8Pour l’événementiel
Un logiciel de gestion pour l’événementiel, du devis au bilan de l’événement
Le budget et la marge de chaque événement, les prestataires, le matériel : ce que votre plateforme d’inscription ne suit pas, votre équipe le décrit à votre IA. Genipy contrôle l’outil, puis l’ouvre aux personnes invitées.
Bibliothèque : 14 cas d’usage du secteur
01En bref
Quel logiciel de gestion événementielle choisir ?
Un seul logiciel de gestion événementiel couvre rarement tout. Une agence ou un service événements combine une plateforme d’événement pour les inscriptions, la billetterie et l’accueil, un logiciel de devis et de facturation, puis des outils pour le reste : budget et marge par événement, prestataires, hébergement, planning du personnel, matériel et bilan.
- Commencez par le budget : un événement, un coût complet, une marge.
- Gardez votre plateforme d’inscription pour la billetterie et le check-in.
- Suivez chaque prestataire : devis reçu, accepté, acompte réglé.
- Limitez l’accès aux listes de participants à ceux qui en ont besoin.
02Votre quotidien
Dans l’événementiel, tout se joue dans des fichiers qui ne se parlent pas
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Un budget par fichier, une marge connue trop tard
Chaque chef de projet bâtit son budget à sa façon. Les prestations ajoutées en cours de route ne remontent pas et la marge réelle apparaît après l’événement.
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Des prestataires suivis par e-mail
Traiteur, technique, décorateur, hôtel : les devis et les acomptes se perdent dans les boîtes de réception. À J-3, personne ne sait ce qui est confirmé.
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Du matériel et des extras gérés au dernier moment
Qui a pris les pupitres, quels hôtes sont disponibles samedi ? La réponse tient dans un groupe de messagerie et dans la mémoire de l’un d’entre vous.
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Des listes de participants qui circulent
Le fichier d’inscrits part chez le traiteur, l’hôtel et le client, en pièce jointe. On ne sait plus quelle version est la bonne, ni qui l’a gardée.
Quel logiciel de gestion pour une agence ou un service événements ?
Il n’existe pas un logiciel unique pour tout l’événementiel. Les plateformes d’événement gèrent bien les inscriptions, la billetterie, l’envoi des invitations et le contrôle à l’entrée. Les logiciels d’agence couvrent plutôt les devis, la facturation et le planning. Entre les deux, beaucoup d’équipes gardent un tableur par événement, parce que leur façon de travailler ne rentre dans aucune case.
Posez d’abord la question de ce qui manque. Si vos inscriptions sont bien tenues mais que personne ne connaît la marge avant la fin, le besoin est un suivi de budget. Si le matériel disparaît entre deux salons, c’est un registre de prêt. Si les hôtes et les techniciens sont confirmés par messages la veille, c’est un planning du personnel. Chaque besoin se règle par un petit outil, sans remplacer la plateforme qui fonctionne.
Comment suivre le budget et la marge de chaque événement ?
Un budget d’événement utile tient en quelques lignes par poste : lieu, restauration, technique, décoration, transport, hébergement, personnel et une ligne pour les imprévus. Pour chaque ligne, on suit trois montants : le prévu, le devisé par le prestataire et le facturé. L’écart entre les trois dit où l’événement dérape, tant qu’il est encore temps de corriger.
La marge se calcule en comparant ce que le client a accepté avec le coût complet. Ajoutez le temps passé par l’équipe, souvent oublié. Un coût par participant rend la discussion avec le client plus simple quand il demande d’ajouter cinquante invités. Le devis final et la facture restent dans votre outil de facturation ; le suivi sert à décider avant de les émettre.
Comment gérer les prestataires, le matériel et les extras ?
Pour les prestataires, une fiche par événement suffit : qui, quelle prestation, devis reçu, devis accepté, acompte, contact sur place le jour J. Comparer plusieurs devis sur le coût complet, transport et montage compris, évite les mauvaises surprises. Le matériel suit la même logique : une liste, un responsable, une date de sortie et une date de retour.
