Le suivi des congés dans un outil simple, partagé avec toute l’équipe

En bref

• Toutes les demandes de congés arrivent au même endroit, avec un statut que chacun voit.
• Le manager valide ou refuse en un clic et le salarié est prévenu par e-mail.
• Les RH suivent les soldes et le calendrier des absences sans rien recopier.

Le problème aujourd’hui

Dans beaucoup d’entreprises, les congés passent encore par un e-mail au manager et un fichier Excel tenu par les RH. Le salarié écrit, le manager répond quand il peut, puis quelqu’un recopie la demande dans le tableau. Entre-temps, deux personnes de la même équipe ont posé la même semaine.

Le fichier finit par exister en plusieurs versions, les soldes ne sont jamais à jour et chacun écrit aux RH pour savoir combien de jours il lui reste. Un logiciel RH complet ferait l’affaire, mais il fait souvent bien plus que nécessaire et ne suit pas vos règles maison.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié et équipe
• Manager qui valide
• Type d’absence
• Dates de début et de fin
• Nombre de jours ouvrés
• Statut de la demande
• Commentaire du manager
• Solde restant par type de congé

Qui l’utilise

• Les salariésIls posent leurs demandes, suivent leur statut et consultent leur solde sans écrire aux RH.
• Les managersIls valident les demandes de leur équipe et voient le calendrier des absences avant de répondre.
• L’équipe RHElle gère les soldes, les types d’absence et les règles, puis prépare l’export pour la paie.
• La directionElle voit d’un coup d’œil les absences à venir dans tous les services.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des congés pour notre entreprise de 80 salariés, répartis en 6 équipes. Chaque salarié pose une demande : type d’absence (congés payés, RTT, sans solde, événement familial), date de début, date de fin, demi-journée possible et commentaire. L’outil compte les jours ouvrés en tenant compte des jours fériés français. La demande part chez le manager de l’équipe, qui la valide ou la refuse avec un commentaire ; le salarié est prévenu par e-mail. Chaque salarié voit son solde par type de congé et ne voit que ses propres demandes. Ajoutez un calendrier des absences par équipe pour les managers et les RH et un export mensuel des absences validées pour la paie. Les RH peuvent modifier les soldes, les types d’absence et les périodes de fermeture.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Slack
• Gmail