33Pour les équipes RH
Les outils de votre équipe RH, créés avec l’IA, ouverts aux managers et aux salariés
Congés, arrivées, entretiens annuels : vous décrivez l’outil à votre IA, avec vos règles et vos mots. Genipy le contrôle, puis l’ouvre aux managers et aux salariés que vous invitez, sans passer par un projet informatique.
01Le constat
Aujourd’hui, les RH tiennent l’entreprise avec des tableurs et des relances
- Le fichier Excel des congés que trois personnes modifient en même temps
- Les validations des managers perdues dans les e-mails
- La liste des arrivées du mois tenue dans un formulaire en ligne
- Les visites médicales notées dans un classeur
- Les relances aux managers, chaque vendredi, pour les entretiens annuels
- Le dossier partagé où chaque version s’appelle « final_v3 »
Pour chacun de ces besoins, un outil simple, au même endroit, que toute l’équipe sait ouvrir.
02Les outils
Les outils que créent les équipes RH
Recruter
- Suivi de dossiers Suivi des candidatures De la réception du CV à l’offre, l’avis de chaque manager et les relances aux candidats : le suivi des candidatures créé avec l’IA.
- Assistants IA Présélection des CV Le tri des CV par intelligence artificielle : l’IA lit chaque candidature, la compare à la fiche de poste et propose une sélection que vous validez.
- Calculateurs et simulateurs Simulateur de coût d’embauche Un simulateur de coût d’embauche : salaire, charges, avantages, primes et aides réunis pour décider vite d’ouvrir un poste. Créé avec l’IA.
Accueillir et accompagner
- Suivi de dossiers Accueil des nouveaux arrivants Contrat, badge, bureau, parrain, premiers rendez-vous : l’outil de processus d’intégration des nouveaux salariés que vous créez avec l’IA.
- Suivi de dossiers Suivi des alternants et stagiaires Suivi des alternants en entreprise : conventions, contrats d’apprentissage, écoles, tuteurs, rythmes et aides, de l’arrivée à la fin du parcours.
- Suivi de dossiers Départ des salariés Solde de tout compte, badge, véhicule, matériel, documents de fin de contrat : la checklist de départ d’un salarié, créée avec l’IA.
Gérer le quotidien
- Demandes et validations Suivi des congés Demandes, validation par le manager, soldes et calendrier des absences : l’outil de suivi des congés que votre équipe crée avec l’IA.
- Demandes et validations Feuilles de temps Saisie hebdomadaire du temps par client et par mission, validation par le manager, heures transmises à la facturation : la feuille de temps en ligne.
- Demandes et validations Heures supplémentaires Déclaration depuis le téléphone par les chefs d’équipe, validation du responsable, récapitulatif propre pour la paie : le suivi des heures supplémentaires.
Faire grandir
- Suivi de dossiers Entretiens annuels Lancez la campagne d’entretiens annuels et professionnels, voyez qui l’a faite et relancez les managers en retard, avec un outil créé par l’IA.
- Demandes et validations Demandes de formation Le salarié demande, le manager valide, les RH inscrivent au plan de développement des compétences et suivent le budget : créez cet outil avec l’IA.
- Demandes et validations Campagne d’augmentations salariales Une campagne d’augmentation de salaire sans tableau Excel qui circule : propositions des managers, arbitrage et suivi de l’enveloppe, créés avec l’IA.
03Les périodes chargées
Les périodes où l’équipe RH a le plus besoin d’un outil
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Votre enjeu
La campagne d’entretiens annuels
Quarante managers à relancer, des comptes rendus à rassembler, des besoins de formation à reporter dans le plan de l’année suivante.
L’outil
Qui s’en sert
Les managers remplissent les entretiens de leur équipe ; la direction suit l’avancement par service.
-
Votre enjeu
Cinq arrivées le même lundi
Contrat, badge, poste de travail, parrain, premiers rendez-vous : chaque service a sa part et rien ne doit manquer le jour J.
L’outil
Accueil des nouveaux arrivants
Qui s’en sert
Chaque service coche ses tâches ; l’équipe RH voit d’un coup d’œil ce qui bloque.
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Votre enjeu
La fin de la période de congés
Les soldes à rappeler, les reliquats à poser, les absences de l’été à croiser avec les plannings des équipes.
L’outil
Qui s’en sert
Les salariés voient leur solde ; les managers, le calendrier de leur équipe.
04Le prompt
Décrivez l’outil. L’IA le construit.
Choisissez un exemple, copiez-le dans votre IA et adaptez-le à vos règles. L’IA écrit un vrai outil, pas une maquette.
