8Pour les acheteurs
Acheteurs : vos devis, vos fournisseurs et vos relances, enfin au même endroit
Vous négociez, comparez et relancez. Décrivez à votre IA l’outil qui vous manque : Genipy le vérifie et le partage avec vos collègues, comme un Google Doc.
Équipe : Logistique et achats
- Le fournisseur n’a toujours pas confirmé la date de livraison.
- Peux-tu comparer ces trois devis avant ce soir ?
- Le Kbis de ce fournisseur est-il encore à jour ?
01Votre semaine
Une semaine d’acheteur, sans les fichiers en double
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Lundi, 9 h
L’outilSuivi des commandes fournisseursTrois livraisons que personne n’a confirmées
Les dates promises sont dans vos e-mails, les retards dans la tête du magasinier. Vous relancez au hasard, en commençant par le fournisseur le plus bruyant.
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Mardi
L’outilComparatif des devis fournisseursTrois devis, trois présentations différentes
L’un affiche le port, l’autre non ; le troisième vaut trois semaines de délai. Pour comparer sur le coût total, vous refaites le tableau à la main.
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Mercredi
L’outilDemandes d’achatUne demande d’achat arrive dans un message
Aucun budget indiqué, aucun accord du responsable : vous passez la matinée à demander qui valide quoi avant de pouvoir consulter un seul fournisseur.
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Jeudi matin
L’outilRéférencement des fournisseursUn nouveau fournisseur à référencer
Kbis, attestation de vigilance, RIB, assurance : les pièces arrivent par morceaux et personne ne note quand elles expirent.
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Jeudi après-midi
L’outilSuivi des contrats et échéancesUn contrat qui se renouvelle dans trois semaines
Le préavis court déjà. Vous retrouvez la date en ouvrant un PDF, juste avant que la reconduction ne s’applique.
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Vendredi
L’outilValidation des factures fournisseursUne facture qui ne correspond pas à la commande
La quantité facturée n’est pas celle reçue. La comptabilité vous écrit, vous cherchez le bon de livraison, la facture attend.
02Vos outils aujourd’hui
Du tableur de consultation à la boîte e-mail, ce qui vous échappe entre deux devis
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Excel ou Google Sheets
Très bien pourComparer deux offres, garder la liste des fournisseurs, suivre les commandes en cours.
Ça coinceQuand chaque acheteur a son fichier, que les prix se retapent à la main et que personne ne relance à votre place.
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Le logiciel de gestion ou l’ERP
Très bien pourPasser les commandes, réceptionner, rapprocher les factures.
Ça coinceQuand il faut une fiche de consultation, un avis de qualité ou une alerte avant l’expiration d’une pièce, que le logiciel ne propose pas.
-
Outlook et les devis en PDF
Très bien pourÉchanger avec les fournisseurs et garder une trace écrite.
Ça coinceQuand il faut retrouver l’offre de l’an dernier ou prouver pourquoi un fournisseur a été retenu.
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Les présentations de revue fournisseurs
Très bien pourRaconter l’année à la direction, une fois par an.
Ça coinceQuand les chiffres sont recopiés la veille et déjà périmés le jour de la revue.
Genipy ne remplace pas votre logiciel de commandes : il vous donne l’outil qui manque autour, pour consulter, comparer et suivre.
03Le prompt à essayer
Le prompt d’un acheteur
À coller dans votre IA. Adaptez-le à votre situation :
- Le seuil de montant qui déclenche la validation
- Les critères de comparaison : port, délai, paiement
- Les familles d’achat et les sites concernés
Je suis acheteur d’emballages et de consommables pour trois sites. Créez un outil de comparaison de devis : pour chaque consultation, je saisis le besoin, la quantité et la date souhaitée, puis les devis reçus avec prix unitaire, frais de port, délai, conditions de paiement et remise de volume. L’outil calcule le coût total de chaque offre, les classe et montre l’écart avec le dernier prix payé. Je peux joindre le PDF de chaque devis et noter pourquoi j’écarte ou je retiens un fournisseur. Si le montant dépasse 5 000 euros, l’outil envoie la demande de validation à mon responsable et garde sa réponse dans la fiche. Prévoyez un rappel quand un devis arrive à la fin de sa validité et un historique des consultations par famille d’achat, pour retrouver qui a été consulté l’an dernier.
