19Pour les services généraux
Salles, visiteurs, flotte, pannes : les outils de vos services généraux, créés avec l’IA
Salles, accueil, flotte, pannes, clés et badges : vous décrivez l’outil à votre IA avec les mots de votre site. Genipy le vérifie, le met en ligne et l’ouvre à vos collègues, sans projet informatique.
01Le constat
Aujourd’hui, les services généraux font tourner le site avec des cahiers, des post-it et des tableurs
- Le planning des salles de réunion dans un agenda que personne ne respecte vraiment
- Le cahier des visiteurs, introuvable le jour où il faudrait évacuer
- Les pannes signalées par e-mail, par téléphone et au détour d’un couloir
- Le tableur des contrats de location et des échéances de la flotte
- Les dates de vérification des extincteurs et de l’ascenseur notées dans un classeur
- Les clés et les badges prêtés « pour une heure », jamais retrouvés
Pour chacune de ces tâches, un outil simple, au même endroit, que tout le site sait ouvrir depuis son téléphone.
02Les outils
Les outils que créent les services généraux
Accueillir
- Fichiers et registres Registre des visiteurs Un registre des visiteurs d’entreprise : l’accueil enregistre chaque arrivée, prévient l’hôte, imprime le badge et liste les présents en cas d’évacuation.
- Suivi de dossiers Registre du courrier Courrier entrant scanné, enregistré et distribué au bon destinataire, recommandés tracés et colis signalés : un registre du courrier créé avec l’IA.
- Fichiers et registres Registre des objets trouvés Photo, lieu de découverte, rangement et restitution signée : le registre des objets trouvés que votre accueil crée avec l’IA, sans cahier ni tableur.
Réserver et attribuer
- Plannings et réservations Réservation de salles Un logiciel de réservation de salles de réunion avec capacité, équipement et planning partagé, que vos services généraux créent avec l’IA.
- Plannings et réservations Gestion des places de parking Places attribuées libérées pendant les absences et réservables au jour par les autres salariés, bornes de recharge comprises : l’outil de parking.
- Plannings et réservations Réservation de véhicules de service Réservation de véhicule de service pour les agents : choix dans le pool, clés, kilométrage et anomalies déclarés au retour depuis le téléphone.
Entretenir et contrôler
- Suivi de dossiers Demandes d’intervention dans les locaux Logiciel de demande d’intervention maintenance bâtiment : chacun signale un problème avec photo, les services généraux suivent le prestataire jusqu’au bout.
- Contrôles et checklists Vérifications périodiques obligatoires Extincteurs, électricité, ascenseurs, alarme incendie : planifiez chaque vérification périodique obligatoire et levez les observations avec un outil créé par l’IA.
- Contrôles et checklists Contrôle de la prestation de ménage Notez la propreté de chaque zone sur téléphone et partagez les écarts avec le prestataire : une grille de contrôle qualité de la prestation de nettoyage.
Équiper le site et suivre la flotte
- Fichiers et registres Gestion de flotte automobile Logiciel de gestion de flotte automobile : conducteurs, contrats de location, entretiens, contrôles techniques et amendes, avec rappel avant chaque échéance.
- Demandes et validations Commandes de fournitures de bureau Catalogue négocié, budget validé par le responsable, commandes regroupées chaque semaine : gérez la commande de fournitures de bureau de chaque service.
- Stocks et matériel Gestion des badges et des clés Qui a quelle clé, quel badge, quels accès : un registre de remise des clés et badges avec restitution au départ, créé avec l’IA.
03Les périodes chargées
Les moments où les services généraux ont le plus besoin d’un outil
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Votre enjeu
La rentrée de septembre
Les places de parking à redistribuer, les jours de présence à reposer, les salles prises d’assaut dès le premier lundi : tout le monde réclame sa place en même temps.
L’outil
Qui s’en sert
Chaque salarié pose ses jours de présence ; les services généraux voient le nombre de places nécessaires jour par jour.
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Votre enjeu
Le séminaire annuel ou le salon
Deux cents visiteurs en deux jours, des badges à imprimer, des hôtes à prévenir, des salles à réserver pour les ateliers et des repas à compter.
L’outil
Qui s’en sert
L’accueil enregistre les arrivées ; les hôtes sont prévenus par message ; la liste des présents reste à jour.
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Votre enjeu
Les échéances de fin d’année
Contrôles techniques des véhicules, vérifications des extincteurs et de l’alarme, contrats de maintenance à renouveler : tout tombe avant les congés.
L’outil
Vérifications périodiques obligatoires
Qui s’en sert
Le responsable voit les échéances à venir ; les prestataires confirment leur date de passage et déposent leur rapport.
04Le prompt
Décrivez l’outil. L’IA le construit.
Choisissez un exemple, copiez-le dans votre IA et adaptez-le à vos règles. L’IA écrit un vrai outil, pas une maquette.
