Le tableau de suivi des devis pour savoir ce qui va se signer et qui relancer

En bref

• Chaque devis envoyé est enregistré avec son client, son montant et son statut.
• L’outil rappelle au commercial la relance du jour, par e-mail, sans qu’il tienne un agenda à part.
• La direction connaît le montant des devis en attente et ceux qui ont le plus de chances de se signer.

Le problème aujourd’hui

Les devis partent par e-mail, depuis le logiciel de facturation ou depuis un modèle Word, et chaque commercial garde sa propre liste : un onglet Excel, un carnet, parfois juste sa boîte de réception. Personne ne sait vraiment combien de devis sont en attente, ni depuis quand. La relance dépend de la mémoire de chacun.

Résultat, un devis important dort trois semaines sans nouvelle et un collègue absent ne peut pas reprendre le dossier. À la réunion du lundi, la direction demande des chiffres que personne n’a sous la main. Un gros logiciel commercial ferait mieux, mais il demande des mois de paramétrage pour un besoin finalement très simple.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client et contact
• Référence du devis
• Commercial responsable
• Montant hors taxes
• Date d’envoi
• Date de validité
• Statut
• Date de la prochaine relance
• Motif du refus
• Devis en PDF

Qui l’utilise

• Les commerciauxIls enregistrent leurs devis, changent les statuts et reçoivent chaque matin la liste des relances à faire.
• Les assistants commerciauxIls saisissent les devis préparés pour l’équipe et vérifient que le bon PDF est joint à chaque fiche.
• Le directeur commercialIl suit le montant des devis en attente par commercial et repère les dossiers qui traînent.
• La directionElle consulte le chiffre d’affaires probable des prochaines semaines, sans demander un export à personne.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des devis pour notre équipe commerciale de 12 personnes. Chaque commercial enregistre un devis : client, contact, référence, montant hors taxes, date d’envoi, date de validité et PDF joint. Le statut évolue entre brouillon, envoyé, relancé, accepté, refusé et expiré, avec la date de chaque changement et un motif obligatoire en cas de refus. Fixez une date de prochaine relance et envoyez chaque matin à 8 h un e-mail au commercial avec ses relances du jour. Chaque commercial voit ses devis ; le directeur commercial voit tous les devis, le montant en attente par commercial et le taux d’acceptation par mois. Ajoutez une vue des devis qui expirent dans les 15 jours et un export Excel mensuel.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets
• HubSpot