8Pour les services aux entreprises
Un logiciel pour cabinet de conseil, et pour les sociétés de services sur site
Feuilles de temps, marge par mission, plannings d’agents : ce que votre logiciel de gestion ne suit pas, vos équipes le décrivent à votre IA. Genipy contrôle chaque publication et donne à chacun son rôle.
Bibliothèque : 17 cas d’usage du secteur
01En bref
Quel logiciel pour un cabinet de conseil ?
Un cabinet de conseil s’appuie sur un logiciel de gestion d’affaires (PSA) pour les missions, les temps passés et la facturation, à côté de son CRM et de sa comptabilité. Il lui manque souvent des outils plus fins : plan de charge des consultants, marge par mission, suivi des propositions commerciales. Une IA peut aujourd’hui les créer sur mesure.
- Gardez votre logiciel de gestion d’affaires pour la facturation et la comptabilité.
- Cherchez le tableur que les associés réclament chaque mois : marge, temps, plan de charge.
- Faites décrire l’outil par celui qui le remplit, pas par celui qui le lit.
- Même logique pour la propreté, la sécurité privée et l’intérim : plannings et suivi sur site.
02Votre quotidien
Chez ceux qui vendent du temps, tout se joue entre l’heure vendue et l’heure facturée
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Des temps saisis en retard
Les consultants remplissent leurs feuilles à la fin du mois, de mémoire. La facturation attend et la marge de la mission ne se connaît qu’une fois qu’il est trop tard pour agir.
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Des agents répartis sur dix sites
En propreté comme en sécurité, le responsable d’exploitation jongle avec les absences, les remplacements et les demandes des clients, par téléphone et par messagerie.
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Un contrôle de la prestation difficile à prouver
Le client dit que le site n’a pas été fait, l’agent dit que si. Sans visite tracée ni photo, la discussion repose sur la parole de chacun.
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Un plan de charge dans la tête d’un associé
Qui est libre en mars pour la nouvelle mission ? La réponse dort dans un tableur rarement à jour et l’intercontrat d’un consultant se découvre une fois qu’il a commencé.
Quel logiciel choisir pour un cabinet de conseil ?
Un cabinet de conseil vend des journées de consultants. Le cœur de son outillage est donc un logiciel de gestion d’affaires, parfois appelé PSA, qui suit les contrats, les temps passés et la facturation, complété par un outil de relation client et par la comptabilité. Ce socle reste en place : le remplacer coûte cher et n’apporte rien de plus.
Ce qui manque se voit dans les tableurs des associés : la marge de chaque mission, le plan de charge des consultants sur trois mois, les propositions commerciales en attente de réponse, les références à citer dans un appel d’offres, les relances de factures. Avec votre IA, la personne qui souffre du tableur décrit ce qu’elle veut, comme à un collègue, et obtient un outil qui suit vos règles, à côté du logiciel de gestion.
Comment suivre la marge et le temps passé par mission ?
La marge d’une mission compare ce qui a été vendu, en jours et en tarif, à ce qui a été passé et à ce qu’elle a coûté. Pour qu’elle serve, il faut la voir pendant la mission et non à la clôture. Cela suppose des feuilles de temps remplies chaque semaine, avec le code de la mission, et un reste à faire donné par le chef de projet. Pour les consultants au forfait jours, ce relevé sert aussi au décompte des jours travaillés et au suivi de leur charge de travail, que le Code du travail impose à l’employeur.
Un petit outil relance les consultants en retard, signale les missions qui dépassent le budget vendu et prépare les éléments de facturation, que le logiciel de gestion transforme en facture.
Quel logiciel pour une entreprise de nettoyage ou de propreté ?
Une entreprise de propreté gère des agents sur de nombreux sites, avec des horaires qui changent et des remplacements de dernière minute. Un logiciel métier de planning et de pointage tient l’essentiel. Restent les besoins propres à l’entreprise : le contrôle de la prestation par le chef d’équipe, avec une grille et des photos, le suivi des produits et du matériel par site, les réclamations des clients.