Pour un séminaire ou une convention avec nuitées, la rooming list et les transferts méritent leur propre suivi : qui dort où, qui arrive par quel train, quelle navette le prend. L’hôtel attend la liste à une date fixée au contrat, puis chaque changement. Le rétroplanning, du brief du client au jour J, donne à chacun ses échéances.
Les extras et les hôtes demandent un vivier à jour : disponibilités, postes tenus, créneaux à pourvoir, contrat à préparer. Un outil partagé remplace le groupe de messagerie et permet de relancer ceux qui n’ont pas répondu. Pour les salons, ajoutez les stands, les sponsors et leurs contreparties : visibilité promise, visibilité livrée, montant encaissé.
Comment gérer les inscriptions et le jour de l’événement ?
Une plateforme d’inscription traite la billetterie à grande échelle. Pour un séminaire ou une convention de quelques dizaines à quelques centaines de personnes, une simple page d’inscription avec les repas, les régimes et les arrivées suffit souvent. L’essentiel est la liste utile à chaque intervenant : le traiteur voit les régimes, l’hôtel voit les nuitées, l’accueil voit les noms.
Le jour même, un outil d’émargement sur téléphone remplace la liste papier et le bilan se prépare dès le lendemain : présents et absents, retours des participants, coût réel par participant. Remis au client, ce bilan nourrit aussi le budget de l’événement suivant et c’est là que l’équipe gagne en précision d’une édition à l’autre.
03Les outils du secteur
Huit outils que vos équipes événementielles peuvent créer
- Calculateurs et simulateurs Simulateur de budget événementiel Quand le client ajoute cinquante invités, le chiffrage se refait seul et la marge restante apparaît tout de suite.
- Calculateurs et simulateurs Calcul de la marge par affaire Budget vendu, heures de l’équipe et coûts réels de chaque événement, pour connaître la marge avant le bilan et non après.
- Portails clients et fournisseurs Inscriptions aux événements Une page d’inscription avec repas et régimes, des rappels avant le jour J et une liste d’émargement pour l’accueil.
- Suivi de dossiers Organisation des salons professionnels Du stand réservé au bilan : checklist, équipe, contacts recueillis et coût par contact pour décider de revenir ou non.
- Suivi de dossiers Suivi des partenariats et sponsors Chaque sponsor a ses contreparties, la visibilité livrée, le montant encaissé et sa date de renouvellement.
- Plannings et réservations Gestion des extras et saisonniers Le vivier d’hôtes et de techniciens, leurs disponibilités et les créneaux à pourvoir, sans groupe de messagerie.
- Stocks et matériel Prêt de matériel Pupitres, écrans, kakémonos : qui les a pris, pour quel événement, et quand ils reviennent au stock.
- Calculateurs et simulateurs Comparatif des devis fournisseurs Les devis du traiteur ou du technicien comparés sur le coût complet, pour justifier le choix auprès du client.
Par équipe
- Marketing et communicationCalendrier éditorial et 7 autres
- Direction généraleSuivi de projets et 3 autres
- Finance et comptabilitéFeuilles de temps et 2 autres
- CommercialOrganisation des salons professionnels et 2 autres
- OpérationsSuivi de projets et 2 autres
- Ressources humainesFeuilles de temps et 1 autre
04Les règles du secteur
Les règles de l’événementiel que vos outils doivent suivre
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Sécurité des lieux recevant du public
Le lieu qui accueille vos participants est un établissement recevant du public (ERP), classé selon son activité et sa capacité. Son exploitant suit les règles contre l’incendie et la panique et tient un registre de sécurité. Les chapiteaux et les tentes ont leurs propres règles. Gardez au dossier la capacité du lieu et ses consignes.
