Juristes d’entreprise : chaque contrat et chaque échéance, enfin suivis au même endroit

1. Lundi, 9 h

   Le préavis qui tombe vendredi

   Le contrat de maintenance se reconduit pour trois ans si personne n’écrit avant la fin de la semaine. La date figure dans un tableau que le service concerné n’a jamais ouvert.

   L’outilSuivi des contrats et échéances

2. Mardi

   Un contrat fournisseur à relire avant demain

   Quarante pages reçues hier soir. Vous cherchez, comme chaque fois, les trois clauses qui comptent : responsabilité, exclusivité, durée d’engagement.

   L’outilRelecture de contrats par l’IA

3. Mercredi

   Trois demandes d’accord de confidentialité

   Chaque commercial reprend un ancien modèle, change le nom de la société et vous l’envoie. Vous corrigez les mêmes erreurs : le nom, la date, la durée.

   L’outilGénérateur de contrats types

4. Jeudi, 11 h

   Qui a le droit de signer cet engagement ?

   Un directeur de site veut signer un bon de commande élevé. Le tableau des délégations date d’avant deux changements de poste.

   L’outilDélégations de pouvoirs

5. Jeudi, 15 h

   Le point avec l’avocat sur un litige

   Courriers, notes, audiences, factures d’honoraires : l’historique est dispersé et il faut ouvrir trois dossiers pour savoir où en est l’affaire.

   L’outilSuivi des contentieux

6. Avant le conseil

   Le dossier du conseil d’administration

   Les contributeurs rendent leurs pièces au dernier moment, les convocations sont parties et le procès-verbal précédent n’est pas encore signé.

   L’outilPréparation du conseil d’administration

• Excel ou Google Sheets

  Très bien pourLister les contrats et leurs dates, partager un état rapide.

  Ça coinceQuand la date de préavis se recalcule à la main et que personne ne vous prévient avant qu’elle passe.

• Outlook et la boîte du juridique

  Très bien pourRecevoir les demandes des services et garder la trace des échanges.

  Ça coinceQuand la même question revient trois fois et qu’aucune demande n’a de statut.

• SharePoint ou un dossier partagé

  Très bien pourRanger les contrats signés et leurs avenants.

  Ça coinceQuand il faut ouvrir vingt PDF pour retrouver la durée ou le montant d’un engagement.

• Un logiciel de gestion des contrats

  Très bien pourCentraliser un grand volume, avec des modèles et des circuits de signature.

  Ça coinceQuand un besoin précis, comme les délégations ou un type de litige, n’entre pas dans ses cases.

Genipy ne remplace ni votre solution de signature ni votre espace de stockage : il ajoute ce qui leur manque, les dates, les relances et les décisions, avec les règles de votre direction juridique.

1. Lundi

   Elle découvre qu’un contrat de maintenance s’est reconduit pour un an : le service concerné n’avait pas vu la date. Elle décide de ne plus compter sur son tableau.

2. Mardi matin

   Elle copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace la liste des types de contrats par les siens et ajoute une rubrique pour les assurances.

3. Mardi après-midi

   Elle essaie l’outil sur dix contrats et demande deux changements en français : un champ pour le contact chez le cocontractant et une alerte plus tôt pour les baux.

4. Jeudi

   Le suivi des contrats passe les contrôles de Genipy et ouvre le jour même. Elle invite chaque directeur de service en Éditeur, la direction générale en Lecteur et reste Propriétaire.

5. Un mois plus tard

   Elle ajoute une page pour les demandes de relecture des services. Si l’ajout gêne, le suivi d’avant revient d’un clic.

• Suivi des contrats et échéances Fichiers et registres Suivi des contrats et échéances Chaque préavis est calculé, le service prévenu et la décision notée avant la date limite.
• Relecture de contrats par l’IA Assistants IA Relecture de contrats par l’IA Vous déposez le contrat reçu : l’IA repère les clauses qui s’écartent de votre politique.
• Générateur de contrats types Documents et automatisations Générateur de contrats types Les commerciaux remplissent un court formulaire et obtiennent votre modèle, sans repasser par vous.
• Délégations de pouvoirs Fichiers et registres Délégations de pouvoirs Qui signe quoi, jusqu’à quel montant : un registre qui suit chaque changement de poste.
• Suivi des contentieux Suivi de dossiers Suivi des contentieux Parties, audiences, avocat, montants en jeu : tout l’historique d’un litige au même endroit.
• Préparation du conseil d’administration Documents et automatisations Préparation du conseil d’administration Ordre du jour, pièces et procès-verbal suivis, sans courir après les contributeurs.
• Validation des contenus Demandes et validations Validation des contenus Le marketing vous soumet ses textes, vous gardez la trace de chaque avis rendu.
• Suivi des cautions et garanties Fichiers et registres Suivi des cautions et garanties Cautions et retenues de garantie : échéances et mainlevées suivies avec la finance.

• Les services achats, ventes et exploitationÉditeurIls complètent la fiche de leurs contrats, notent leur décision avant un préavis et vous adressent leurs demandes.
• Les avocats et conseils externesÉditeurIls déposent leurs consultations et leurs notes d’honoraires directement dans le dossier concerné.
• La direction généraleLecteurElle consulte les échéances du trimestre, les litiges en cours et le registre des délégations.
• La direction financièreLecteurElle suit les montants en jeu et les provisions sans vous demander un état à chaque clôture.

Avant un congé ou un changement de poste, vous transmettez la propriété de l’outil à un collègue, comme celle d’un document.

• Juridique et conformitéContrats, échéances, registre RGPD, contentieux : des outils juridiques sur mesure que votre équipe crée avec l’IA, puis partage avec les services grâce à Genipy.
• DPO et responsables conformitéUn registre des traitements RGPD que chaque service tient à jour et le suivi des demandes, des prestataires et des alertes : créés avec l’IA, partagés avec Genipy.
• Secrétaires générauxLes missions du secrétaire général, des conseils aux contrats, délégations et vérifications obligatoires et les outils qu’il crée avec l’IA pour les suivre.
• Responsables achatsLe tableau de bord achats que vous créez avec l’IA : dépenses par famille et par site, budgets, économies validées, contrats à renouveler et risques fournisseurs.
• DAFOutils DAF pour la trésorerie, le budget, la clôture et les paiements à valider : créez-les avec l’IA et partagez-les avec votre équipe grâce à Genipy.

Genipy pour…

RSSI et sécuritéCharte IA d’entrepriseCabinets d’avocats