Responsables RH : vos process maison, enfin dans de vrais outils partagés

1. Lundi, 9 h

   Trois arrivées à préparer pour le mois prochain

   Le contrat est prêt, mais le badge, le poste de travail et le parrain dépendent de quatre personnes que vous devez relancer une à une.

   L’outilAccueil des nouveaux arrivants

2. Mardi

   Les demandes de congés noyées dans les e-mails

   Un manager valide par réponse rapide, un autre par message dans Teams ; le calendrier des absences n’est jamais à jour.

   L’outilSuivi des congés

3. Mercredi

   Une attestation à produire dans la journée

   Banque, propriétaire, demande de prêt : chaque attestation se refait à la main dans Word et il en arrive plusieurs par semaine.

   L’outilAttestations employeur

4. Jeudi

   Les managers n’ont pas fait leurs entretiens

   La date limite approche, les comptes rendus arrivent en pièces jointes et vous ne savez plus qui a fait quoi.

   L’outilEntretiens annuels

5. Vendredi

   Les mêmes questions sur la mutuelle et les jours de congé

   Vous répondez à chaque salarié ce que dit déjà la note de service, parfois pour la dixième fois du mois.

   L’outilAssistant RH pour les salariés

6. Fin de mois

   Le point sur les absences pour la direction

   Il faut rassembler les arrêts, les congés et les retards par service avant la réunion et refaire le tableau à chaque fois.

   L’outilTableau de bord de l’absentéisme

• Le SIRH

  Très bien pourTenir le dossier du personnel et préparer la paie.

  Ça coinceQuand il faut un parcours d’arrivée à votre façon ou une campagne d’entretiens avec vos propres rubriques.

• Excel ou Google Sheets

  Très bien pourFaire une liste, un suivi, un calcul rapide.

  Ça coinceQuand le fichier circule entre cinq personnes et que chacun garde sa version.

• Outlook et Teams

  Très bien pourJoindre un manager ou un salarié en deux minutes.

  Ça coinceQuand une validation se perd dans un fil et qu’il faut relancer pour la retrouver.

• Word, PDF et le dossier partagé

  Très bien pourGarder les modèles de courriers, les comptes rendus, les notes.

  Ça coinceQuand on ne sait plus quelle version du modèle est en vigueur ni qui l’a utilisée.

Genipy ne remplace pas votre SIRH : il vous donne les outils que le SIRH ne propose pas.

1. Vendredi

   Elle relance une douzième fois les managers pour leurs entretiens, avec un fichier dont personne ne connaît la dernière version. Elle décide d’arrêter le fichier.

2. Lundi matin

   Elle rédige son prompt dans Claude Code, avec le rythme des entretiens, les trois sites et les rubriques du compte rendu qu’elle utilise déjà.

3. Lundi après-midi

   Elle essaie l’outil avec trois salariés fictifs et demande deux changements : une rubrique sur la mobilité interne et un rappel plus tôt pour le site le plus éloigné.

4. Mardi

   Une fois l’outil contrôlé et publié, elle invite d’abord deux managers, corrige un libellé, puis ouvre l’outil à tous les autres par e-mail.

5. Trois semaines plus tard

   Elle ajoute les alternants à la campagne ; si cette version pose souci, l’ancienne revient en un clic.

• Accueil des nouveaux arrivants Suivi de dossiers Accueil des nouveaux arrivants Chaque service coche sa part de l’arrivée ; vous voyez ce qui bloque avant le lundi.
• Entretiens annuels Suivi de dossiers Entretiens annuels La campagne se suit par manager et les relances partent sans vous.
• Suivi des congés Demandes et validations Suivi des congés Les managers valident au même endroit et chaque salarié voit son solde.
• Assistant RH pour les salariés Assistants IA Assistant RH pour les salariés Les questions répétitives trouvent leur réponse sans passer par vous.
• Tableau de bord de l’absentéisme Tableaux de bord Tableau de bord de l’absentéisme La direction voit les absences par service sans que vous refassiez le tableau.
• Campagne d’augmentations salariales Demandes et validations Campagne d’augmentations salariales Propositions des managers et enveloppe suivies sans fichier qui circule.
• Départ des salariés Suivi de dossiers Départ des salariés Matériel, accès, documents : rien n’est oublié quand quelqu’un part.
• Registre unique du personnel Fichiers et registres Registre unique du personnel Chaque entrée et chaque sortie est inscrite au moment où elle a lieu.

• Les managersÉditeurIls valident les congés et remplissent les entretiens de leur seule équipe.
• Les salariésÉditeurIls font leurs demandes et retrouvent leurs propres informations, avec un lien reçu par e-mail.
• La directionLecteurElle suit l’avancement des campagnes et les absences, sans pouvoir modifier l’outil.
• Le gestionnaire de paieLecteurIl récupère les exports du mois sans vous les demander.

Et si vous changez de poste, vous transmettez la propriété de chaque outil, comme celle d’un document.

• Ressources humainesCongés, arrivées, entretiens annuels, visites médicales : décrivez l’outil RH qui vous manque, l’IA le crée et Genipy l’ouvre aux managers et aux salariés.
• Assistants RHEntrées, contrats, attestations, visites médicales, registre du personnel : les outils d’assistante RH que vous créez avec l’IA et partagez avec Genipy.
• Gestionnaires de paieHeures, absences, primes, frais, entrées et sorties : les outils que les gestionnaires de paie créent avec l’IA pour collecter et contrôler, avec Genipy.
• Responsables formationLe suivi des formations des salariés ne tient plus sur Excel ? Demandes, plan, habilitations, émargements, budget : créez l’outil avec l’IA, Genipy le partage.
• Chargés de recrutementCV, entretiens, avis des managers, relances aux candidats, offres : l’outil de recrutement que les chargés de recrutement créent avec l’IA et partagent avec Genipy.

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