Autre point du métier : quand un client change de prestataire, la convention collective de la propreté organise, sous conditions, la reprise par le nouveau prestataire des salariés affectés au site. Il faut donc savoir à tout moment qui travaille sur quel site, depuis quand et avec quel contrat. Les sociétés de multiservice et de facility management ont les mêmes besoins.
Comment organiser le planning d’une société de sécurité privée ?
En sécurité privée, le planning répond à des vacations, souvent de nuit ou le week-end, sur des postes qui ont chacun leurs consignes. Un agent exerce avec une carte professionnelle délivrée par le CNAPS et l’entreprise a elle-même une autorisation d’exercer. Le responsable doit donc savoir, avant d’affecter un agent, que sa carte est à jour.
Le logiciel de planning tient les vacations et souvent la main courante. À côté, un suivi simple garde la date de fin de chaque carte et des formations de l’agent, liste les vacations encore sans agent et donne à chacun les consignes de son poste. Il prévient avant l’échéance ; la validité d’une carte se vérifie, elle, auprès du CNAPS, qui propose un service de consultation des titres.
Comment gérer ses intérimaires sans Excel ?
Une agence d’intérim suit des missions, des relevés d’heures, la paie et la facturation dans un logiciel spécialisé, qu’aucun fichier ne remplace. L’entreprise utilisatrice, elle, signe avec l’agence un contrat de mise à disposition pour chaque intérimaire. Elle doit savoir qui est présent, jusqu’à quand court chaque mission, quel motif de recours figure au contrat et combien de renouvellements restent possibles.
Le Code du travail encadre aussi l’enchaînement des missions : sauf exceptions, un délai de carence s’impose avant de pourvoir à nouveau le même poste par une nouvelle mission. Un suivi partagé entre les ressources humaines et les responsables d’équipe, toutes agences confondues, prévient avant chaque fin de mission et garde les relevés d’heures à valider au même endroit.
03Les outils du secteur
Huit outils que vos équipes de services peuvent créer
- Demandes et validations Feuilles de temps Chaque consultant saisit ses heures par mission dans la semaine ; l’outil relance les retardataires avant la facturation.
- Calculateurs et simulateurs Calcul de la marge par affaire Jours vendus, temps passé et coûts de chaque mission sur une page : les associés voient le dérapage pendant la mission.
- Suivi de dossiers Réponses aux appels d’offres Questions, pièces à fournir, références et relecteurs de chaque consultation au même endroit, avec la date limite.
- Documents et automatisations Préparation de la facturation Temps validés et jalons atteints sont regroupés par client et votre logiciel de gestion émet ensuite les factures.
- Contrôles et checklists Contrôle de la prestation de ménage En propreté : le chef d’équipe note chaque site sur une grille, avec photos, et le client reçoit la preuve de la prestation réalisée.
- Fichiers et registres Suivi des habilitations et CACES En sécurité privée : date de fin de chaque carte professionnelle et des qualifications du poste, comme le SST ou le SSIAP, avec une alerte avant l’échéance.
- Fichiers et registres Suivi des intérimaires Les intérimaires de toutes les agences : fin de mission, renouvellements et relevés d’heures à valider, pour que rien n’arrive à échéance sans que quelqu’un le voie.
- Portails clients et fournisseurs Espace sous-traitants Prestataires et sous-traitants du cabinet ou de l’exploitation y remettent leurs pièces et vous voyez qui est en règle avant d’envoyer quelqu’un chez un client.
Par équipe
- CommercialRelances des impayés et 9 autres
- Finance et comptabilitéRelances des impayés et 5 autres
- Juridique et conformitéRéponses aux appels d’offres et 2 autres
- Direction généraleSuivi de projets et 2 autres
- Services générauxRéservation de salles et 2 autres
- Ressources humainesFeuilles de temps et 1 autre
04Les règles du secteur
Les règles des services que vos outils doivent suivre
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Des délais de paiement encadrés
Entre professionnels, le Code de commerce plafonne le délai de paiement : en principe soixante jours après la date de la facture ou quarante-cinq jours fin de mois. Un retard donne droit à des pénalités et à une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
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La vigilance envers les sous-traitants
À partir de 5 000 € HT, le Code du travail oblige le donneur d’ordre à vérifier que son sous-traitant est en règle, en lui réclamant notamment l’attestation de vigilance de l’Urssaf, puis à la redemander périodiquement pendant le contrat.