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Déclaration des grands événements
Une manifestation sportive, récréative ou culturelle à but lucratif qui peut réunir plus de 1 500 personnes, public et personnel compris, se déclare au maire (à Paris, au préfet de police) au moins un mois avant, avec son service d’ordre et ses mesures de sécurité. Le Code de la sécurité intérieure fixe cette règle.
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Accessibilité des participants
La loi du 11 février 2005 pose l’accessibilité des lieux recevant du public aux personnes handicapées. Pour un événement, cela commence par le choix du lieu, puis par le formulaire d’inscription, qui peut demander à chacun ses besoins d’accueil.
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Données des participants et RGPD
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique aux listes d’inscrits : informer les personnes de l’usage de leurs données, ne collecter que l’utile, limiter l’accès et fixer une durée de conservation. Pour diffuser la photo ou la vidéo d’une personne reconnaissable, il faut son accord écrit.
05Avec Genipy
Avec Genipy, le budget d’événement sort du tableur
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Le chef de projet décrit, l’IA crée
Il explique à votre IA ses postes de budget, ses marges cibles et ses prestataires, puis essaie l’outil sur un événement en cours.
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Genipy vérifie à chaque publication
Tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : l’outil est vérifié avant que l’agence l’ouvre et à chaque nouvelle version.
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Chacun voit ce qui le concerne
Les chefs de projet éditent, la direction lit, le client est invité sur son seul budget : chacun se connecte par un lien reçu par e-mail.
06Le comparatif
Plateforme d’événement, tableurs ou outils créés avec l’IA ?
| Critère | Plateforme d’événement ou logiciel d’agence | Excel, Drive et e-mails | L’IA et Genipy |
|---|---|---|---|
| Inscriptions et billetterie | Oui, c’est son cœur de métier | Possible à petite échelle, à la main | Une page simple ou celle de votre plateforme |
| Budget et marge par événement | Selon les modules, souvent limité | Un fichier par chef de projet | Un outil à vos postes et à vos règles de marge |
| Adapté à votre façon de travailler | Par paramétrage, dans ses limites | Oui, mais chacun a sa version | Oui : vos règles sont dans le prompt |
| Accès du client et des prestataires | Surtout prévu pour les inscrits et les exposants | Pièces jointes, sans contrôle | Un lien d’invitation, un seul outil, un rôle |
| Si le chef de projet part | Rien ne change | Ses fichiers partent avec lui | Un autre Propriétaire reprend l’outil |
| Logique de coût | Un abonnement, souvent selon la taille | Gratuit, mais du temps perdu | L’abonnement IA de l’équipe et l’espace de travail Genipy |
Gardez votre plateforme pour les inscriptions et la billetterie ; créez à côté le budget, la marge et la logistique qu’elle ne suit pas. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Airtable, Alternative à Google Sheets, Alternative à Power Apps.
07Exemples
Trois outils à créer cette semaine
Scénarios illustratifs : le début du prompt à donner à votre IA et qui ouvre l’outil une fois publié.
- Calculateurs et simulateurs Simulateur de budget événementiel Calcul du budget d’un événement : lieu, traiteur, technique, invités. Coût complet, coût par participant et marge pour le client en minutes.
Nous sommes une agence de douze personnes. Créez un budget d’événement avec ces postes : lieu, restauration, technique, décoration, transport, personnel, imprévus. Il compare le prix accepté par le client au coût total, affiche la marge et me prévient sous 20 %. Le client voit son budget par poste, sans nos coûts ni notre marge.
Qui y a accèsLes chefs de projet en Éditeur, la direction en Propriétaire, le client en Lecteur (l’outil ne lui montre que son budget).
- Plannings et réservations Gestion des extras et saisonniers Gestion des extras en restauration et des saisonniers : vivier, disponibilités, créneaux à pourvoir et contrats courts, sans groupe de messagerie.
Créez un vivier d’hôtes et de techniciens pour nos événements : nom, compétences, disponibilités, tarif journalier. Quand on publie un événement avec ses créneaux, chacun reçoit un e-mail et répond oui ou non. Préparez la liste des confirmés pour les ressources humaines.