Ce que l’IA construit
- La grille qui compare les offres sur le coût total
- La demande de validation envoyée à votre responsable
- L’historique des consultations par famille d’achat
Ce que Genipy vérifie
- Les règles de l’outil, testées avant la mise en ligne
- Les accès, contrôlés : chacun n’ouvre que ce qu’il doit voir
- Un passage dans un vrai navigateur, comme le ferait un collègue
Avec qui vous le partagez
- Vos collègues acheteurs en Éditeur, pour saisir leurs consultations
- Votre responsable en Éditeur, pour valider au-dessus du seuil
- Vous en Propriétaire, pour régler les critères
04Un scénario
Du tableur de comparaison à l’outil que tout le service ouvre
Scénario illustratif, pas un témoignage client : l’acheteur d’une entreprise de 400 personnes, qui gère les achats de trois sites.
Lundi
Il compare à la main quatre devis d’emballages et oublie les frais de port de l’un d’eux. L’erreur apparaît après la commande.
Mardi matin
Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace les emballages par ses trois familles d’achat et fixe son seuil de validation.
Mardi après-midi
Il teste l’outil sur les devis de la semaine, puis réclame deux retouches, écrites comme à un collègue : le délai en jours ouvrés et les offres périmées grisées.
Jeudi
Le comparatif passe les contrôles de Genipy et devient accessible en ligne. Il invite ses deux collègues en Éditeur et son responsable en Lecteur : ils se connectent avec le lien reçu par e-mail.
Deux mois plus tard
Après une livraison en retard, il demande une note par fournisseur sur les délais et la qualité. Genipy garde la version d’avant : si la nouvelle déplaît, il la rétablit en un clic.
05Les outils
8 outils à créer pour votre métier
- Calculateurs et simulateurs Comparatif des devis fournisseurs Toutes les offres sur le coût total, avec la raison du choix gardée dans la fiche.
- Demandes et validations Demandes d’achat Vous recevez des demandes complètes, avec le budget et l’accord du responsable.
- Suivi de dossiers Suivi des commandes fournisseurs Chaque date promise est suivie ; les retards sont relancés avant que le magasin ne vous appelle.
- Fichiers et registres Référencement des fournisseurs Les pièces de chaque fournisseur au même endroit, avec une alerte avant l’expiration.
- Fichiers et registres Suivi des contrats et échéances Vous voyez les préavis arriver et renégociez avant la reconduction.
- Tableaux de bord Évaluation des fournisseurs Délais, qualité et litiges notés au fil de l’eau, pour des revues qui reposent sur des faits.
- Portails clients et fournisseurs Portail fournisseurs Vos fournisseurs déposent eux-mêmes leurs documents et confirment leurs commandes.
- Assistants IA Relecture de contrats par l’IA L’IA repère les clauses à regarder de près avant d’envoyer le contrat au juridique.
06Le partage
Un outil, pour tous ceux qui touchent à vos achats
- Les services demandeursÉditeurIls déposent leur besoin avec le budget et suivent l’avancement, sans vous écrire.
- Votre responsable achatsÉditeurIl valide les demandes au-dessus du seuil et consulte les comparatifs qui justifient chaque choix.
- La comptabilité fournisseursLecteurElle retrouve la commande et la décision avant de payer une facture.
- Le service juridiqueLecteurIl consulte les contrats et leurs échéances sans vous les demander un par un.
Le jour où vous changez de portefeuille, votre successeur devient Propriétaire de l’outil et retrouve chaque consultation, avec la raison du choix.
Où Genipy s’arrête
- Genipy ne remplace pas votre logiciel de commandes ni votre comptabilité : vos outils préparent la décision et en gardent la trace, ils ne passent pas les commandes à leur place.
- L’IA peut trier des offres ou signaler une clause, mais elle ne négocie pas et ne choisit pas le fournisseur : vous gardez la décision et le service juridique garde l’avis sur les contrats.
