Le suivi budgétaire par service avec une page pour chaque responsable, à jour en continu

En bref

• Chaque service a sa page : budget voté, engagé, réalisé et reste disponible.
• Les responsables suivent leurs dépenses sans attendre le fichier mensuel du contrôle de gestion.
• Une alerte prévient quand une ligne approche de son plafond.

Le problème aujourd’hui

Dans une association, une collectivité ou un établissement public, le budget est voté pour l’année, puis chacun navigue à vue. Le responsable d’un service ne sait pas ce qui reste sur sa ligne tant que la finance n’a pas envoyé son tableau, souvent en milieu de mois suivant et rarement dans le même format.

Les bons de commande engagés mais pas encore facturés échappent aux chiffres et on découvre en fin d’exercice qu’une enveloppe est épuisée ou à l’inverse intacte. Le logiciel de gestion financière contient bien ces chiffres, mais ses écrans parlent aux comptables, pas à un chef de service qui veut savoir ce qui lui reste.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Service
• Ligne budgétaire
• Budget voté
• Montant engagé
• Montant réalisé
• Reste disponible
• Écart en pourcentage
• Commentaire du responsable

Qui l’utilise

• Les responsables de serviceIls consultent leur budget, suivent leurs dépenses et commentent les écarts avant qu’on ne les leur demande.
• Le contrôle de gestionIl charge les données, définit les lignes et les seuils d’alerte et traite les demandes de transfert.
• La direction généraleElle compare les services et repère d’un coup d’œil ceux qui consomment trop vite ou trop peu.
• Les élus ou le bureauIls consultent la synthèse en lecture seule avant les réunions où le budget est discuté.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi budgétaire par service pour notre association de 90 salariés, avec 8 services. Chaque mois, le contrôle de gestion charge un fichier des dépenses réalisées et un fichier des commandes engagées, avec le service et la ligne budgétaire. Le budget voté par ligne est saisi une fois par an. Chaque responsable ne voit que son service : budget, engagé, réalisé, reste disponible, pourcentage consommé et un graphique mensuel. Il peut commenter un écart. Quand une ligne dépasse 80 % du budget, envoie un e-mail au responsable et au contrôleur de gestion. Ajoutez une demande de transfert de crédits d’une ligne à une autre, à valider par le contrôle de gestion. La direction voit tous les services dans une vue consolidée et peut exporter le tout pour le conseil d’administration.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Sheets
• Gmail