Qui y a accèsLe responsable des ressources humaines en Propriétaire, les chefs de projet en Éditeur, chaque hôte ou technicien en Éditeur sur ses seuls créneaux.
- Suivi de dossiers Organisation des salons professionnels Un outil d’organisation de salon professionnel avec checklist, de la réservation du stand au bilan : logistique, équipe, contacts et coût par contact.
Nous exposons sur six salons par an. Créez un suivi par salon : stand, checklist de préparation, équipe présente, matériel emporté, contacts recueillis et coût total. À la fin, calcule le coût par contact et envoie un bilan à la direction commerciale.
Qui y a accèsLa responsable marketing en Propriétaire, l’équipe présente sur les salons en Éditeur, le directeur commercial en Lecteur.
08Démarrer
Votre premier outil, sur un seul événement
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Choisissez le fichier qui vous coûte le plus
Le budget d’un séminaire, la liste des prestataires d’un salon ou le prêt de matériel : un besoin que toute l’équipe reconnaît.
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Testez-le sur un événement en cours
Un chef de projet le décrit à votre IA, puis s’en sert jusqu’au bilan de l’événement.
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Ouvrez-le aux autres équipes
Genipy le vérifie et le met en ligne ; vous invitez les chefs de projet, la direction, puis les clients, chacun avec son rôle.
09Pour aller plus loin
Les pages qui vont avec
Questions
Événementiel : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Quel logiciel de gestion pour une agence événementielle ?
En général trois briques : une plateforme d’événement pour les inscriptions et la billetterie, un logiciel de devis et de facturation et des outils créés avec l’IA pour ce qui manque : budget, marge, prestataires, rooming list, matériel. Commencez par le point le plus pénible, sur un seul événement.
02Comment suivre la marge par événement ?
Comparez, événement par événement, le prix accepté par le client et le coût complet : prestataires, matériel, transport, temps de l’équipe. Suivez le prévu, le devisé et le facturé de chaque poste. Un outil créé avec l’IA fait ce calcul au fil de l’eau, avec vos règles, et prévient quand la marge passe sous votre seuil.
03Comment gérer les inscriptions et le check-in ?
Pour un petit événement, une page d’inscription avec les repas et les régimes, puis une liste d’émargement sur téléphone, suffisent. Pour la billetterie à grande échelle, gardez une plateforme dédiée. Dans les deux cas, limitez l’accès à la liste des participants aux personnes qui en ont besoin.
04Peut-on y mettre les données des participants ?
Oui, avec les précautions habituelles : ne saisir que l’utile, informer les personnes, limiter les accès. Chaque outil garde ses informations à part. Personne d’autre que vos invités n’y accède. Les outils et leurs données sont hébergés en Europe sur Microsoft Azure. Nos sous-traitants sont listés dans la politique de confidentialité. Le reste se détaille en démo.
05L’IA remplace-t-elle notre logiciel d’agence ?
Non. Votre logiciel garde les devis, la facturation et la comptabilité, votre plateforme garde les inscriptions, la billetterie et l’accueil. L’IA crée à côté ce qui traîne dans les tableurs et les e-mails : budget par événement, marge, prestataires, rooming list, matériel, extras, sponsors.
06Combien coûte un outil de gestion d’événement ?
Les plateformes d’événement se facturent le plus souvent par abonnement, selon la taille ou le nombre d’événements. Un outil créé avec l’IA repose sur l’abonnement IA de l’équipe et sur l’espace de travail Genipy, à 50 € HT par mois, facturé 600 € HT par an (offre partenaire fondateur). Comparez avec le temps perdu aujourd’hui dans vos fichiers.
Créez le budget d’événement que votre client valide en ligne.
En 30 minutes de visio, Alexandre et Christopher, les fondateurs, partent d’un de vos budgets d’événement : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec votre équipe et votre client.
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