8Pour la santé et le médico-social
Un logiciel qualité Ehpad, à côté du dossier de soins
Audits, signalements, vérifications, plannings : ce que le logiciel de soins laisse de côté, votre référent qualité le décrit à votre IA. Genipy contrôle chaque version et l’ouvre aux seuls services invités, sans aucune donnée de résident.
Bibliothèque : 18 cas d’usage du secteur
01En bref
Quel logiciel qualité choisir pour un Ehpad ?
Un logiciel qualité d’Ehpad tient les procédures, les audits internes, les événements indésirables, le plan d’actions et la préparation de l’évaluation HAS. Il se choisit à côté du logiciel de soins, qui garde le dossier du résident. Ce peut être un logiciel qualité du marché ou un outil sur mesure, sans aucune donnée de santé.
- Gardez le dossier de soins dans le logiciel de soins, chez son hébergeur de données de santé.
- Décrivez un événement indésirable par service, type et actions, jamais par résident.
- Commencez par le plan d’actions qualité ou la liste des vérifications périodiques.
- Prévoyez qui relit les procédures et qui clôt chaque action, avant de choisir l’outil.
02Votre quotidien
Dans les établissements, la qualité se tient encore à côté du soin, sur des fichiers
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Des procédures en plusieurs versions
La version affichée en salle de soins n’est pas celle du classeur de la direction. Après un audit, personne ne sait avec certitude laquelle est en vigueur.
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Des événements indésirables qui se perdent
La fiche de signalement est remplie à la main, puis transmise de service en service. La cellule qualité la reçoit tard et le retour aux équipes se fait rarement.
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Des plannings sous contraintes
Roulements de jour et de nuit, week-ends, repos à respecter, remplacements de dernière minute : l’infirmière coordinatrice ou le cadre de santé tient tout cela dans un tableur et dans sa tête.
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Des vérifications à ne pas oublier
Extincteurs, alarme, électricité, ascenseurs, légionelles : chaque contrôle a sa date et son prestataire. Le registre est complet jusqu’au jour où le référent change.
Quel logiciel qualité pour un Ehpad ?
Le premier choix est de séparer les deux mondes. Le dossier du résident, les transmissions, les prescriptions et le circuit du médicament relèvent du logiciel de soins. La qualité et le fonctionnement de l’établissement relèvent d’un autre outil : gestion des documents, audits internes, événements indésirables, plan d’actions, vérifications périodiques, enquêtes auprès des familles.
Ce que l’on attend de cet outil : préparer l’évaluation de la HAS, qui revient tous les cinq ans, en reliant chaque action à un critère du référentiel ; garder la bonne version de chaque procédure ; montrer au comité qualité que les actions décidées sont closes. Deux voies existent. Un logiciel qualité du marché, complet, avec ses modules et son paramétrage. Ou de petits outils créés avec l’IA, adaptés à vos procédures et à vos circuits de validation, qui s’ajoutent à ce que vous avez déjà.
Un logiciel de gestion d’Ehpad suffit-il ?
Un logiciel de gestion d’Ehpad vise en général le dossier du résident, la facturation de l’hébergement, la pharmacie et les plannings. Il couvre bien le cœur du métier de soin, mais laisse souvent de côté la gestion documentaire, le suivi des audits et le plan d’actions, qui restent dans des classeurs ou des tableurs.
Avant de changer de logiciel, listez ce que votre équipe tient encore sur papier ou dans un fichier. Ces tâches-là sont les premières candidates à un outil séparé, plus simple à faire évoluer que le logiciel principal.
Comment suivre les événements indésirables sans données de santé ?
Un suivi utile décrit l’organisation, pas la personne : le service, la date, le type d’événement, la gravité estimée, l’analyse des causes et les actions décidées. Le nom du résident et le détail des soins restent dans le dossier de soins, auquel la fiche peut renvoyer par un numéro interne que seuls les soignants savent lire.
Ce choix évite de déplacer des données de santé dans un outil qui n’est pas fait pour elles. C’est aussi l’esprit du signalement aux autorités, qui se fait sans donnée personnelle. Et la cellule qualité peut présenter au comité les causes qui reviennent, service par service, puis montrer que les actions sont closes.
Que faut-il garder hors du logiciel qualité ?
