Responsables qualité : chaque écart suivi jusqu’à sa clôture, sans relancer à la main

1. Lundi, 8 h 30

   Un écart signalé dans le week-end

   Le chef d’équipe l’a écrit sur un coin de feuille et envoyé en photo par message. Il faut le retranscrire avant de désigner un pilote.

   L’outilSuivi des non-conformités

2. Mardi

   Une réclamation client à traiter avec l’atelier

   Le client attend une réponse, l’atelier cherche la cause et personne ne sait qui a répondu quoi à qui.

   L’outilSuivi des réclamations clients

3. Mercredi

   Le programme des audits internes

   Les auditeurs ont leurs dates dans leur agenda, les grilles sont dans trois dossiers et le rapport se rédige le soir.

   L’outilPlanning des audits internes

4. Jeudi

   Une ancienne procédure affichée au poste

   La version a changé il y a deux mois ; au poste, c’est encore l’ancienne qui est imprimée et nul ne sait qui l’a lue.

   L’outilGestion documentaire qualité

5. Vendredi

   Un lot fournisseur défectueux

   Il faut prévenir le fournisseur, garder la preuve de l’écart, chiffrer le coût et rappeler la réponse promise la semaine dernière.

   L’outilRéclamations qualité fournisseurs

6. Fin de mois

   Les actions décidées en réunion

   Chacune a été validée en comité, aucune n’a de date fiable. Au comité suivant, on découvre ce qui n’a pas bougé.

   L’outilPlan d’actions

• Excel pour le registre des écarts

  Très bien pourLister vite, trier, sortir un graphique pour la revue de direction.

  Ça coinceQuand chaque atelier tient son propre fichier et que personne ne relance le pilote en retard.

• Le logiciel de gestion documentaire ou le système qualité

  Très bien pourGarder les procédures validées, avec leurs versions.

  Ça coinceQuand un besoin de terrain, comme une fiche d’autocontrôle, demande des mois de paramétrage.

• Outlook et Teams

  Très bien pourAlerter, demander un avis, joindre une photo.

  Ça coinceQuand la décision sur un lot bloqué se perd dans un fil de quarante messages.

• Les fiches papier de l’atelier

  Très bien pourRemplir debout, sans écran, gants aux mains.

  Ça coinceQuand il faut les ressaisir, les retrouver et les montrer à l’auditeur.

Genipy ne remplace pas votre système qualité : il vous donne les outils de terrain qu’il ne couvre pas.

1. Lundi

   Trois écarts du week-end arrivent sur trois supports : un message, une feuille, un e-mail. Il décide d’avoir un seul endroit.

2. Mardi matin

   Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace les ateliers par les siens et ajoute un niveau de gravité « sécurité produit ».

3. Mardi après-midi

   Il déclare un faux écart depuis son téléphone, constate que le lot se bloque, puis demande en français que le pilote reçoive aussi un rappel le vendredi.

4. Mercredi

   Genipy vérifie l’outil, le met en ligne et il invite les chefs d’équipe par e-mail. Ils se connectent avec le lien reçu, sans formation.

5. Deux mois plus tard

   Avant l’audit de suivi, il ajoute une page « preuves » par exigence ; la version d’avant reste disponible en un clic si l’ajout gêne l’atelier.

• Suivi des non-conformités Suivi de dossiers Suivi des non-conformités Chaque écart a un pilote, une cause et une date et se relance seul.
• Plan d’actions Suivi de dossiers Plan d’actions Les actions de la revue de direction et des audits, avec responsable et échéance.
• Gestion documentaire qualité Fichiers et registres Gestion documentaire qualité Chacun lit la bonne version et vous savez qui l’a lue.
• Planning des audits internes Plannings et réservations Planning des audits internes Le programme, les grilles et le rapport au même endroit, prêts pour l’auditeur.
• Contrôle qualité en production Contrôles et checklists Contrôle qualité en production Les mesures saisies au poste, avec alerte hors tolérance et lot bloqué.
• Réclamations qualité fournisseurs Portails clients et fournisseurs Réclamations qualité fournisseurs Le fournisseur répond dans son espace, vous suivez les coûts de non-qualité.
• Évaluation des fournisseurs Tableaux de bord Évaluation des fournisseurs Une note par fournisseur sur les délais, la qualité et les litiges, pour la revue annuelle.
• Boîte à idées Demandes et validations Boîte à idées Les propositions d’amélioration des équipes sont évaluées et leur sort est connu.

• Les opérateurs et chefs d’équipeÉditeurIls déclarent un écart, remplissent une fiche d’autocontrôle ou lisent la procédure à jour, depuis leur téléphone.
• Les pilotes d’actionÉditeurIls décrivent la cause, déclarent l’action réalisée et sont relancés avant l’échéance.
• La directionLecteurElle consulte les écarts ouverts et le bilan mensuel pour la revue de direction.
• L’auditeur, le jour de sa visiteLecteurVous l’invitez par e-mail pour qu’il consulte les preuves, sans pouvoir modifier l’outil.

Et si un collègue prend la suite de l’animation qualité, vous lui transmettez la propriété de l’outil, comme celle d’un document.

• Qualité et sécuritéNon-conformités, document unique, visites terrain, permis de feu : les outils qualité et sécurité que vos équipes remplissent sur place, créés avec l’IA.
• Responsables HSEDocument unique (DUERP), visites sécurité, accidents, permis de feu, habilitations : l’outil que les responsables HSE créent avec l’IA grâce à Genipy.
• Responsables RSEUn tableau de bord RSE alimenté par vos sites : énergie, déchets, carbone, fournisseurs, social. L’outil que les responsables RSE créent avec l’IA et Genipy.
• Responsables de productionUn tableau de bord de production saisi au poste : quantités, arrêts, rebuts, rendement. Les responsables de production le créent avec l’IA et le partagent.
• Responsables achatsLe tableau de bord achats que vous créez avec l’IA : dépenses par famille et par site, budgets, économies validées, contrats à renouveler et risques fournisseurs.

Genipy pour…

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