Assistants de direction : l’agenda, les déplacements et les comités enfin sous contrôle

1. Lundi, 8 h 30

   La synthèse que la direction veut avant le comité

   Il faut réunir les chiffres et les remontées de chaque équipe, un à un, avant que le comité de direction commence.

   L’outilSynthèse hebdomadaire de direction

2. Lundi, 11 h 30

   Le compte rendu du comité de direction

   Les décisions sont dans vos notes, les responsables dans votre mémoire. Chacun attend le message avec les actions.

   L’outilComptes rendus de réunion par l’IA

3. Mardi

   Un déplacement à organiser pour jeudi

   Train, hôtel, budget du service : trois allers-retours par e-mail avant de pouvoir réserver quoi que ce soit.

   L’outilDemandes de déplacement professionnel

4. Mercredi

   Le courrier à signer et par qui

   On vous demande qui peut signer ce contrat ou cet engagement. La réponse se cherche dans un vieux document.

   L’outilDélégations de pouvoirs

5. Jeudi

   Le dossier du conseil d’administration

   Chaque direction envoie ses pièces au dernier moment, en plusieurs versions, et vous relancez à la main.

   L’outilPréparation du conseil d’administration

6. Vendredi

   Les actions décidées en comité

   Trois semaines plus tard, personne ne sait plus qui devait faire quoi, ni pour quand.

   L’outilPlan d’actions

• Outlook et l’agenda partagé

  Très bien pourCaler les rendez-vous de la direction, inviter, relancer.

  Ça coinceQuand l’agenda dit où est le dirigeant, mais pas pourquoi, ni ce qu’il faut préparer.

• Word et les notes de réunion

  Très bien pourÉcrire un compte rendu soigné, à votre façon.

  Ça coinceQuand il faut ensuite relancer chacun pour savoir si l’action décidée est faite.

• Les agences et sites de réservation

  Très bien pourTrouver un billet ou un hôtel rapidement.

  Ça coinceQuand la politique voyage et le budget du service restent à vérifier à part, à la main.

• Un classeur Excel de suivi

  Très bien pourLister les dossiers et les échéances de la direction.

  Ça coinceQuand vous seule savez le lire et que chaque absence le rend inutilisable.

Genipy ne remplace ni votre messagerie ni votre agenda : il vous donne les outils qu’ils ne contiennent pas.

1. Lundi

   Trois membres du comité lui demandent un déplacement pour la même semaine. Les budgets se mélangent dans ses e-mails.

2. Mardi matin

   Elle décrit son besoin à Claude Code, avec sa politique voyage et les seuils de validation, en reprenant le prompt ci-dessus.

3. Mardi après-midi

   Elle essaie l’outil avec un faux déplacement et demande deux changements : un champ pour le visa et la possibilité d’ajouter un accompagnant.

4. Mercredi

   Après les vérifications de Genipy, l’outil est en ligne. Elle invite les quatre dirigeants par e-mail ; chacun l’ouvre avec le lien reçu.

5. Un mois plus tard

   Elle ajoute les notes de frais au retour du voyage. Genipy publie cette nouvelle version et garde l’ancienne, prête à être réactivée.

• Demandes de déplacement professionnel Demandes et validations Demandes de déplacement professionnel Chaque déplacement est demandé, validé et réservé au même endroit, avec le budget du service sous les yeux.
• Synthèse hebdomadaire de direction Assistants IA Synthèse hebdomadaire de direction Le lundi matin, la direction trouve les remontées des équipes sur une page, sans que vous les ayez recopiées.
• Comptes rendus de réunion par l’IA Assistants IA Comptes rendus de réunion par l’IA Vos notes deviennent décisions, responsables et échéances, envoyés à tous sans une heure de rédaction.
• Préparation du conseil d’administration Documents et automatisations Préparation du conseil d’administration Les pièces arrivent au bon endroit, les retards se voient, les convocations partent d’un seul geste.
• Délégations de pouvoirs Fichiers et registres Délégations de pouvoirs Qui peut signer quoi, jusqu’à quel montant : la réponse tient en un coup d’œil, sans fouiller un classeur.
• Plan d’actions Suivi de dossiers Plan d’actions Chaque action du comité a son responsable et sa date et les retards sont relancés pour vous.
• Notes de frais Demandes et validations Notes de frais Les tickets de la direction se photographient, se valident et partent à la comptabilité sans pile de papiers.
• Revue de presse Assistants IA Revue de presse Chaque matin, la direction reçoit les articles sur l’entreprise et ses concurrents, résumés en quelques lignes.

• Les dirigeants que vous assistezÉditeurIls demandent un déplacement, saisissent leurs décisions et suivent leurs actions, sans passer par votre boîte de réception.
• La directrice financièreÉditeurElle voit les demandes qui dépassent le budget d’un service et les valide en un clic.
• Les autres assistantesÉditeurElles partagent les mêmes règles et chacune peut remplacer l’autre pendant les congés.
• Le conseil et les administrateursLecteurIls consultent les pièces de leur séance et seulement celles-là.

Si vous quittez le poste, la personne qui vous remplace reçoit la propriété des outils, comme celle d’un document.

• Direction généraleTableau de bord, conseil d’administration, investissements, délégations : la direction pilote avec ses propres outils, créés avec l’IA et partagés sur Genipy.
• Office managersSalles, fournitures, badges, prestataires, courrier : les outils que les office managers créent avec l’IA et partagent avec leurs collègues grâce à Genipy.
• Secrétaires générauxLes missions du secrétaire général, des conseils aux contrats, délégations et vérifications obligatoires et les outils qu’il crée avec l’IA pour les suivre.
• Dirigeants de PME et d’ETITableau de bord dirigeant : chiffre d’affaires, trésorerie, commandes et objectifs sur une page, créé avec l’IA par les dirigeants de PME et d’ETI.
• Assistants RHEntrées, contrats, attestations, visites médicales, registre du personnel : les outils d’assistante RH que vous créez avec l’IA et partagez avec Genipy.

Genipy pour…

Équipes non techniquesTPE et PMEAssociations et fédérationsAutomatiser les processus