Tout ce qui permet d’identifier l’état de santé d’une personne : diagnostics, soins, traitements, comptes rendus, photos. Confiées à un prestataire extérieur, ces données doivent être hébergées par un hébergeur habilité pour les données de santé. Un outil interne qui n’a pas ce cadre ne doit donc pas en contenir, même sous des initiales, et la règle doit être écrite dans la consigne donnée à l’IA.
Les plannings du personnel, les commandes de repas, les vérifications des bâtiments et les enquêtes de satisfaction ne touchent pas à ces données. Ils font partie des premiers outils à créer, parce qu’ils prennent du temps à l’encadrement, à la cuisine et aux services techniques.
Et pour un établissement handicap ou une clinique ?
Dans une maison d’accueil spécialisée, un foyer d’accueil médicalisé ou un institut médico-éducatif, les besoins sont proches : projet d’établissement, évaluation HAS, plannings des éducateurs et des internats, vérifications, rapport d’activité. Dans une clinique, le logiciel patient reste à l’écart et les outils concernent les fonctions support : qualité, achats, ménage, absentéisme, astreintes des cadres.
03Les outils du secteur
Huit outils que votre établissement peut créer sans toucher au soin
- Fichiers et registres Gestion documentaire qualité Chaque procédure a un rédacteur, un valideur et une date de relecture ; les équipes lisent la version en vigueur, jamais une ancienne.
- Plannings et réservations Planning des audits internes Le programme annuel d’audits se répartit entre les référents, avec la grille de questions et le rapport rédigé en fin de visite.
- Suivi de dossiers Déclaration des événements indésirables Le service signale un événement sans nom de résident ; la cellule qualité l’analyse, le comité le suit et les actions se closent.
- Contrôles et checklists Vérifications périodiques obligatoires Extincteurs, alarme, électricité, ascenseur : chaque contrôle a son échéance, son prestataire et ses remarques à lever.
- Plannings et réservations Planning des soignants Roulements, repos à respecter et remplacements proposés aux volontaires, sans le moindre renseignement sur les résidents.
- Tableaux de bord Tableau de bord de l’absentéisme La direction voit l’absentéisme par service et par mois, sans aucun motif médical, et prépare les remplacements avant que l’équipe soit en tension.
- Demandes et validations Commandes de la cuisine centrale Chaque office commande ses repas ; la cuisine lit les quantités du jour et coche chaque livraison faite.
- Documents et automatisations Enquêtes de satisfaction client Un questionnaire part vers les familles et les proches et les réponses arrivent au même endroit pour la revue qualité.
Par équipe
- Qualité et sécuritéEnquêtes de satisfaction client et 6 autres
- OpérationsPlanning des astreintes et 5 autres
- Services générauxRéservation de véhicules de service et 4 autres
- Ressources humainesPlanning des astreintes et 2 autres
- Marketing et communicationEnquêtes de satisfaction client et 2 autres
- Direction généraleTableau de bord de l’absentéisme et 2 autres
04Les règles du secteur
Les règles du secteur que vos outils doivent suivre
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Aucune donnée de santé dans l’outil
Un établissement qui confie des données de santé à un prestataire extérieur doit choisir un hébergeur habilité pour les données de santé (Code de la santé publique, article L1111-8). Genipy ne revendique pas ce statut : le dossier de soins reste dans le logiciel de soins et l’outil ne contient aucune donnée de santé de résident, même pseudonymisée.
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L’évaluation de la qualité des établissements
Les établissements et services sociaux et médico-sociaux sont évalués tous les cinq ans (contre sept auparavant) par un organisme extérieur, selon le référentiel national de la Haute Autorité de santé. Les audits internes et le plan d’actions préparent cette visite.
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Le signalement des dysfonctionnements graves
Le directeur informe sans délai l’autorité compétente, l’ARS ou le conseil départemental, de tout dysfonctionnement grave et de tout événement qui menace la santé, la sécurité ou le bien-être des personnes accueillies (CASF, article L331-8-1). Le signalement ne contient aucune donnée personnelle ; s’il est fait par oral, il est confirmé par écrit sous 48 heures.
