Cas d’usage · Demandes et validations
Les notes de frais saisies depuis le téléphone, validées et remboursées sans ressaisie
Le salarié photographie son ticket, l’IA lit le montant et la TVA, le manager valide en un clic. Votre IA construit l’outil d’après votre prompt ; Genipy le vérifie et l’ouvre à tous les salariés.
PourGestionnaires de paieResponsables comptablesCommerciaux terrainAssistants de direction
Aussi pourÉquipes non techniquesUtilisateurs de ChatGPT et CodexTPE et PMEAutomatiser les processus
En bref
- Le salarié prend son ticket en photo et la ligne de frais se remplit presque seule.
- Le manager valide ou refuse depuis son téléphone, avec un commentaire si besoin.
- La comptabilité reçoit des lignes propres, avec justificatif, prêtes à rembourser.
Le problème aujourd’hui
Dans bien des services, la note de frais commence par une pochette de tickets au fond d’un sac. Fin du mois, il faut tout scanner, recopier les montants dans un tableau, joindre le tout à un e-mail, puis attendre la signature du responsable. Un ticket perdu et c’est un remboursement qui traîne.
Côté comptabilité, chaque note arrive sous une forme différente : un fichier, un PDF, une photo floue. Il faut vérifier la TVA, relire les plafonds, réclamer les pièces manquantes. Les solutions de gestion des frais du marché couvrent bien des cas, mais elles demandent un paramétrage long et collent rarement à vos barèmes maison.
Ce que fait l’outil
Le ticket en photo
Depuis son téléphone, le salarié photographie le justificatif. L’IA lit la date, le montant, la TVA et le commerçant, puis propose une ligne de frais que l’on corrige si besoin.
Des catégories et des plafonds
Repas, train, hôtel, parking, essence : chaque catégorie a ses règles. L’outil signale un dépassement avant l’envoi, pas trois semaines plus tard.
Les frais kilométriques
Pour un trajet en voiture personnelle, on indique départ, arrivée et puissance fiscale. L’outil calcule l’indemnité selon le barème kilométrique fiscal ou le barème maison que vous lui donnez.
Chaque note chez le bon responsable
La note part chez le bon responsable, qui l’approuve ou la renvoie avec un mot. Le salarié est prévenu par e-mail à chaque étape.
Le contrôle de la comptabilité
Les notes validées arrivent dans une file unique, avec leurs justificatifs. La comptabilité repère les pièces manquantes et marque chaque note comme payée.
L’export de fin de mois
Un fichier regroupe les frais par salarié, par compte et par taux de TVA, prêt pour le logiciel comptable ou pour l’expert-comptable.
Les informations suivies
- Salarié et service
- Date de la dépense
- Catégorie de frais
- Montant TTC et TVA
- Justificatif en photo
- Motif ou client concerné
- Statut de la note
- Date de remboursement
Qui l’utilise
- Les salariésIls photographient leurs tickets en déplacement, envoient leur note et suivent son remboursement.
- Les managersIls approuvent ou renvoient les notes de leur équipe, sans attendre un fichier à signer.
- La comptabilitéElle vérifie les pièces, règle les notes validées et récupère l’export du mois.
- Les commerciaux en tournéeIls saisissent leurs frais le jour même, depuis le parking ou la gare.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de notes de frais pour notre entreprise de 150 salariés. Le salarié ajoute une dépense depuis son téléphone en photographiant le ticket ; l’IA lit la date, le montant TTC, la TVA et le commerçant et pré-remplit la ligne. Catégories : repas, transport, hôtel, parking, carburant, frais kilométriques. Chaque catégorie a un plafond que je vous donnerai et l’outil signale tout dépassement. Pour les kilomètres, calcule l’indemnité selon un barème modifiable. Une note regroupe plusieurs lignes et part chez le manager, qui l’approuve ou la refuse avec un commentaire. Ensuite la comptabilité vérifie les justificatifs et marque la note comme remboursée ; le salarié reçoit un e-mail à chaque étape. Chacun ne voit que ses notes, le manager celles de son équipe. Ajoutez un export mensuel par compte comptable.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
Google SheetsCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