Créez un registre des visiteurs pour notre siège de 280 personnes, avec un accueil et deux entrées. Quand un salarié attend un visiteur, il le déclare à l’avance : nom, société, heure et motif de la visite. À l’arrivée, l’accueil retrouve le visiteur, imprime un badge portant son nom et l’heure et prévient l’hôte par message. Les visiteurs non annoncés sont saisis au comptoir. À la sortie, l’accueil récupère le badge et clôture la visite. Ajoutez la liste des personnes présentes dans le bâtiment, imprimable en un clic en cas d’évacuation. Les informations des visiteurs sont effacées après un délai que je fixerai et seul l’accueil consulte l’historique. Ajoutez un récapitulatif mensuel des visites par service.
Créez un outil de demandes d’intervention pour nos trois bâtiments. Chaque salarié signale un problème depuis son téléphone : lieu choisi dans une liste, description, photo et degré d’urgence. Les services généraux reçoivent la demande, l’affectent au prestataire concerné, plomberie, chauffage, électricité ou ménage, et l’outil lui envoie un message. Le prestataire indique sa date de passage et clôture l’intervention avec une photo. Celui qui a signalé le problème reçoit un message à chaque étape et confirme que c’est réparé. Relancez les demandes restées sans réponse au bout de trois jours. Ajoutez les demandes ouvertes par bâtiment, un historique par local et un export mensuel pour comparer avec les factures des prestataires.
Créez un outil de gestion de notre flotte de 45 véhicules, voitures de fonction et utilitaires. Pour chaque véhicule : immatriculation, conducteur, contrat de location, kilométrage prévu au contrat, date du prochain entretien, du prochain contrôle technique et fin de l’assurance. Prévenez le gestionnaire par e-mail deux mois avant chaque échéance. Les conducteurs déclarent leur kilométrage chaque mois depuis leur téléphone et signalent un sinistre avec des photos. Quand une amende arrive, je la saisis et l’outil retrouve le conducteur à la date de l’infraction grâce à l’historique des attributions. Ajoutez le coût total par véhicule et une alerte quand le kilométrage du contrat risque d’être dépassé.
Ce que l’IA construit
- Les écrans de chacun : formulaire de signalement, planning, liste du jour, fiche de véhicule.
- Vos règles : qui réserve quoi, qui valide, quelle échéance déclenche quel rappel.
- Les messages aux prestataires et aux collègues, les photos prises sur place et les exports pour la comptabilité.
Ce que Genipy vérifie avant que vos collègues l’ouvrent
- Les règles de l’outil, testées avant la mise en ligne
- Les accès, contrôlés : chacun n’ouvre que ce qu’il doit voir
- Un passage dans un vrai navigateur, comme le ferait un collègue
05La mise en place
De votre process à un outil que toute l’équipe utilise
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Décrivez votre site
Les bâtiments, les salles, les véhicules, les prestataires, les règles de chaque service. Écrivez comme si vous briefiez un remplaçant : ce texte devient votre prompt.
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L’IA crée l’outil
Votre IA écrit l’outil. Vous l’essayez depuis votre téléphone et demandez des changements en français, autant de fois qu’il le faut.
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Genipy le contrôle avant l’accueil
Avant que l’accueil ou un prestataire ouvre l’outil, Genipy le teste, contrôle qui peut y entrer et le parcourt dans un vrai navigateur. Et il recommence à chaque nouvelle publication.
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Partagez-le, d’abord à l’accueil
Invitez l’accueil et un prestataire pour un premier essai, corrigez ce qui les gêne, puis ouvrez l’outil à tout le site.
06Qui voit quoi
Un site, plusieurs mondes : chacun voit sa part
- Les services générauxPropriétaireIls font évoluer l’outil, gèrent les invitations et voient l’ensemble des demandes, des réservations et des échéances.
- Les salariés et l’accueilÉditeurIls réservent, signalent une panne ou enregistrent un visiteur avec un lien reçu par e-mail, sans mot de passe à retenir.
- Les prestatairesÉditeurIls voient seulement les interventions qui leur sont confiées, indiquent leur date de passage et clôturent avec une photo.
- La direction et la comptabilitéLecteurElles suivent les coûts et l’avancement des demandes, sans pouvoir modifier l’outil.
- Chaque publication laisse une version derrière elle : un changement de règle de réservation qui coince et vous rétablissez l’ancienne en un clic.
- Si la personne qui a créé l’outil quitte l’entreprise ou change de site, un autre Propriétaire le reprend : l’outil ne disparaît pas avec elle.
07La sécurité
Badges, visiteurs, véhicules : Genipy contrôle tout avant chaque publication
Vos outils manipulent des noms de visiteurs, des contrats de véhicules, des clés et des accès aux locaux. À chaque publication, Genipy passe tout cela en revue : de quoi répondre à votre direction le jour où elle pose la question.
- TestéGenipy vérifie que l’outil applique vos règles : une salle ne se réserve pas deux fois, un prestataire ne voit que ses interventions.
- Accès contrôlésSeules les personnes invitées entrent dans l’outil et un salarié qui réserve une salle ne voit pas le registre des visiteurs.
- Parcouru dans un vrai navigateurGenipy ouvre l’outil comme le ferait un collègue, avant que l’accueil ou les salariés le découvrent.
- Une version gardéeChaque publication reste réactivable en un clic, sans perdre les réservations ni les demandes déjà saisies.
