Référent IA en entreprise : donnez un cadre aux outils que créent vos collègues

Quel est le rôle d’un référent IA ?

Le référent IA n’est pas un expert qui fait le travail à la place des autres. C’est un relais : il comprend assez l’IA pour conseiller ses collègues et assez l’entreprise pour savoir où elle sert. Aucune loi ne définit ce poste et son nom varie : référent, ambassadeur, relais IA. Son contenu change donc d’une entreprise à l’autre.

Cinq missions reviennent presque partout. Recenser les usages, y compris ceux que personne n’a déclarés. Accompagner les collègues sur leurs propres tâches plutôt que sur des exemples génériques. Relayer les règles : la charte, les données à ne jamais saisir, les outils autorisés. Choisir avec les équipes les premiers cas d’usage. Enfin, rendre compte à la direction de ce qui sert et de ce qui coince.

Écrivez ces missions dans une lettre de mission : le périmètre, le temps alloué, la personne à qui le référent rend compte, ce qu’il décide seul et ce qu’il fait valider. Sans elle, le rôle se dilue dans l’agenda de tous les jours.

Comment choisir son référent IA ?

Choisissez quelqu’un que ses collègues viennent déjà voir quand un fichier coince. Quatre critères comptent plus que le diplôme : connaître les métiers et leurs circuits (devis, congés, plannings), utiliser déjà l’IA avec curiosité, savoir expliquer sans jargon et oser dire non en proposant une autre voie. Le niveau technique vient après : la DSI est là pour ça.

Dans une petite structure, c’est souvent un dirigeant ou un responsable de service. Dans un grand groupe, on nomme un référent par direction et le groupe se réunit chaque mois. Dans les deux cas, faites inscrire son temps dans la lettre de mission, avec l’accord de son manager.

Faut-il un référent IA et à qui le rattacher ?

Aucun texte n’oblige à nommer un référent IA. Le règlement européen sur l’IA demande en revanche aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de leurs équipes. Confier ces mesures à une personne identifiée est une façon simple de s’en occuper. Votre DPO ou votre conseil précisera ce qui s’applique à votre cas.

Le rattachement compte plus que le titre. Un référent rattaché à la direction générale ou soutenu par un membre du comité de direction, obtient des réponses plus vite. Il travaille avec le DPO pour les données personnelles et avec la DSI pour les accès et les logiciels autorisés.

Que faire pendant les 30 premiers jours ?

Première semaine : interrogez cinq ou six collègues de services différents sur ce qu’ils font déjà avec l’IA, avec quel compte et quelles données, et sur ce qui leur prend trop de temps. Notez tout dans un registre des usages. Deuxième et troisième semaines : choisissez une équipe pilote volontaire et trois besoins concrets, comme les demandes de formation, la boîte à idées ou les comptes rendus de réunion. Quatrième semaine : passez les outils en revue avec la DSI et le DPO avant d’ouvrir à d’autres équipes.

Pour montrer l’avancement sans inventer de chiffres, comptez ce que vous voyez : les outils en service, les personnes qui s’en servent chaque semaine, les demandes de nouveaux outils, les retours des utilisateurs. Un petit tableau tenu à jour vaut mieux qu’un pourcentage de gain dont personne ne retrouve l’origine.

Quelles erreurs éviter quand on est référent IA ?

Se limiter à la formation, en pensant que les outils suivront. Devenir le passage obligé de toutes les demandes. Interdire sans proposer de solution, ce qui pousse les usages hors de votre vue. Et oublier de nommer un responsable pour chaque outil créé : un outil sans responsable finit comme un vieux fichier que personne n’ose rouvrir.