55Pour les équipes financières
Les outils de votre équipe finance, de la note de frais à la clôture, créés avec l’IA
Notes de frais, relances, clôture, trésorerie : vous décrivez l’outil à votre IA avec vos seuils, vos pièces et vos échéances. Genipy le contrôle, le publie et ne l’ouvre qu’aux services que vous invitez, sans cahier des charges.
01Le constat
Aujourd’hui, la finance tient les comptes avec des fichiers et des e-mails
- Les notes de frais en pièces jointes, à ressaisir ligne par ligne
- Les factures fournisseurs qui circulent par e-mail à la recherche d’un responsable
- Le fichier des impayés mis à jour à la main avant chaque relance
- La checklist de clôture envoyée en PDF, dont personne ne sait qui a fait quoi
- Le prévisionnel de trésorerie recopié chaque lundi depuis trois exports
- Les budgets des services demandés par e-mail, un par un, avant chaque comité
Pour chacun de ces besoins, un outil simple, avec ses règles de validation, que votre logiciel comptable n’a jamais prévu.
02Les outils
Les outils que créent les équipes financières
Valider les dépenses
- Demandes et validations Notes de frais Un logiciel de notes de frais où l’on photographie le ticket, où le manager valide et où la comptabilité rembourse, créé avec l’IA.
- Assistants IA Lecture automatique des factures Un logiciel de saisie automatique des factures fournisseurs : l’IA lit les PDF reçus par e-mail, le comptable n’a plus qu’à vérifier et valider.
- Demandes et validations Validation des factures fournisseurs Le circuit de validation des factures fournisseurs : chaque facture part au bon responsable, est rapprochée de la commande, puis passe en paiement.
Facturer et encaisser
- Documents et automatisations Préparation de la facturation Un logiciel de préparation de la facturation clients : prestations, heures et frais du mois remontent des équipes, la comptabilité envoie.
- Documents et automatisations Relances des impayés Un logiciel de relance des factures impayées : rappels gradués par e-mail, de la relance courtoise à la mise en demeure et suivi de chaque client.
- Suivi de dossiers Suivi des factures électroniques Le suivi des statuts de facture électronique, du dépôt à l’encaissement, avec les rejets à traiter : un outil que votre équipe crée avec l’IA.
Payer, rapprocher et clôturer
- Demandes et validations Validation des paiements Une procédure de validation des paiements avec double signature selon le montant, RIB vérifié et pièce jointe, créée par votre équipe avec l’IA.
- Assistants IA Rapprochement bancaire Un outil de rapprochement bancaire automatique : l’IA associe les lignes du relevé aux factures et aux écritures, l’équipe ne traite que les écarts.
- Contrôles et checklists Checklist de clôture mensuelle Une checklist de clôture comptable mensuelle avec responsable, échéance et justificatif par tâche, pour que le DAF suive l’avancement.
Anticiper et éclairer
- Tableaux de bord Prévisionnel de trésorerie Un tableau prévisionnel de trésorerie sur 13 semaines : encaissements, décaissements et soldes bancaires réunis pour anticiper les tensions.
- Tableaux de bord Suivi budgétaire par service Un tableau de suivi budgétaire par service : budget, engagé, dépensé et écart pour chaque responsable, sans attendre le fichier du contrôle de gestion.
- Assistants IA Analyse des écarts budgétaires Reporting mensuel et commentaire des écarts au budget : l’IA compare le mois au budget et à l’an dernier, puis rédige la note de synthèse.
03Les périodes chargées
Les échéances où l’équipe finance a le plus besoin d’un outil
-
Votre enjeu
La clôture du mois
Rapprochements, factures non parvenues, provisions, justificatifs : chaque tâche a un responsable et une date et le DAF veut savoir à tout moment où l’on en est.
L’outil
Checklist de clôture mensuelle
Qui s’en sert
Chaque comptable coche ses tâches et joint son justificatif ; le DAF suit l’avancement de la clôture.
-
Votre enjeu
La campagne budgétaire
Chaque service remet ses hypothèses, la direction veut tester des scénarios et la finance doit comparer, arbitrer puis diffuser le budget retenu.
L’outil
Simulateur de budget prévisionnel
Qui s’en sert
Les responsables de service saisissent leurs hypothèses ; la finance consolide ; la direction consulte les scénarios.
-
Votre enjeu
La facturation de fin de mois
Prestations réalisées, heures validées, frais à refacturer : tout doit remonter des équipes avant que la comptabilité envoie les factures.
L’outil
Qui s’en sert
Les équipes confirment leurs éléments à facturer ; la comptabilité contrôle puis envoie.
04Le prompt
Décrivez l’outil. L’IA le construit.
Choisissez un exemple, copiez-le dans votre IA et adaptez-le à vos règles. L’IA écrit un vrai outil, pas une maquette.
