs et aux transporteurs | On envoie des fichiers par e-mail | Possible, mais souvent avec un module en plus | Oui : un espace limité à leurs seules commandes ou créneaux |
| Qui peut le faire évoluer | Celui qui maîtrise les formules | L’éditeur ou un prestataire, selon un planning | L’acheteur lui-même, d’une demande écrite à l’IA |
| Le bon choix pour | Une liste ponctuelle, pour soi | Le stock comptable et les commandes officielles | Les nombreux besoins que l’ERP ne couvre pas |
Votre ERP garde les commandes officielles, le stock comptable et les écritures ; Genipy sert aux circuits et aux contrôles qu’il ne couvre pas ou mal. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Google Sheets, Alternative à Power Apps, Alternative à AppSheet.
Avec les logiciels que l’équipe utilise déjà
Toutes les intégrations
09Les métiers et les secteurs
Une page pour chaque métier de l’équipe
- AcheteursComparatif des devis fournisseurs · Demandes d’achat · Suivi des commandes fournisseurs
- Responsables achatsTableau de bord des achats · Demandes d’achat · Demandes d’investissement
- Responsables logistiqueSuivi des expéditions · Planning des tournées de livraison · Prise de rendez-vous de quai
- Responsables d’entrepôtStock et inventaire · Réception des marchandises · Préparation de commandes
Selon votre secteur
- Industrie et productionSuivi des commandes fournisseurs et 16 autres
- Commerce et distributionRetours et SAV et 15 autres
- Transport et logistiqueDotation des EPI et 7 autres
- BTP et artisanatDotation des EPI et 6 autres
- E-commerceRetours et SAV et 6 autres
- Restauration et hôtellerieRéception des marchandises et 3 autres
Genipy pour…
Vibe coding en entrepriseDéveloppeurs citoyensClaude Code et Codex en entrepriseAchats et référencement ITApplications internesMigrer une base AccessAutomatiser les processusCahier des charges logicielAgences et intégrateurs
Questions
Les questions des équipes achats et logistique
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Faut-il savoir coder pour créer un outil d’achats ou de logistique ?
Non. Vous décrivez l’outil à votre IA comme vous l’expliqueriez à un nouvel acheteur ou à un nouveau magasinier, avec vos seuils et vos exceptions. L’IA écrit l’outil, vous l’essayez, puis Genipy le vérifie et le met en ligne.
02Genipy remplace-t-il notre ERP ou notre logiciel d’entrepôt ?
Non. Votre ERP garde les commandes officielles, la comptabilité et le stock comptable et votre logiciel d’entrepôt ce qu’il fait déjà bien. Genipy sert aux besoins qu’ils ne couvrent pas : une demande d’achat à votre façon, un suivi des litiges, un planning de quai.
03Les fournisseurs et les transporteurs peuvent-ils s’y connecter ?
Oui, s’ils sont invités. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et ne voient que leur espace : leurs commandes, leurs créneaux de quai, leurs documents à déposer. Ils ne voient ni vos tarifs négociés ni les commandes des autres fournisseurs.
04Peut-on s’en servir sur téléphone, à l’entrepôt ou en tournée ?
Oui. Dans le prompt, vous précisez que l’outil sert sur téléphone : le magasinier compte et prend des photos au quai, le chauffeur coche ses livraisons et fait signer le client à l’écran. Vous l’essayez sur le terrain avant de l’ouvrir à tous.
05Et si l’IA se trompe sur un prix ou une quantité ?
Vous essayez l’outil sur de vraies commandes avant de le partager et vous demandez des corrections en français. Genipy le vérifie à chaque publication et si une nouvelle version vous déçoit, la précédente se réactive en un clic, avec les données déjà saisies.
06La démo peut-elle partir d’une de nos commandes fournisseurs ?
Oui. Pendant 30 minutes de visio, gratuites et sans engagement, Alexandre et Christopher, les fondateurs, prennent votre circuit d’achat ou votre réception au quai et vous montrent l’IA en faire un outil, puis Genipy le contrôler et l’ouvrir à vos acheteurs.
Montrez-nous le fichier de commandes que seul un acheteur sait encore lire.
En 30 minutes de visio, Alexandre et Christopher, les fondateurs, partent d’un de vos circuits, des demandes d’achat au quai et vous montrent l’outil prendre forme : l’IA le crée, Genipy le vérifie et le partage.
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