Créez un outil d’accueil des nouveaux arrivants pour notre entreprise de 300 salariés, sur deux sites. Pour chaque arrivée, l’équipe RH saisit le nom, le poste, le service, le manager et la date d’arrivée. L’outil crée alors une liste de tâches par service : les RH préparent le contrat et la mutuelle, les services généraux le badge et le bureau, le manager choisit un parrain et planifie la première semaine. Chaque service ne voit que ses tâches et les coche au fur et à mesure. Envoyez un rappel par e-mail cinq jours avant l’arrivée si des tâches restent ouvertes. Ajoutez un tableau de bord des arrivées du mois avec ce qui bloque et une page que le nouvel arrivant peut ouvrir pour découvrir le programme de sa première semaine.
Créez un outil de suivi des entretiens annuels pour 40 managers et 350 salariés. L’équipe RH lance la campagne avec une date limite et un modèle de compte rendu : bilan de l’année, objectifs, besoins de formation, souhaits d’évolution. Chaque manager voit la liste de ses collaborateurs, planifie les entretiens et remplit les comptes rendus ; le salarié relit le sien et ajoute son commentaire. Relancez par e-mail, chaque lundi, les managers en retard. Les RH suivent l’avancement par service et exportent les besoins de formation pour préparer le plan de l’année suivante. Un manager ne voit que son équipe ; la direction voit un tableau de bord, sans le détail des comptes rendus.
Créez un outil de suivi des visites médicales pour nos 220 salariés. Ne gardez aucune donnée médicale : seulement le type de suivi, la date de la dernière visite, celle de la prochaine et le document remis à l’employeur, attestation de suivi ou avis d’aptitude. L’équipe RH indique le type de suivi de chaque salarié et l’outil calcule la prochaine échéance. Prévenez les RH par e-mail deux mois avant chaque échéance et liste, chaque mois, les visites à demander au service de santé au travail. Les managers ne voient que les dates de leur équipe. Ajoutez un historique des visites par salarié et un export complet pour les RH.
Ce que l’IA construit
- Les écrans dont chacun a besoin : formulaire, liste, calendrier, tableau de bord.
- Vos règles : qui valide, dans quel délai, avec quelles exceptions.
- Les rappels par e-mail et les exports pour la paie ou la direction.
Ce que Genipy vérifie avant que vos collègues l’ouvrent
- Les règles de l’outil, testées avant la mise en ligne
- Les accès, contrôlés : chacun n’ouvre que ce qu’il doit voir
- Un passage dans un vrai navigateur, comme le ferait un collègue
05La mise en place
De votre process à un outil que toute l’équipe utilise
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Décrivez votre process
Comme vous l’expliqueriez à un nouvel arrivant : les étapes, qui valide, ce qu’il faut garder. Ce texte devient votre prompt.
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L’IA crée l’outil
Votre IA écrit l’outil. Vous l’essayez et demandez des changements en français, autant de fois qu’il le faut.
-
Genipy le contrôle avant les managers
Tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : à chaque publication, avant que vos collègues ouvrent l’outil.
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Partagez-le, d’abord à deux managers
Invitez deux managers pour un premier essai, corrigez ce qui les gêne, puis ouvrez l’outil à toute l’entreprise.
06Qui voit quoi
Données personnelles : chacun voit ce qu’il doit voir
- L’équipe RHPropriétaireElle fait évoluer l’outil, invite managers et salariés et voit tous les dossiers RH.
- Les managersÉditeurIls valident les demandes et remplissent les entretiens de leur seule équipe, comme le prévoit l’outil.
- Les salariésÉditeurIls se connectent avec un lien reçu par e-mail, sans mot de passe, et ne voient que leurs propres demandes.
- La directionLecteurElle consulte les tableaux de bord sans pouvoir modifier l’outil.
- Chaque publication garde sa version : une règle de congés modifiée par erreur se défait en revenant à la précédente.
- Si la personne qui a créé l’outil change de poste, un autre Propriétaire le reprend : l’outil ne disparaît pas avec son ordinateur.
07La sécurité
Un outil RH vérifié avant que le premier manager l’ouvre
Les données RH comptent parmi les plus sensibles de l’entreprise. Avant chaque publication, Genipy fait les contrôles ci-dessous et vous pouvez les détailler à votre service informatique s’il vous interroge.
- TestéLes règles de l’outil sont contrôlées : un manager ne valide que les demandes de son équipe.
- Accès contrôlésSans invitation, pas d’accès ; et un manager reste dans le rôle que vous lui donnez, sans pouvoir s’en accorder un autre.
- Parcouru dans un vrai navigateurGenipy ouvre l’outil comme le ferait un collègue, avant que vos salariés le découvrent.
- Une version gardéeChaque publication reste réactivable en un clic, sans perdre les demandes déjà saisies.