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Sécurité incendie et plannings du personnel
Les Ehpad et les structures pour personnes handicapées sont des établissements recevant du public de type J : registre de sécurité, vérifications périodiques et consignes à tenir à jour. Les plannings suivent le Code du travail, notamment les repos, et la convention collective de l’établissement, comme la CCN 51 ou la CCN 66 dans le privé non lucratif.
05Avec Genipy
Avec Genipy, la qualité s’outille sans toucher au soin
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Le référent qualité décrit, l’IA crée
Il explique à votre IA sa procédure de signalement ou son plan d’actions, en précisant qu’aucun nom de résident n’y figure, puis l’essaie dans un service.
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Genipy vérifie à chaque publication
À chaque publication : tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur. Puis l’outil est mis en ligne pour les équipes invitées.
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Chacun voit ce qui le concerne
La cellule qualité en Propriétaire, les cadres en Éditeur, la direction en Lecteur. On se connecte par un lien reçu par e-mail, sans mot de passe partagé.
06Le comparatif
Logiciel de soins, classeurs ou outils créés avec l’IA ?
| Critère | Logiciel de soins ou logiciel qualité | Tableurs, classeurs et cahiers de liaison | L’IA et Genipy |
|---|---|---|---|
| Dossier du résident et soins | Oui, c’est son cœur de métier | Des copies à éviter, hors du dossier | Reste dans votre logiciel de soins |
| Audits et plan d’actions | Selon le logiciel qualité choisi | Un fichier par référent | Un outil à vos grilles et à vos circuits |
| Adapté à vos procédures | Par paramétrage, dans ses limites | Oui, mais chacun a sa version | Oui : vos règles sont dans le prompt |
| Accès des équipes et des prestataires | Comptes à créer, selon la licence | Par e-mail, sans contrôle | Invités à un outil précis, avec un rôle |
| Si le référent qualité part | Rien ne change | Ses fichiers partent avec lui | Un autre Propriétaire reprend l’outil |
| Logique de coût | Un abonnement, souvent par utilisateur | Gratuit, mais du temps perdu | L’abonnement IA de l’équipe et l’espace de travail Genipy |
Gardez votre logiciel de soins pour le dossier du résident ; créez à côté les outils de qualité et de fonctionnement qu’il ne couvre pas. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Google Sheets, Alternative à Power Apps, Alternative à Airtable.
07Exemples
Trois outils à créer cette semaine
Scénarios illustratifs : le début du prompt à donner à votre IA et qui ouvre l’outil une fois publié.
- Suivi de dossiers Déclaration des événements indésirables Logiciel de déclaration des événements indésirables : signalement en ligne, analyse par la cellule qualité, comité et suivi des actions jusqu’à la clôture.
Nous sommes un Ehpad de quatre services. Créez une fiche de signalement d’événement indésirable : service, date, type, gravité estimée, description sans aucun nom de résident. La qualiticienne l’analyse, le comité la suit et chaque action a un responsable et une échéance. Rappelez les actions en retard.
Qui y a accèsLes cadres de service en Éditeur, la qualiticienne en Propriétaire, la direction en Lecteur.
- Contrôles et checklists Vérifications périodiques obligatoires Extincteurs, électricité, ascenseurs, alarme incendie : planifiez chaque vérification périodique obligatoire et levez les observations avec un outil créé par l’IA.
Créez le suivi de nos vérifications périodiques : extincteurs, alarme incendie, électricité, ascenseur, eau chaude. Chaque contrôle a une date, un prestataire, un rapport joint et des observations à lever. Prévenez le responsable technique deux mois avant l’échéance et la direction si elle est dépassée.
Qui y a accèsLe responsable technique en Propriétaire, la qualiticienne en Éditeur, la direction en Lecteur.
- Plannings et réservations Planning des soignants Un planning infirmier pour Ehpad : roulements jour, nuit et week-end, remplacements proposés par SMS et temps de repos contrôlés.
Créez un planning pour nos soignants de jour et de nuit : roulements, week-ends, congés et repos à respecter. Si quelqu’un est absent, propose le remplacement par SMS aux volontaires. Ne mettez aucun nom de résident ni information de soin dans l’outil. Préparez les heures pour la paie en fin de mois.
Qui y a accèsLa cadre de santé en Propriétaire, les soignants en Lecteur sur leur planning, les RH en Éditeur.
