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Genipy
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8Pour les office managers

Office managers : les demandes de tout le bureau, enfin au même endroit

Vous êtes la personne à qui tout le monde écrit. Racontez à votre IA la demande qui vous revient le plus : Genipy contrôle l’outil obtenu et l’ouvre à tout le bureau, comme un Google Doc.

Réserver une démo Essayer le prompt

Équipe : Services généraux

  • Qui a la salle Rivoli à 14 h ?
  • Il n’y a plus de cartouches au 2e étage.
  • Le livreur est à l’accueil, quelqu’un peut descendre ?
Exemple d’outil « Réservation de salles » · données fictives

01Votre semaine

Une semaine d’office manager, sans les relances

  1. Lundi, 9 h

    Trois réservations pour la même salle

    Le comité, un recrutement et un client se retrouvent devant la salle Rivoli. Le calendrier partagé n’a rien empêché.

    L’outilRéservation de salles

  2. Mardi

    Les commandes de fournitures arrivent de partout

    Un message Teams, deux e-mails, un post-it sur l’écran : il faut tout regrouper avant de passer la commande.

    L’outilCommandes de fournitures de bureau

  3. Mercredi

    Le passage du prestataire de ménage

    Les remarques des collègues arrivent à l’oral ; sans trace écrite, difficile d’en parler au prestataire.

    L’outilContrôle de la prestation de ménage

  4. Jeudi

    Deux arrivées à préparer pour lundi

    Badge, bureau, clés, fournitures : la liste est dans votre tête et le badge n’est jamais prêt à temps.

    L’outilGestion des badges et des clés

  5. Vendredi

    Le recommandé que personne ne retrouve

    Un pli recommandé est arrivé mardi. Qui l’a reçu et à qui a-t-il été remis ?

    L’outilRegistre du courrier

02Vos outils aujourd’hui

Le tableur, Teams et le cahier de l’accueil, et les demandes qui tombent entre les trois

  • Excel ou Google Sheets

    Très bien pourLister le matériel ou les badges, faire un point rapide.

    Ça coinceQuand cinq personnes le modifient et que personne ne sait quelle version est la bonne.

  • Outlook et Teams

    Très bien pourRecevoir les demandes et prévenir tout le monde.

    Ça coinceQuand une demande se perd dans le fil et qu’il faut relancer pour savoir où elle en est.

  • Un formulaire en ligne

    Très bien pourRecueillir une demande proprement.

    Ça coinceQuand il faut ensuite suivre, valider et répondre : le formulaire s’arrête à la collecte.

  • Le cahier de l’accueil

    Très bien pourNoter vite, sans écran.

    Ça coinceQuand il faut retrouver qui a reçu quoi ou faire le point à la fin du mois.

Genipy ne remplace pas ces outils : il vous donne celui qui manque entre eux.

03Le prompt à essayer

Le prompt d’un office manager

À coller dans votre IA. Adaptez-le à votre situation :

  • Le nombre de salles et leur équipement
  • Qui peut réserver les grandes salles
  • Les rappels et le délai de confirmation

Je gère les six salles de réunion de nos bureaux de Lyon, pour 180 personnes. Créez un outil de réservation de salles : chaque salle a sa capacité, son étage et son équipement (écran, visio, tableau blanc). Un collègue choisit une salle, un créneau et un motif ; l’outil refuse les doubles réservations et propose une autre salle libre de la même taille. Les comités peuvent réserver chaque semaine au même créneau. Je dois pouvoir bloquer une salle pour des travaux ou un événement et voir la journée de toutes les salles sur une seule page. Envoyez un rappel par e-mail la veille et libérez la salle si personne ne confirme dans le quart d’heure qui suit le début. Ajoutez un bilan mensuel de l’occupation de chaque salle.

Prompt à donner à votre IA

Ce que l’IA construit

  • Le planning des salles, jour par jour
  • La règle qui empêche les doubles réservations
  • Les rappels et le bilan du mois

Ce que Genipy vérifie

  • Les règles de l’outil, testées avant la mise en ligne
  • Les accès, contrôlés : chacun n’ouvre que ce qu’il doit voir
  • Un passage dans un vrai navigateur, comme le ferait un collègue

Avec qui vous le partagez

  • Vos collègues en Éditeur, pour réserver
  • La direction en Lecteur, pour le bilan
  • Vous en Propriétaire, pour tout régler

04Un scénario

Du message Teams à l’outil partagé

Scénario illustratif, pas un témoignage client : l’office manager d’une entreprise de 250 personnes.

  1. Lundi

    Trois équipes se présentent devant la même salle. Elle décide d’en finir avec le calendrier partagé.

  2. Mardi matin

    Elle copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, change le nombre de salles et ajoute la salle de formation du rez-de-chaussée.

  3. Mardi après-midi

    Elle essaie l’outil et demande deux changements en français : un créneau minimum d’une demi-heure et une couleur pour les salles équipées de visio.

  4. Mercredi

    Une fois l’outil contrôlé par Genipy, elle envoie le lien des salles à toute l’entreprise, qui réserve dès le lendemain.

  5. Trois semaines plus tard

    Elle ajoute la réservation des places de parking. Si le parking complique les réservations, l’outil d’avant revient d’un clic.