- Un comparatif reste aussi juste que les devis saisis : décidez dès le départ qui les saisit et quels critères comptent.
Quels outils pour un acheteur ?
Le métier d’acheteur tient en quatre gestes : consulter les fournisseurs, comparer les offres, suivre ce qui a été commandé et entretenir la relation dans la durée. Chacun a son outil attitré : le logiciel de commandes pour passer l’ordre, le tableur pour comparer, la messagerie pour relancer. Entre ces outils, tout ce qui vous fait gagner la négociation se perd : les critères de choix, l’historique des consultations et les dates à ne pas manquer.
Trois options existent pour combler ce vide. Le tableur partagé dépanne au début, mais il ne relance personne et chacun le range à sa façon. Un logiciel d’achats complet couvre beaucoup de choses, avec le prix et la période de mise en place qui vont avec. Entre les deux, un outil créé avec l’IA reprend exactement votre façon de consulter, vos critères et vos seuils de validation et change quand votre politique d’achats change.
Avant de choisir, testez chaque option sur trois points. Qui doit voir le comparatif et avec quels droits ? Que devient l’historique si vous changez de portefeuille ? Combien de temps faut-il pour ajouter un critère, par exemple l’empreinte carbone du transport ? Un bon outil d’acheteur garde la raison de chaque choix, prévient avant les échéances et se partage sans formation. Il sert aussi quand un collègue reprend un dossier : tout ce qui a été demandé, comparé et décidé est écrit au même endroit, au lieu de rester dans votre boîte e-mail.
Le bon point de départ ? Le geste qui vous a pris le plus de temps cette semaine, souvent la comparaison des devis ou la relance des livraisons. Listez ce que vous saisissez, ce que vous cherchez à chaque fois et qui doit valider : ces quelques lignes forment déjà l’essentiel de votre prompt. Vous les donnez à votre IA ; Genipy vérifie l’outil, le met en ligne et l’ouvre à vos collègues.
Trois erreurs à éviter
- Comparer les prix sans les frais de port, les délais et les conditions de paiement.
- Garder les pièces des fournisseurs dans des dossiers que personne ne surveille avant leur expiration.
- Choisir un logiciel d’achats complet pour un besoin simple, que personne n’ouvre ensuite.
Questions
Acheteurs : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Je n’ai jamais créé d’outil : par où m’y prendre ?
Vous écrivez votre besoin en français, avec vos mots d’acheteur : la consultation, les critères, le seuil de validation. L’IA écrit l’outil, vous l’essayez sur un vrai devis et vous demandez ce qui manque. Genipy le vérifie, le met en ligne et le partage avec vos collègues.
02Est-ce que cela remplace notre ERP ou notre logiciel d’achats ?
Non. Vos commandes et votre comptabilité restent dans votre logiciel. Les outils créés avec Genipy servent aux besoins qu’il ne couvre pas : le comparatif des devis, le suivi des pièces fournisseurs, les alertes avant une échéance, les avis de qualité.
03Mes fournisseurs pourront-ils voir les prix des autres ?
Non, sauf si vous le décidez. Seules les personnes que vous invitez ouvrent l’outil, avec un rôle précis : Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Un fournisseur invité dans un espace à part ne voit que ses propres commandes et ses propres documents.
04Mon comparatif peut-il être prêt avant la prochaine consultation ?
Comptez le temps de décrire votre besoin, d’essayer l’outil avec un vrai devis et de demander quelques changements. Le plus long est souvent de s’accorder sur les critères de comparaison. La démo, un appel vidéo gratuit de 30 minutes avec Alexandre et Christopher, les fondateurs, part d’une de vos consultations.
05Mes collègues doivent-ils payer Claude ou ChatGPT pour l’utiliser ?
Non. L’abonnement ne concerne que l’acheteur qui construit le comparatif : Claude s’il utilise Claude Code, ChatGPT s’il utilise Codex. Les autres acheteurs, votre responsable ou la comptabilité ouvrent l’outil sur Genipy avec le lien reçu par e-mail, sans rien installer.
07Votre équipe
Votre équipe et les métiers proches
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