Le processus d’intégration des nouveaux salariés, préparé avec chaque service

En bref

• Chaque nouvel arrivant a son dossier, avec la liste des tâches à faire avant et après son premier jour.
• Les tâches partent vers les bons services, qui les cochent et sont relancés avant la date d’arrivée.
• Les RH voient d’un coup d’œil ce qui est prêt et ce qui manque pour chaque arrivée.

Le problème aujourd’hui

Quand quelqu’un rejoint l’entreprise, il faut prévenir l’informatique pour l’ordinateur, les moyens généraux pour le badge et le bureau, le manager pour le programme de la première semaine. Tout cela se fait par e-mails et messages isolés et personne n’a la vue d’ensemble. Chacun fait sa part dans son coin, sans savoir si les autres ont fini la leur.

Scène classique : la recrue arrive un lundi matin sans accès à sa messagerie, sans bureau attribué, et son parrain n’a pas été prévenu. Un tableau Excel partagé aide au début, puis plus personne ne le met à jour. Quant aux grands logiciels RH, leur parcours d’intégration standard colle rarement à vos habitudes d’accueil, site par site.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom du nouvel arrivant
• Poste et équipe
• Date d’arrivée
• Manager et parrain
• Site et bureau
• Matériel et accès à prévoir
• Tâches par service et statut
• Documents reçus
• Rendez-vous d’intégration

Qui l’utilise

• L’équipe RHElle crée le dossier dès la signature du contrat, choisit la liste de tâches et suit l’avancement de chaque arrivée.
• Les services concernésInformatique, moyens généraux ou paie reçoivent leurs tâches, les cochent une fois terminées et signalent un blocage.
• Les managers et parrainsIls préparent le programme de la première semaine et planifient les rendez-vous d’intégration.
• Le nouvel arrivantIl dépose ses documents avant son arrivée et retrouve son programme, ses contacts et les personnes à rencontrer.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil d’accueil des nouveaux arrivants pour notre entreprise de 250 salariés, répartis sur deux sites. Les RH créent un dossier à chaque embauche : nom, poste, équipe, manager, site, date d’arrivée et type de contrat. Selon le poste, l’outil génère une liste de tâches avec une date limite, répartie entre l’informatique, les moyens généraux, la paie et le manager. Chaque service ne voit que ses tâches et les coche une fois faites. Un parrain est désigné et reçoit un e-mail. Le nouvel arrivant reçoit un lien pour déposer ses documents depuis son téléphone. Envoyez une relance par e-mail quand une tâche n’est pas faite cinq jours avant l’arrivée et un récapitulatif chaque lundi aux RH. Prévoyez aussi trois rendez-vous automatiques : fin de première semaine, un mois, fin de période d’essai. Les RH voient tous les dossiers.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Agenda
• Slack