05Les outils

8 outils à créer pour votre métier

Tous les cas d’usage de l’équipe

06Le partage

Un outil, pour toutes les personnes qui vous écrivent

  • Les collaborateursÉditeurIls réservent une salle, demandent des fournitures ou signalent une panne, sans vous écrire.
  • L’accueilÉditeurIl enregistre les visiteurs et le courrier et prévient les destinataires.
  • La directionLecteurElle consulte le bilan des salles et des dépenses de fournitures.
  • La comptabilitéLecteurElle récupère l’export des commandes du mois pour le rapprocher des factures.

Et si vous changez de poste, vous transmettez la propriété de l’outil, comme celle d’un document.

Où Genipy s’arrête

  • Genipy ne remplace pas votre contrôle d’accès ni votre badgeuse : vos outils suivent les badges, ils ne les programment pas.
  • Si votre entreprise a déjà un logiciel de réservation de postes, gardez-le : Genipy sert aux besoins qu’il ne couvre pas.
  • Un outil reste aussi juste que ce qu’on y saisit : décidez dès le départ qui le tient à jour.

Quels outils pour un office manager ?

Un office manager jongle avec cinq familles de besoins : les espaces (salles, bureaux, parking), les achats du quotidien (fournitures, café, petit matériel), les prestataires (ménage, maintenance, sécurité), l’accueil (visiteurs, courrier, livraisons) et les arrivées ou départs des collaborateurs. Chacune produit des demandes répétitives, souvent urgentes, qui arrivent par tous les canaux à la fois.

Pour y répondre, trois options existent. Le tableur partagé dépanne au début, mais il ne valide rien et ne relance personne. Le logiciel spécialisé, de réservation de postes ou de gestion des visiteurs, fait très bien une chose, à condition de payer une licence par besoin. Entre les deux, un outil créé avec l’IA reprend exactement votre façon de faire, pour un besoin précis, et évolue quand votre organisation change.

Pour choisir, posez-vous trois questions. Combien de personnes doivent utiliser l’outil et avec quels droits ? Que se passe-t-il si la personne qui l’a mis en place s’absente ? Combien de temps faut-il pour l’adapter quand une règle change ? Un bon outil d’office manager se partage sans formation, garde une trace de chaque demande et se modifie sans attendre un prestataire.

Par où commencer ? Prenez la demande qui revient le plus souvent dans votre semaine, celle qui vous vaut le plus de relances : la réservation des salles, les fournitures ou le courrier. Notez les étapes, qui demande, qui valide, ce qu’il faut garder. Ce petit texte est déjà la moitié de votre prompt. Un premier outil réussi sur un besoin simple convainc plus vite vos collègues qu’un grand projet.

C’est là que le duo de l’IA et de Genipy change la donne. Vous décrivez l’outil à votre IA, comme vous l’expliqueriez à un collègue ; l’IA l’écrit, vous l’essayez, puis Genipy le vérifie, le met en ligne et le partage. Vous restez la personne qui connaît le besoin, sans attendre que quelqu’un d’autre y réponde.

Trois erreurs à éviter

  • Le fichier partagé sans droits, que chacun peut modifier ou effacer.
  • L’outil que seule la personne qui l’a créé sait faire évoluer.
  • Le logiciel payé pour une seule fonction, que personne n’ouvre.

Questions

Office managers : vos questions

Qui est derrière Genipy

  • Christopher LafayChristopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
  • Alexandre ReynalAlexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn

Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.

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01Je gère les salles et les fournitures, pas l’informatique : puis-je le faire ?

Oui. Vous expliquez la réservation des salles comme vous l’expliqueriez à une nouvelle personne à l’accueil. L’IA en tire l’outil, vous réservez une salle pour voir et vous demandez ce qui doit changer. Le contrôle, la mise en ligne et le partage, c’est Genipy.

02La direction ou le service informatique vont-ils accepter ?

Genipy vérifie chaque outil avant sa mise en ligne : tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur. Personne n’entre sans votre invitation et chacun n’a que le rôle que vous lui donnez. C’est souvent ce que la direction veut entendre avant de dire oui.

03Les salles peuvent-elles être réservables dès la semaine prochaine ?

Le temps de décrire vos salles, d’essayer l’outil et de demander quelques changements : le plus long est souvent de fixer les règles, comme qui réserve les grandes salles. La démo le montre en direct, à partir d’une de vos demandes.

04Mes collègues devront-ils créer un compte ?

Non. Leur adresse e-mail suffit : ils reçoivent un lien, cliquent et réservent leur salle sans aucun mot de passe. Le nouvel arrivant du lundi a son accès dès que vous l’invitez et vous le retirez à son départ.

05Toute l’entreprise devra-t-elle payer une IA pour réserver une salle ?

Non. Seule la personne qui crée ou modifie l’outil a besoin d’un abonnement : Claude pour Claude Code, ChatGPT pour Codex. Ceux qui réservent une salle ou commandent des fournitures ouvrent l’outil sur Genipy avec leur lien, sans compte d’IA.

07Votre équipe

Votre équipe et les métiers proches

Genipy pour…

Équipes non techniquesAdeptes du vibe codingUtilisateurs de Claude CodeUtilisateurs de ChatGPT et CodexTPE et PMECabinets d’expertise comptableApplications internesMettre en ligne une applicationQuand Google Sheets ne suffit plusAutomatiser les processus

Venez avec votre pire tableur d’office manager.

30 minutes en visio avec Alexandre et Christopher, les fondateurs : on part d’une de vos demandes de la semaine et vous voyez l’outil se construire, se vérifier et se partager.

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