08Le comparatif
Excel, un logiciel de réservation ou de gestion technique ou votre propre outil ?
| Critère | Tableur partagé | Logiciel du marché | Outil créé avec l’IA |
|---|---|---|---|
| S’adapte à votre site | Oui, mais chaque bâtiment a son fichier | Un module par besoin : salles, flotte, maintenance | Oui : un outil qui reprend vos salles, vos règles et vos prestataires |
| Utilisable sur le terrain | Peu pratique sur téléphone | Souvent, mais avec une application de plus | Oui : photos, signalements et réservations depuis un téléphone |
| Partage et droits | Tout le monde voit tout ou rien | Complets, parfois facturés par utilisateur | Lecteur, Éditeur ou Propriétaire, attribués comme sur un Google Doc |
| Quand une erreur survient | On compare trois copies du planning pour savoir laquelle est juste | On ouvre une demande chez l’éditeur | La version d’avant revient en un clic, réservations comprises |
| Le bon choix pour | Une liste ponctuelle, pour soi | Un besoin lourd et standard, comme la maintenance d’un grand parc | Les dizaines de besoins du quotidien entre les deux |
Vos logiciels spécialisés gardent ce qu’ils font bien ; Genipy sert aux besoins qu’ils ne couvrent pas ou à la façon dont votre site fonctionne. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Microsoft Lists, Alternative à Power Apps.
Avec les logiciels que l’équipe utilise déjà
Toutes les intégrations
09Les métiers et les secteurs
Une page pour chaque métier de l’équipe
- Office managersRéservation de salles · Commandes de fournitures de bureau · Registre des visiteurs
- Responsables des services générauxVérifications périodiques obligatoires · Suivi des contrats et échéances · Demandes d’intervention dans les locaux
- Gestionnaires de flotte automobileGestion de flotte automobile · Réservation de véhicules de service · Check-list véhicule avant départ
- Chargés d’accueilRegistre des visiteurs · Registre du courrier · Gestion des badges et des clés
Selon votre secteur
- Associations et secteur publicRéservation de véhicules de service et 5 autres
- Santé et médico-socialRéservation de véhicules de service et 4 autres
- Organismes de formationRéservation de salles et 4 autres
- ImmobilierDemandes d’intervention dans les locaux et 2 autres
- Services aux entreprisesRéservation de salles et 2 autres
- Commerce et distributionSuivi des consommations d’énergie et 1 autre
Genipy pour…
Équipes non techniquesAdeptes du vibe codingCollectivités territorialesAdministrations et établissements publicsApplications internes
Questions
Les questions des services généraux
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Faut-il savoir coder pour créer un outil de services généraux ?
Non. Vous décrivez l’outil à votre IA, comme vous le feriez à un remplaçant pendant vos congés : vos salles, vos prestataires, vos exceptions. L’IA l’écrit, vous l’essayez depuis l’accueil, puis Genipy le contrôle et l’ouvre à tout le site.
02Un salarié peut-il signaler une panne depuis son téléphone ?
Oui. Le prompt décrit le formulaire : lieu, description, photo, urgence. L’outil s’ouvre depuis un lien reçu par e-mail, sans application à installer. Les services généraux reçoivent la demande, l’affectent à un prestataire et celui qui a signalé le problème suit chaque étape.
03Genipy remplace-t-il notre logiciel de maintenance ou de flotte ?
Non. Si vous avez un logiciel de maintenance, une application de réservation ou un contrat avec un loueur, gardez-les pour ce qu’ils font bien. Genipy sert à ce qu’ils ne couvrent pas : une règle maison, un registre sur mesure, un suivi qui relie plusieurs sujets.
04Que devient la liste des visiteurs après leur départ ?
C’est vous qui fixez la règle dans le prompt : combien de temps l’historique est gardé, qui peut le consulter, quand les informations sont effacées. Seul l’accueil ou les personnes que vous désignez, ouvre la liste. Précisez ce délai avec votre direction avant de partager l’outil.
05Et si l’IA se trompe dans une règle de réservation ?
Vous testez la règle vous-même avant d’ouvrir l’outil : réservez deux fois la même salle, essayez une réunion hors horaires et demandez la correction en français. Genipy revérifie l’outil à chaque publication et si une nouvelle version vous déçoit, la précédente se réactive en un clic, avec les réservations déjà saisies.
06La démo peut-elle partir de notre planning de salles ou de notre registre ?
Trente minutes en visio avec Alexandre et Christopher, les fondateurs. Vous venez avec un sujet qui vous pèse, une salle, une flotte ou un registre ; vous voyez l’IA bâtir l’outil à partir de votre description, puis Genipy le contrôler et l’ouvrir à vos collègues. Gratuit, sans engagement.
Apportez le cahier que vos services généraux remplissent encore à la main.
En 30 minutes de visio, Alexandre et Christopher, les fondateurs, partent d’un de vos sujets, une salle, un registre, une flotte et vous montrent l’outil prendre forme : l’IA l’écrit d’après votre prompt, Genipy le contrôle puis l’ouvre à vos collègues.
Réserver une démo