08Démarrer
Votre premier outil, sur un seul besoin de l’établissement
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Choisissez le fichier qui circule mal
Le plan d’actions, le suivi des vérifications ou la liste des audits : un besoin que la direction et la qualité reconnaissent, sans donnée de résident.
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Testez-le dans un service
La qualiticienne le décrit à votre IA, puis un cadre de santé l’utilise quelques semaines avec son équipe.
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Ouvrez-le aux autres services
Genipy le vérifie et le met en ligne ; vous invitez les cadres, la cuisine, les services techniques, chacun avec son rôle.
09Pour votre DSI
La fiche à transmettre à votre DSI
Transmettez cette fiche à votre DSI : elle précise que l’outil ne contient aucune donnée de santé et ce que Genipy vérifie avant chaque mise en ligne.
- Genipy est l’espace où les équipes publient et partagent les outils internes qu’elles créent avec l’IA, à partir d’un prompt.
- À chaque publication, Genipy vérifie l’outil : tests, contrôle des accès et passage dans un vrai navigateur, avant que quiconque l’ouvre.
- Chaque outil est privé : seules les personnes invitées l’ouvrent, avec un rôle Lecteur, Éditeur ou Propriétaire.
- La connexion se fait par e-mail ou par OAuth (Google, Microsoft, etc.) : pas de mot de passe partagé.
- Chaque publication garde une version : la précédente se réactive en un clic, sans perdre les informations saisies.
- Chaque outil range ses informations à part : un outil n’ouvre pas les données d’un autre.
- Les outils et leurs données sont hébergés en Europe sur Microsoft Azure. Nos sous-traitants sont listés dans la politique de confidentialité. Le reste se détaille en démo.
10Pour aller plus loin
Les pages qui vont avec
Questions
Santé et médico-social : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Quel logiciel qualité pour un Ehpad ?
Cela dépend de vos circuits. Un logiciel qualité du marché prend en charge documents, audits, signalements et préparation de l’évaluation HAS. Un outil créé avec l’IA s’ajuste mieux à vos grilles et à vos habitudes et peut commencer par un seul besoin. Dans les deux cas, le dossier du résident reste dans le logiciel de soins.
02Existe-t-il un logiciel de gestion d’Ehpad qui fasse tout ?
Les logiciels de gestion d’Ehpad couvrent surtout le dossier du résident, la pharmacie et la facturation. Beaucoup laissent de côté les audits, le plan d’actions et les vérifications. C’est là que de petits outils séparés apportent le plus, sans remplacer votre logiciel principal.
03Peut-on y mettre des données de résidents ?
Non. Des données de santé confiées à un prestataire extérieur doivent être hébergées par un hébergeur habilité pour cela et Genipy ne revendique pas ce statut. Aucun nom de résident ni soin dans l’outil, même pseudonymisé : les événements indésirables se décrivent par service, type et actions et le dossier reste dans le logiciel de soins.
04L’outil remplace-t-il notre logiciel de soins ?
Non. Dossier du résident, transmissions, prescriptions et circuit du médicament restent dans le logiciel de soins. Les nouveaux outils se placent à côté, là où l’on utilise encore classeurs et tableurs : audits, plan d’actions, vérifications, plannings, repas. Ils peuvent reprendre une liste exportée du logiciel principal, sans en devenir une copie.
05Notre DSI doit-elle valider l’outil ?
Oui, c’est préférable, surtout dans un groupe ou une association qui gère plusieurs établissements. La fiche prévue pour la DSI résume comment un outil est contrôlé puis partagé et rappelle qu’il ne contient aucune donnée de santé. Les outils et leurs données sont hébergés en Europe sur Microsoft Azure. Nos sous-traitants sont listés dans la politique de confidentialité. Le reste se détaille en démo.
06Combien coûte un outil de ce type ?
Vous n’achetez pas de développement : votre équipe décrit l’outil à son IA. Genipy se charge ensuite de la vérification, de la mise en ligne et du partage. Les prix sont présentés en démo, qui dure une demi-heure et ne coûte rien.
Créez le plan d’actions qualité de votre établissement.
En 30 minutes de visio, Alexandre et Christopher, les fondateurs, partent d’un de vos fichiers qualité : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec vos équipes, sans donnée de résident.
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