L’IA dans un organisme de formation, des sessions aux preuves de l’audit

• Des feuilles de présence qui reviennent en retard

  Le formateur les garde dans sa sacoche, parfois chez le client. L’assistante les réclame au fil de la semaine et les classe quand elles arrivent.

• Un logiciel de formation qui s’arrête aux conventions

  Le catalogue, les sessions et la facturation y sont bien tenus. Les réclamations, les évaluations à froid et les actions d’amélioration vivent souvent dans un tableur à côté.

• Un audit qui se prépare dans la précipitation

  Quelques semaines avant l’auditeur, la responsable qualité cherche la preuve de chaque indicateur dans des dossiers partagés dont personne ne connaît plus le classement.

• Des salles et du matériel réservés par message

  Deux sessions se retrouvent dans la même salle, le vidéoprojecteur est resté chez un client et le planning des formateurs n’est à jour que dans la tête de la responsable.

• Suivi des indicateurs Qualiopi Tableaux de bord Suivi des indicateurs Qualiopi Un tableau de preuves par indicateur, avec le responsable et la date de mise à jour : l’auditeur n’attend plus la fin du classement.
• Feuilles d’émargement Documents et automatisations Feuilles d’émargement Le stagiaire signe sur la tablette du formateur ; l’assistante voit tout de suite les demi-journées sans signature.
• Planning des sessions de formation Plannings et réservations Planning des sessions de formation Sessions, formateurs, salles et clients sur une seule vue, avec les conflits repérés avant l’envoi des convocations.
• Suivi des apprenants Suivi de dossiers Suivi des apprenants Présence, évaluations et abandons de chaque apprenant au même endroit, pour relancer avant qu’il ne décroche.
• Suivi des alternants et stagiaires Suivi de dossiers Suivi des alternants et stagiaires Pour un CFA : contrat, entreprise, maître d’apprentissage et dates de visite de chaque alternant dans une seule fiche.
• Enquêtes de satisfaction client Documents et automatisations Enquêtes de satisfaction client Les évaluations à chaud et à froid sont collectées et résumées par session et les mauvaises notes ouvrent une action.
• Suivi des subventions Suivi de dossiers Suivi des subventions Chaque financement avec son échéance, ses pièces à fournir et ce qui reste à justifier, sans fouiller dans les e-mails.
• Réservation de salles Plannings et réservations Réservation de salles Salles et matériel réservés pour chaque session : fini les deux groupes devant la même porte.

Par équipe

• Services générauxRéservation de salles et 4 autres
• Finance et comptabilitéRelances des impayés et 3 autres
• CommercialRelances des impayés et 2 autres
• OpérationsFeuilles d’émargement et 2 autres
• Qualité et sécuritéEnquêtes de satisfaction client et 2 autres
• Marketing et communicationEnquêtes de satisfaction client et 1 autre

• Qualiopi pour les fonds publics ou mutualisés

  Pour être financé par un opérateur de compétences, l’État, une région, la Caisse des dépôts (CPF), France Travail ou l’Agefiph, un organisme doit détenir la certification Qualiopi (Code du travail, article L6316-1). Le référentiel compte sept critères et trente-deux indicateurs, trente-trois à partir du 1er novembre 2026.

• Des preuves que l’auditeur peut vérifier

  L’auditeur ne note pas votre logiciel : il examine des pièces. Convocations, évaluations, réclamations traitées et actions d’amélioration doivent être retrouvables, datées et rattachées à l’indicateur qu’elles prouvent.

• Le bilan pédagogique et financier, chaque année

  Tout organisme qui réalise des actions de formation adresse chaque année à l’administration un bilan pédagogique et financier, qui retrace aussi l’emploi des sommes reçues (article L6352-11). Sessions, stagiaires et heures doivent donc être tenus à jour toute l’année.

• Contrat ou convention et preuve de présence

  Le Code du travail prévoit une convention entre l’acheteur et l’organisme ou un contrat quand la personne paie elle-même et une attestation remise à la fin de l’action. La feuille d’émargement reste la pièce habituelle pour prouver l’assiduité ; vérifiez le format accepté par chaque financeur.

1. La responsable qualité décrit, l’IA crée

   Elle explique à votre IA son tableau de preuves ou son émargement, avec vos indicateurs et vos règles, puis l’essaie sur une session.

2. Genipy vérifie à chaque publication

   Tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : l’outil est vérifié avant que les formateurs l’ouvrent et à chaque nouvelle version.

3. Des droits de lecture ou de modification, par personne

   Le formateur en Éditeur, la direction en Lecteur, l’auditeur invité sur le seul tableau de preuves : chacun se connecte par un lien reçu par e-mail.

Votre logiciel de formation garde son rôle : catalogue, conventions, devis. Les outils de preuves et de terrain s’ajoutent à côté, pour ce qu’il laisse au tableur. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Google Sheets, Alternative à Airtable, Alternative à Power Apps.

• Suivi des indicateurs Qualiopi Tableaux de bord Suivi des indicateurs Qualiopi Suivi des indicateurs Qualiopi : chaque indicateur du référentiel, ses preuves, ses manques et ses échéances, dans un tableau que votre équipe crée avec l’IA.

  ›Nous sommes un organisme de formation de vingt personnes. Créez un tableau de preuves : un indicateur par ligne, les pièces déposées, le responsable, la date de dernière mise à jour et les actions en cours. Prévoyez les trente-trois indicateurs du référentiel du 1er novembre 2026. Un mois avant notre audit de surveillance, rappelle à chaque responsable les preuves de plus d’un an.

  Qui y a accèsLa responsable qualité en Propriétaire, les responsables de pôle en Éditeur, la direction et l’auditeur invité en Lecteur.

• Feuilles d’émargement Documents et automatisations Feuilles d’émargement Feuille d’émargement numérique : les stagiaires signent sur téléphone à chaque demi-journée et les feuilles sont classées pour un audit Qualiopi.

  ›Créez une feuille d’émargement sur tablette : le formateur choisit sa session, la liste des stagiaires s’affiche, chacun signe par demi-journée. Si une signature manque à midi, envoie un e-mail à l’assistante. À la fin de la session, génère un PDF rangé par client et par date.

  Qui y a accèsLes formateurs en Éditeur, l’assistante en Propriétaire, la responsable qualité en Lecteur.

• Suivi des alternants et stagiaires Suivi de dossiers Suivi des alternants et stagiaires Suivi des alternants en entreprise : conventions, contrats d’apprentissage, écoles, tuteurs, rythmes et aides, de l’arrivée à la fin du parcours.

  ›Nous sommes un CFA avec soixante apprentis. Créez une fiche par apprenti : entreprise, maître d’apprentissage, dates du contrat, calendrier d’alternance et visites faites. Signalez les contrats qui se terminent dans deux mois et les apprentis sans visite depuis un trimestre.

  Qui y a accèsLes référents d’apprentis en Éditeur, la directrice du CFA en Propriétaire, les entreprises invitées en Lecteur sur la fiche de leur seul apprenti.

1. Choisissez la pièce que vous cherchez toujours

   L’émargement, les évaluations ou le tableau de preuves : un besoin que tout le monde reconnaît dans l’organisme.

2. Testez-le sur une session pilote

   La responsable qualité ou formation le décrit à votre IA, puis un formateur l’utilise sur une session.

3. Ouvrez-le aux autres formateurs

   Genipy le vérifie et le met en ligne ; vous invitez les formateurs, puis la direction, chacun avec son rôle.