08Le comparatif
Excel, un SIRH ou votre propre outil ?
| Critère | Tableur partagé | Logiciel du marché | Outil créé avec l’IA |
|---|---|---|---|
| S’adapte à votre façon de faire | Oui, mais chacun bricole sa version | Rarement : c’est à vous de vous adapter | Oui : vos règles de congés et de validation, telles que vous les écrivez |
| Qui peut le faire évoluer | Celui qui maîtrise les formules | L’éditeur, selon sa feuille de route | L’équipe RH, en le demandant à l’IA avec ses mots |
| Partage et droits | Tout le monde voit tout ou rien | Complets, souvent facturés par utilisateur | Le salarié ses demandes, le manager son équipe, les RH l’ensemble |
| Quand une erreur survient | On cherche la bonne version du fichier | On ouvre une demande chez l’éditeur | La version précédente revient en un clic, demandes comprises |
| Le bon choix pour | Une liste ponctuelle, pour soi | La paie et le dossier du personnel | Les dizaines de besoins entre les deux |
Votre SIRH garde la paie et le dossier du personnel ; Genipy sert aux besoins qu’il ne couvre pas. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Google Sheets, Alternative à Airtable.
Avec les logiciels que l’équipe utilise déjà
Toutes les intégrations
09Les métiers et les secteurs
Une page pour chaque métier de l’équipe
- Responsables RHAccueil des nouveaux arrivants · Entretiens annuels · Suivi des congés
- Chargés de recrutementSuivi des candidatures · Présélection des CV · Simulateur de coût d’embauche
- Responsables formationDemandes de formation · Suivi des habilitations et CACES · Planning des sessions de formation
- Gestionnaires de paieHeures supplémentaires · Suivi des congés · Notes de frais
- Assistants RHAccueil des nouveaux arrivants · Contrats de travail · Attestations employeur
Selon votre secteur
- BTP et artisanatDocument unique (DUERP) et 6 autres
- Industrie et productionSuivi des habilitations et CACES et 4 autres
- Transport et logistiquePlanning des astreintes et 3 autres
- Santé et médico-socialPlanning des astreintes et 2 autres
- Commerce et distributionTableau de bord de l’absentéisme et 1 autre
- Restauration et hôtellerieHeures supplémentaires et 1 autre
Genipy pour…
Équipes non techniquesAdeptes du vibe codingUtilisateurs de Claude CodeUtilisateurs de ChatGPT et CodexCharte IA d’entrepriseDéveloppeurs citoyensClaude Code et Codex en entrepriseRéférents IAAdoption de l’IACollectivités territorialesAdministrations et établissements publicsApplications internesMettre en ligne une applicationQuand Google Sheets ne suffit plusAutomatiser les processusFormateurs IA
Questions
Les questions des équipes RH
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Faut-il savoir coder pour créer un outil RH ?
Non. Vous décrivez l’outil à votre IA, comme vous l’expliqueriez à un nouveau collègue, avec vos règles et vos exceptions. L’IA l’écrit, vous l’essayez sur une vraie arrivée et Genipy le contrôle avant de l’ouvrir aux managers.
02Un manager voit-il les dossiers des autres équipes ?
Non, sauf si vous le prévoyez. L’équipe RH choisit qui est invité et avec quel rôle, Lecteur, Éditeur ou Propriétaire ; personne d’autre n’ouvre l’outil. À l’intérieur, le prompt précise qui voit quoi : le salarié ses demandes, le manager son équipe, les RH l’ensemble.
03Et si l’IA applique mal une règle de congés ?
Posez de fausses demandes avant d’ouvrir l’outil : un solde insuffisant, un manager absent, un jour férié. Ce qui ne va pas se corrige en français. Genipy contrôle chaque publication et une version qui déçoit cède la place à la précédente en un clic, sans perdre les demandes déjà posées.
04Faut-il sortir la paie ou les contrats de notre SIRH ?
Non. Votre SIRH garde la paie, les contrats et le dossier du personnel. Genipy sert aux besoins qu’il ne couvre pas ou mal : une campagne d’entretiens à votre façon, un suivi des arrivées, un outil pour une règle maison.
05Peut-on suivre les visites médicales sans données de santé ?
Oui et c’est la bonne façon de faire. L’outil garde des dates, le type de suivi et le document remis à l’employeur, jamais le contenu médical. Le prompt de cette page le précise dès la première ligne.
06Peut-on faire la démo sur notre campagne d’entretiens ?
Oui. En 30 minutes de visio, Alexandre et Christopher, les fondateurs, partent de votre campagne d’entretiens, de vos arrivées ou de vos congés et vous montrent l’IA en tirer un outil, puis Genipy le contrôler et le partager. La démo est gratuite et sans engagement.
Montrez-nous le tableur que votre équipe RH ne veut plus ouvrir.
En 30 minutes de visio, Alexandre et Christopher, les fondateurs, vous montrent comment un de vos tableurs RH devient un outil : l’IA l’écrit, Genipy le contrôle et l’ouvre à vos managers.
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