Créez un outil de relance des factures impayées pour notre société de services de 120 personnes. La comptabilité importe chaque semaine la liste des factures échues, avec le client, le montant, l’échéance et le commercial responsable. L’outil propose une relance adaptée au retard : rappel courtois dès quelques jours, seconde relance plus ferme, puis projet de mise en demeure que la responsable comptable doit valider avant l’envoi. Les e-mails partent depuis l’adresse de la comptabilité. Le commercial peut noter un litige ou une promesse de paiement, ce qui suspend les relances jusqu’à la date annoncée. Ajoutez un tableau de bord des montants échus par ancienneté et par client et un historique complet des échanges pour chaque facture.
Créez une checklist de clôture mensuelle pour notre équipe comptable de huit personnes. La responsable comptable définit les tâches une fois pour toutes : rapprochements bancaires, factures non parvenues, charges constatées d’avance, provisions, déclaration de TVA, revue des comptes clients. Chaque tâche a un responsable, une échéance en jours ouvrés et un justificatif à joindre. Chaque mois, l’outil recrée la liste à partir du premier jour de clôture. Chaque comptable voit ses tâches et les coche ; envoyez-lui un rappel par e-mail la veille de l’échéance. Le DAF voit l’avancement global, les tâches en retard et la liste de ce qui bloque. Gardez l’historique des clôtures précédentes pour comparer les délais d’un mois à l’autre.
Créez un prévisionnel de trésorerie sur 13 semaines glissantes pour notre groupe de trois sociétés. Le trésorier importe chaque lundi les soldes bancaires et les factures clients à encaisser et saisit les décaissements connus : fournisseurs, salaires, impôts, loyers, échéances d’emprunt. L’outil affiche semaine par semaine les encaissements, les décaissements et le solde, société par société et en consolidé. Il signale en rouge les semaines où le solde passe sous un seuil que le trésorier peut modifier. Permettez de tester une hypothèse, par exemple un client qui paie avec quinze jours de retard, sans toucher aux chiffres réels. Le DAF reçoit chaque lundi un résumé par e-mail et la direction ne peut que consulter.
Ce que l’IA construit
- Les écrans de chacun : formulaire de demande, file de validation, liste des factures, tableau de bord.
- Vos règles : seuils de montant, double signature, délais, exceptions par fournisseur ou par client.
- Les rappels et envois par e-mail, la lecture des factures reçues et les exports vers votre logiciel comptable.
Ce que Genipy vérifie avant que vos collègues l’ouvrent
- Les règles de l’outil, testées avant la mise en ligne
- Les accès, contrôlés : chacun n’ouvre que ce qu’il doit voir
- Un passage dans un vrai navigateur, comme le ferait un collègue
05La mise en place
De votre process à un outil que toute l’équipe utilise
-
Décrivez votre circuit
Écrivez-le comme une procédure interne : les pièces attendues, les seuils de montant, qui signe et à quelle date. Ce texte sert de prompt à l’IA.
-
L’IA crée l’outil
Votre IA écrit l’outil. Vous testez avec quelques cas réels et demandez des changements en français, autant de fois qu’il le faut.
-
Genipy teste vos seuils, puis le publie
Tests des règles, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : à chaque publication, avant que vos collègues ouvrent l’outil.
-
Ouvrez-le à un premier service
Faites tourner l’outil un mois avec un seul service et sa responsable comptable, ajustez les seuils et les messages, puis étendez-le aux autres services.
06Qui voit quoi
Chiffres et coordonnées bancaires : chacun voit ce qu’il doit voir
- L’équipe financePropriétaireElle fait évoluer l’outil, gère les invitations et suit l’ensemble des demandes, des factures et des paiements.
- Les managers et responsables de budgetÉditeurIls valident les demandes de leur service et suivent leur seul budget, comme le prévoit l’outil.
- Les salariésÉditeurIls se connectent sans mot de passe pour déposer une note de frais ou une demande et ne voient que les leurs.
- La direction et l’expert-comptableLecteurIls consultent les tableaux de bord et les états sans pouvoir modifier l’outil.
- Chaque publication est gardée : si un nouveau seuil de validation pose problème, l’ancien revient en un clic.
- L’outil appartient à l’équipe, pas à un poste : si le contrôleur de gestion qui l’a créé part, un autre Propriétaire reprend la main, avec tout l’historique des validations.
07La sécurité
Seuils, signatures et RIB, contrôlés à chaque publication
Montants, RIB, soldes bancaires : la finance manipule des informations que l’on ne montre pas à tout le monde. À chaque publication, Genipy passe en revue les points suivants et vous pouvez les montrer à votre direction ou à vos auditeurs.
- TestéLes règles de l’outil sont contrôlées : un seuil de montant déclenche bien la seconde validation et un manager ne valide que les demandes de son service.
- Accès contrôlésSans invitation, personne n’entre et un salarié invité pour ses notes de frais reste dans le rôle que la finance lui a attribué.
- Parcouru dans un vrai navigateurGenipy ouvre l’outil comme le ferait un collègue, saisit une demande et vérifie que le parcours va jusqu’au bout.
- Une version gardéeChaque publication reste réactivable en un clic, sans perdre les demandes et les pièces déjà déposées.