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Le plan de prévention sur le site du client
Quand une entreprise extérieure intervient dans les locaux d’un client, le Code du travail prévoit une analyse conjointe des risques, qui prend la forme d’un plan de prévention écrit pour certains travaux et selon la durée d’intervention.
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La carte professionnelle en sécurité privée
Le Code de la sécurité intérieure demande une autorisation d’exercer à l’entreprise de sécurité privée et une carte professionnelle à chaque agent, délivrées par le CNAPS. La carte a une durée limitée : sa date de fin se suit comme une habilitation.
05Avec Genipy
Avec Genipy, le suivi des missions sort du tableur
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Le responsable décrit, l’IA crée
L’associé, le contrôleur de gestion ou le responsable d’exploitation décrit son suivi à votre IA, avec ses missions, ses sites et ses règles, puis l’essaie.
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Genipy vérifie à chaque publication
Tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : l’outil est vérifié avant que l’équipe l’ouvre et à chaque nouvelle version.
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Chacun a le bon rôle
Les consultants ou les chefs d’équipe en Éditeur, les associés en Lecteur, le responsable en Propriétaire : chacun se connecte par un lien reçu par e-mail.
06Le comparatif
Logiciel métier, tableurs ou outils sur mesure créés par l’IA ?
| Critère | Logiciel de gestion d’affaires ou de planning métier | Excel, WhatsApp et feuilles de temps par e-mail | L’IA et Genipy |
|---|---|---|---|
| Facturation et comptabilité | Oui, c’est son cœur de métier | Recopies à la main | Restent dans votre logiciel de gestion |
| Suivi de la marge par mission | Selon les modules, souvent figé | Un fichier par associé | Un outil fait pour votre façon de calculer |
| Planning des agents sur site | Oui, pour les logiciels spécialisés | Messagerie et appels | Les besoins annexes : contrôles, consignes, échéances |
| Adapté à vos règles | Par paramétrage, dans ses limites | Oui, mais chacun a sa version | Oui : vos règles sont dans le prompt |
| Accès du client ou du sous-traitant | Selon l’éditeur, parfois un portail client | Par e-mail, sans contrôle | Un seul outil ouvert, avec un rôle |
| Si la personne du fichier part | Rien ne change | Le fichier part avec elle | Un autre Propriétaire reprend l’outil |
Conservez votre logiciel de gestion d’affaires et votre planning métier ; les outils de suivi qu’ils laissent de côté se créent à part, à côté d’eux. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Airtable, Alternative à Power Apps, Alternative à AppSheet.
07Exemples
Trois outils à créer cette semaine
Scénarios illustratifs : le début du prompt à donner à votre IA et qui ouvre l’outil une fois publié.
- Calculateurs et simulateurs Calcul de la marge par affaire Calcul de la marge par chantier, mission ou projet : budget vendu, heures et coûts réels suivis au fil de l’eau, dans un outil créé avec l’IA.
Nous sommes un cabinet de vingt consultants. Créez un suivi de la marge par mission : jours vendus, tarif, temps saisi dans les feuilles de temps, reste à faire donné par le chef de projet. Signalez en rouge les missions qui dépassent le budget vendu et envoyez un résumé aux associés chaque lundi.
Qui y a accèsLes chefs de projet en Éditeur, le contrôleur de gestion en Propriétaire, les associés en Lecteur.
- Contrôles et checklists Contrôle de la prestation de ménage Notez la propreté de chaque zone sur téléphone et partagez les écarts avec le prestataire : une grille de contrôle qualité de la prestation de nettoyage.
