Le circuit de validation des demandes d’achat du besoin exprimé jusqu’à la commande

En bref

• Chaque besoin d’achat est saisi une seule fois, avec le montant, le budget et la justification.
• La demande suit automatiquement le circuit prévu pour son montant, avec un statut visible.
• L’acheteur passe la commande et la finance sait ce qui est engagé sur chaque budget.

Le problème aujourd’hui

Aujourd’hui, un besoin d’achat commence souvent par un e-mail à son responsable, transféré à la direction, puis à l’acheteur, parfois doublé d’un message sur Teams ou d’un appel dans le couloir. Personne ne sait où en est la demande et certaines se perdent dans une boîte de réception pleine.

Côté finance, on découvre des factures pour des achats que personne n’avait validés ou des dépassements de budget en fin de trimestre. Un logiciel d’achats complet existe, mais il impose des modules et des paramétrages qui dépassent largement le besoin d’une équipe qui veut simplement un circuit clair.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Demandeur et service
• Description du besoin
• Quantité et montant estimé
• Budget ou centre de coût
• Justification
• Devis joint
• Valideurs et statut
• Fournisseur retenu
• Date de commande

Qui l’utilise

• Les salariésIls expriment leur besoin en quelques lignes et suivent l’avancée de leur demande sans relancer personne.
• Les responsables de serviceIls valident les demandes de leur équipe et voient le budget qui reste avant de répondre.
• Les acheteursIls reçoivent les demandes validées, passent la commande et notent la livraison attendue.
• La finance et la directionElles valident les gros montants et suivent les engagements par budget.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de demandes d’achat pour notre entreprise de 150 salariés et 8 services. Le salarié saisit : description, quantité, montant estimé, budget concerné, justification et pièce jointe (devis ou photo). Le circuit dépend du montant : jusqu’à 500 euros, validation du responsable de service ; de 500 à 5 000 euros, responsable puis directeur financier ; au-delà, la direction générale aussi. Chaque valideur accepte, refuse ou demande une précision avec un commentaire et le demandeur est prévenu par e-mail à chaque étape. Relancez le valideur par e-mail après 3 jours sans réponse. Une demande validée arrive chez l’acheteur, qui indique le fournisseur, la date de commande et la livraison prévue. Chaque service voit son budget, engagé et restant. Le salarié ne voit que ses demandes, la finance voit tout. Ajoutez un export mensuel des achats.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Slack
• Gmail