08Le comparatif
Excel, votre logiciel comptable ou votre propre outil ?
| Critère | Tableur partagé | Logiciel du marché | Outil créé avec l’IA |
|---|---|---|---|
| S’adapte à votre circuit de validation | Oui, tant que personne ne casse une formule | En partie : un circuit standard à paramétrer | Oui : l’outil suit les seuils et les signatures décrits dans votre prompt |
| Qui peut le faire évoluer | La personne qui a écrit les macros, si elle est encore là | L’éditeur ou un prestataire facturé au projet | Votre équipe finance, qui écrit la demande à l’IA |
| Partage et droits | Un fichier qui circule, avec tous les montants dedans | Complets, mais réservés aux utilisateurs du logiciel | Lecteur, Éditeur ou Propriétaire, jusqu’au salarié qui reçoit un lien par e-mail |
| Quand une erreur survient | On compare budget_v4 et budget_v4_final pour trouver la bonne | On ouvre une demande chez l’éditeur | La version d’avant revient en un clic, les saisies restent |
| Le bon choix pour | Une analyse ponctuelle, pour soi | La tenue des comptes et les déclarations | Les circuits, suivis et tableaux entre les deux |
Votre logiciel comptable ou votre ERP garde la tenue des comptes ; Genipy sert aux besoins qu’il ne couvre pas, comme un circuit de validation ou un suivi à votre façon. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Google Sheets, Alternative à Power Apps.
Avec les logiciels que l’équipe utilise déjà
Toutes les intégrations
09Les métiers et les secteurs
Une page pour chaque métier de l’équipe
- DAFPrévisionnel de trésorerie · Validation des paiements · Checklist de clôture mensuelle
- Contrôleurs de gestionAnalyse des écarts budgétaires · Suivi budgétaire par service · Simulateur de budget prévisionnel
- Responsables comptablesChecklist de clôture mensuelle · Validation des factures fournisseurs · Lecture automatique des factures
- Trésoriers et credit managersRelances des impayés · Prévisionnel de trésorerie · Ouverture de compte client
Selon votre secteur
- Industrie et productionSuivi des commandes fournisseurs et 10 autres
- Commerce et distributionDemandes de remise et 6 autres
- Transport et logistiqueGestion de flotte automobile et 6 autres
- ImmobilierSuivi des apporteurs d’affaires et 5 autres
- Services aux entreprisesRelances des impayés et 5 autres
- BTP et artisanatCalcul de la marge par affaire et 4 autres
Genipy pour…
Équipes non techniquesUtilisateurs de ChatGPT et CodexTPE et PMEETI et grands groupesCabinets d’expertise comptableCollectivités territorialesTransformer un Excel en applicationApplication métier sur mesureAutomatiser les processusConsultants et indépendants
Questions
Les questions des équipes financières
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Faut-il savoir coder pour créer un outil de finance ?
Non. Vous décrivez l’outil à votre IA, comme vous l’expliqueriez à un nouveau collègue, avec vos seuils, vos pièces et vos exceptions. L’IA écrit l’outil, vous l’essayez sur quelques cas réels, puis Genipy le vérifie et le met en ligne.
02Qui voit les montants, les RIB et les soldes ?
L’outil ne s’ouvre qu’aux personnes que la finance invite, chacune avec son rôle de Lecteur, d’Éditeur ou de Propriétaire. À l’intérieur, le prompt précise qui voit quoi : le salarié ses notes de frais, le manager le budget de son service, la finance l’ensemble.
03Notre logiciel comptable reste-t-il en place ?
Oui. Votre logiciel garde la tenue des comptes, les écritures et les déclarations. Genipy sert aux besoins qu’il ne couvre pas ou mal : un circuit de validation à vos seuils, un suivi des relances, une checklist de clôture, un tableau de trésorerie.
04Et pour la facture électronique ?
L’outil ne remplace pas la plateforme par laquelle vous émettez et recevez vos factures. Il peut suivre leurs statuts, du dépôt à l’encaissement, signaler les rejets à traiter et distribuer le travail dans l’équipe. Vérifiez les obligations qui s’appliquent à votre entreprise auprès de votre plateforme ou de votre expert-comptable.
05Et si l’IA se trompe dans un calcul ?
Vous essayez l’outil avec des cas dont vous connaissez le résultat avant de le partager. Genipy contrôle les règles de calcul à chaque publication et si une nouvelle version vous déçoit, la précédente se réactive en un clic. Pour un paiement, la personne qui valide garde toujours la décision.
06La démo peut-elle partir de notre clôture du mois ?
Oui. Apportez votre checklist de clôture, votre circuit de notes de frais ou votre fichier d’impayés : en 30 minutes de visio avec Alexandre et Christopher, les fondateurs, vous voyez l’IA en faire un outil, puis Genipy le contrôler et le partager. C’est gratuit et sans engagement.
Montrez-nous le fichier que votre équipe finance n’ose plus modifier.
En 30 minutes de visio, Alexandre et Christopher, les fondateurs, partent d’un de vos circuits et vous montrent l’outil prendre forme : l’IA le crée, Genipy le vérifie et le partage.
Réserver une démo