Nous gérons quarante sites de nettoyage. Créez une grille de contrôle sur téléphone pour le chef d’équipe : site, zones vérifiées, note, photos, remarques. Le responsable d’exploitation reçoit les notes basses le jour même et le client peut lire le bilan mensuel de son seul site.
Qui y a accèsLes chefs d’équipe en Éditeur, le responsable d’exploitation en Propriétaire, chaque client en Lecteur, sur le bilan de ses propres sites.
- Demandes et validations Feuilles de temps Saisie hebdomadaire du temps par client et par mission, validation par le manager, heures transmises à la facturation : la feuille de temps en ligne.
Créez des feuilles de temps pour nos consultants : mission, jours, commentaire, par semaine. Rappelez le jeudi à ceux qui n’ont rien saisi, laissez le chef de projet valider et préparez par client la liste des temps validés que l’assistante utilise pour facturer.
Qui y a accèsLes consultants en Éditeur, les chefs de projet en Propriétaire, l’assistante de facturation en Lecteur.
08Démarrer
Votre premier outil, sur une seule équipe
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Choisissez le tableur qu’on vous réclame
La marge par mission, le planning d’un site ou le suivi des contrats de mission : un fichier que tout le monde connaît et que personne n’aime tenir.
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Testez-le avec une équipe
Celui qui tient le fichier le décrit à votre IA, puis une équipe l’utilise pendant un mois.
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Ouvrez-le aux autres
Genipy le vérifie et le met en ligne ; vous invitez les autres équipes, chacune avec son rôle.
09Pour aller plus loin
Les pages qui vont avec
Questions
Services aux entreprises : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Quel logiciel pour un cabinet de conseil ?
Un logiciel de gestion d’affaires suit les contrats, les temps et la facturation. Marge par mission, plan de charge ou réponses aux appels d’offres restent souvent dans des tableurs : votre IA peut en faire des outils sur mesure, que Genipy contrôle avant de les mettre en ligne.
02Peut-on utiliser l’IA dans un cabinet de conseil ?
Oui, pour rédiger, résumer ou préparer une proposition, mais aussi pour créer des outils internes. Les données de vos clients ne se collent pas dans un compte d’IA personnel : fixez une règle et faites relire chaque document par un consultant avant qu’il parte chez le client.
03Quel logiciel pour gérer une entreprise de nettoyage ?
Un logiciel métier de planning et de pointage couvre les horaires, les remplacements et la facturation. À côté, un outil créé avec l’IA peut porter ce qu’il ne fait pas : grille de contrôle des sites avec photos, suivi des réclamations, dotation en produits, bilan envoyé à chaque client.
04Existe-t-il un logiciel de planning pour la sécurité privée ?
Oui, des éditeurs proposent des plannings de vacations, une main courante et une application pour les agents. Un outil créé avec l’IA s’ajoute pour les points propres à votre société : dates de fin des cartes professionnelles, formations, consignes de chaque site, postes sans agent.
05Nos données de mission et de clients sont-elles protégées ?
Seules les personnes que vous invitez ouvrent un outil, chacune avec le rôle Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Chaque outil garde ses informations à part : les marges d’un outil ne se voient pas depuis un autre. Où vivent ces données ? La réponse est donnée en démo, sur demande. Réservez aussi les dossiers clients à des comptes d’IA professionnels.
06Quel logiciel pour gérer ses intérimaires ?
L’agence d’intérim garde son logiciel spécialisé pour les contrats, la paie et la facturation et ouvre souvent un portail à ses clients. Côté entreprise utilisatrice, un outil créé avec l’IA réunit les intérimaires de toutes les agences : site, fin de mission, renouvellements, relevés d’heures à valider. Il prévient avant chaque échéance, sans remplacer le logiciel de l’agence.
Créez le suivi de la marge par mission que vos associés attendent.
Alexandre et Christopher, les fondateurs, vous reçoivent en visio gratuite pendant 30 minutes. Apportez votre fichier de marge ou de temps : vous voyez l’outil créé, vérifié, puis partagé.
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