Votre application interne d’entreprise, créée avec l’IA par vos équipes, puis vérifiée

Qu’est-ce qu’une application interne d’entreprise ?

Une application interne n’est pas vendue à vos clients : elle sert à vos salariés pour faire leur travail. Elle rassemble en un seul endroit ce qui était éparpillé dans des tableurs, des e-mails et des carnets, avec des droits pour chacun. On parle aussi d’outil interne ou de logiciel interne.

Chaque équipe a ses exemples. Aux ressources humaines, le suivi des congés et l’accueil des nouveaux arrivants. Aux services généraux, la réservation des salles et les demandes d’intervention dans les locaux. Aux achats, les demandes à valider avant de commander. Au juridique, les contrats et leurs dates de renouvellement. À la direction, un tableau de bord qui se met à jour seul.

Développer ou acheter une application interne ?

Acheter convient quand votre besoin est le même que celui de milliers d’entreprises : la paie, la comptabilité, la signature électronique. L’éditeur maintient le logiciel, mais vous suivez sa logique. Faire développer par la DSI ou un prestataire convient aux outils critiques, reliés à vos autres logiciels et faits pour durer des années. Cela demande un cahier des charges, un budget et une place dans la file des projets.

La troisième voie est récente : une personne du service décrit à une IA comme votre IA ce que l’outil doit faire, l’IA l’écrit, puis on l’essaie et on demande des corrections. Elle va bien aux besoins propres à une équipe, trop petits pour un projet et trop particuliers pour un logiciel du marché.

Peut-on créer une application interne sans développeur ?

Oui, à condition d’écrire ses règles comme on les expliquerait à un nouveau collègue : qui saisit quoi, qui valide, dans quel ordre, que se passe-t-il en cas de refus. Un bon début tient en quelques phrases : le besoin, les utilisateurs, les informations à saisir, les validations. Plus la description est précise, moins il y a d’allers-retours.

Testez toujours avec deux personnes qui n’ont pas écrit la description. Elles trouvent vite les cas oubliés : un congé à cheval sur deux années, une salle réservée deux fois, une demande restée sans réponse.

Comment diffuser une application interne aux salariés ?

Une application à installer sur les téléphones passe par un magasin d’applications privé ou par l’outil qui gère le parc de téléphones de l’entreprise. Pour la plupart des outils internes, un simple lien suffit : chacun l’ouvre dans son navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, sans rien installer. Une connexion par e-mail évite les mots de passe partagés.

Gardez l’intranet pour informer et placez-y le lien de l’application, qui sert à agir : poser un congé, réserver une salle, valider un achat.

Que vérifier avant d’ouvrir l’outil à tous ?

Cinq points. Qui accède et avec quels droits : lecture, modification ou responsable des évolutions. Qui répond de l’outil, avec un suppléant pour les absences et les départs. Où retrouver les versions précédentes, pour revenir en arrière après une erreur. Ce qui se passe quand un salarié quitte l’entreprise : son accès doit être retiré le jour même.

Enfin, les données personnelles. Un outil de congés ou un annuaire traite des informations sur les salariés de façon régulière : il doit figurer au registre des traitements de l’entreprise, même en dessous de 250 salariés. Prévenez la personne qui suit le RGPD avant la mise en ligne.