L’IA pour l’agent immobilier, au-delà des annonces : les outils de l’agence

• Des mandats qui échoient sans que personne ne le voie

  Chaque négociateur suit ses mandats à sa façon. Un exclusif arrive à échéance, le propriétaire n’a pas été rappelé et le bien reparaît chez le confrère.

• Des relances de loyer faites au cas par cas

  Le gestionnaire sait quel locataire est en retard, mais la relance part quand il y pense. La comptabilité, elle, l’apprend en fin de mois.

• Des états des lieux et des interventions éparpillés

  Les photos de l’entrée, les réserves du locataire et la demande du plombier sont dans trois messageries différentes. Au départ du locataire, il faut tout recomposer.

• Un logiciel métier solide, mais fermé sur le reste

  La transaction, la comptabilité mandants et les quittances y sont bien tenues. L’espace du locataire, le suivi des apporteurs ou celui des travaux votés en assemblée vivent à côté, dans un fichier.

• Suivi des mandats immobiliers Suivi de dossiers Suivi des mandats immobiliers Échéances, dernière visite et prochain contact de chaque mandat sur une vue, à côté du registre tenu dans votre logiciel de transaction.
• Suivi des loyers impayés Suivi de dossiers Suivi des loyers impayés Le gestionnaire voit les retards par locataire et par propriétaire et la relance part au bon moment au lieu de dépendre de sa mémoire.
• États des lieux Contrôles et checklists États des lieux Photos, compteurs et réserves saisis sur téléphone à l’entrée, puis comparés à la sortie sans tout recomposer.
• Espace locataires Portails clients et fournisseurs Espace locataires Le locataire dépose sa demande ou son justificatif et suit son traitement, sans appeler l’agence ni écrire à trois adresses.
• Appels de fonds de copropriété Documents et automatisations Appels de fonds de copropriété Les appels de chaque copropriété et les retards de paiement suivis par le syndic, à côté de la comptabilité de son logiciel.
• Planning des interventions Plannings et réservations Planning des interventions Plombier, électricien, remise en état : qui passe où et quand, pour tous les biens gérés, sans tableau blanc.
• Dossiers de connaissance client (KYC) Suivi de dossiers Dossiers de connaissance client (KYC) Statuts et échéances des dossiers de vigilance sur une vue ; les pièces restent dans le logiciel de transaction.
• Suivi des apporteurs d’affaires Fichiers et registres Suivi des apporteurs d’affaires Chaque apporteur, ses recommandations et la commission à régler une fois l’acte signé, au lieu d’un fichier par négociateur.

Par équipe

• OpérationsSuivi des interventions et 7 autres
• Support clientSuivi des interventions et 6 autres
• Finance et comptabilitéSuivi des apporteurs d’affaires et 5 autres
• CommercialSuivi des apporteurs d’affaires et 3 autres
• Services générauxDemandes d’intervention dans les locaux et 2 autres
• Juridique et conformitéSuivi des mandats immobiliers et 1 autre

• Loi Hoguet : carte, mandat écrit et registre

  La loi du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet, encadre la transaction, la gestion immobilière et le syndic : carte professionnelle délivrée par la CCI, assurance de responsabilité civile professionnelle, garantie financière dès que l’agence détient des fonds pour ses clients, mandat écrit. Chaque mandat est inscrit sur le registre des mandats, tenu dans les formes réglementaires. L’outil de suivi vient à côté, il ne le remplace pas.

• Lutte contre le blanchiment

  Les agents immobiliers sont soumis aux obligations de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, pour les ventes comme pour les locations aux loyers les plus élevés : identifier le client, vérifier son identité, déclarer les soupçons à Tracfin. Un outil interne peut suivre les statuts et les dates des dossiers ; les pièces d’identité restent dans le logiciel de transaction et aucun soupçon n’y est noté.

• Honoraires affichés, loyers et DPE

  Le barème des honoraires TTC s’affiche en vitrine et sur le site de l’agence ; une annonce de vente donne les honoraires à la charge de l’acquéreur en pourcentage du prix. Si le bail le prévoit, le loyer se révise une fois par an selon l’IRL de l’Insee. Un logement classé G au diagnostic de performance énergétique ne peut plus être loué depuis le 1er janvier 2025.

