Un espace client de suivi des commandes pour que vos clients n’aient plus à appeler

En bref

• Chaque client entre sans mot de passe dans un espace à son nom, limité à ses propres documents.
• Commandes, livraisons, factures et devis sont à jour, avec le numéro de suivi du transporteur.
• Les questions simples ne passent plus par le commercial ni par le service client.

Le problème aujourd’hui

Chaque matin, le service client reçoit les mêmes messages : où est ma commande, pouvez-vous me renvoyer la facture de mars, quel était le prix du devis ? Il faut ouvrir le logiciel de gestion, trouver le numéro de suivi, rédiger la réponse. Le commercial, lui, est appelé en direct pour des questions qui ne sont pas de son ressort.

Le client attend, relance, s’agace. Donner un accès direct au logiciel de gestion à des externes est exclu et les fichiers PDF envoyés par e-mail se perdent dans les boîtes de réception. Un portail livré avec un grand logiciel de gestion reste rigide, long à personnaliser et souvent peu lisible pour le client.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client et contacts autorisés
• Numéro de commande
• Produits et quantités
• Étape de la commande
• Date de livraison prévue
• Transporteur et numéro de suivi
• Facture et état de paiement
• Devis et statut
• Demande du client

Qui l’utilise

• Les clientsIls suivent leurs commandes, téléchargent leurs documents et posent leurs questions depuis l’espace.
• Les commerciauxIls voient ce que leur client consulte et reçoivent ses demandes de recommande ou de devis.
• Le service clientIl traite les demandes arrivées depuis une commande, avec tout le contexte sous les yeux.
• L’administration des ventesElle met à jour les étapes, joint les factures et corrige les informations de livraison.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un espace client de suivi des commandes pour nos 300 clients professionnels. Chaque client se connecte par un lien reçu par e-mail et ne voit que ses commandes, factures et devis. Affichez pour chaque commande les produits, quantités, l’étape (reçue, en préparation, expédiée, livrée), la date de livraison prévue, le transporteur et le numéro de suivi avec un lien direct. Les factures et devis sont téléchargeables en PDF, avec l’état de paiement et le statut du devis (à accepter, accepté, refusé). Le client peut accepter un devis en ligne. Il peut signaler un problème sur une ligne de commande avec un message et une photo ; la demande arrive au service client avec le numéro de commande. Envoyez un e-mail au client à l’expédition, à la livraison et en cas de retard. Ajoutez un bouton pour recommander une ancienne commande, envoyée en validation au commercial. Importez les commandes chaque nuit depuis notre fichier de gestion.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Sheets