• Copropriété et données des locataires

  Le syndic convoque au moins une fois par an l’assemblée générale des copropriétaires, qui vote le budget prévisionnel ; les appels de fonds en découlent. Pour les candidats locataires, seules les pièces dont la liste est fixée par décret peuvent être demandées, et le RGPD demande d’en limiter l’accès aux personnes qui instruisent le dossier.

1. Le responsable décrit, l’IA crée

   Le directeur d’agence ou le gestionnaire décrit son suivi à votre IA, avec ses mandats, ses règles de relance et ses cas particuliers, puis l’essaie avant de l’ouvrir.

2. Genipy vérifie à chaque publication

   Avant chaque mise en ligne, Genipy passe les tests, contrôle les accès et essaie l’outil dans un vrai navigateur. L’équipe n’ouvre que la version vérifiée.

3. Chacun a le bon accès

   Les négociateurs en Éditeur, la direction en Lecteur, la directrice d’agence en Propriétaire : chacun se connecte par un lien reçu par e-mail, sans mot de passe partagé.

Votre logiciel de transaction ou de gestion garde les registres, la comptabilité mandants et les quittances ; les suivis propres à l’agence viennent s’ajouter à côté. Nos comparatifs : Alternative à Excel, Alternative à Google Sheets, Alternative à Power Apps, Alternative à Airtable.

• Suivi des mandats immobiliers Suivi de dossiers Suivi des mandats immobiliers Suivi des mandats immobiliers de vente et de location : visites, comptes rendus aux propriétaires, offres, échéances et registre, créé avec l’IA.

  ›Nous sommes une agence de six négociateurs. Créez un suivi des mandats : bien, propriétaire, type de mandat, date de signature, échéance, dernière visite, prochain contact. Prévenez le négociateur soixante jours avant l’échéance et signalez les mandats sans visite depuis trois semaines. Le registre légal reste dans notre logiciel.

  Qui y a accèsLes négociateurs en Éditeur, la directrice d’agence en Propriétaire, l’assistante en Éditeur, le gérant du réseau en Lecteur.

• Suivi des loyers impayés Suivi de dossiers Suivi des loyers impayés Le suivi des loyers impayés en gestion locative : retards détectés, relances, plan d’apurement, appel au garant et compte rendu au propriétaire.

  ›Nous gérons trois cents lots. Créez un suivi des loyers impayés : locataire, bien, propriétaire, montant dû, date d’échéance, relances faites. Envoyez un rappel par e-mail au locataire à J+5, préparez la lettre de relance à J+15 et alertez le gestionnaire. Aucune pièce du dossier dans l’outil.

  Qui y a accèsLes gestionnaires en Éditeur, la comptable en Propriétaire, la direction en Lecteur.

• États des lieux Contrôles et checklists États des lieux Un logiciel d’état des lieux sur tablette pour agences et gestionnaires locatifs : pièces, photos, compteurs, signature à l’écran et comparaison entrée sortie.

  ›Créez un état des lieux sur téléphone : bien, pièces, éléments à contrôler, relevés des compteurs, photos et observations du locataire. À la sortie, affiche l’état d’entrée à côté pour comparer chaque pièce. Faites signer le locataire et le gestionnaire à l’écran, puis envoyez le document aux deux parties par e-mail.

  Qui y a accèsLes gestionnaires en Éditeur, l’assistante en Propriétaire, les propriétaires bailleurs en Lecteur (l’outil ne leur montre que leurs biens).

1. Choisissez le fichier qui pose problème

   Les mandats, les impayés ou les états des lieux : un suivi que toute l’agence reconnaît, aujourd’hui dans un tableur.

2. Testez-le avec une petite équipe

   Un responsable le décrit à votre IA, puis deux négociateurs ou gestionnaires l’utilisent pendant une semaine.

3. Ouvrez-le à l’agence

   Genipy le vérifie et le met en ligne ; vous invitez le reste de l’équipe, puis les partenaires qui en ont besoin, chacun avec son rôle.