Les retours et le SAV suivis de la demande du client à la décision finale

En bref

• Chaque retour suit les mêmes étapes, de la demande du client jusqu’à la décision.
• L’entrepôt photographie le produit reçu et le SAV tranche avec les éléments sous les yeux.
• Le client est prévenu par e-mail à chaque étape, sans appel au service client.

Le problème aujourd’hui

Un client écrit qu’il veut renvoyer un article. Le conseiller répond avec une adresse, l’entrepôt reçoit un colis sans savoir de quelle commande il vient et le SAV l’apprend trois jours plus tard par un e-mail transféré. Le client, lui, relance pour savoir si son colis est arrivé.

Les retours vivent dans un tableur, des messages et la mémoire de chacun. On oublie de vérifier la garantie, on rembourse deux fois ou jamais et les produits défectueux ne remontent pas jusqu’au fournisseur. Un grand logiciel de gestion commerciale couvre tout cela, mais sans coller à votre façon de décider.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Client et numéro de commande
• Article et quantité
• Motif du retour
• Date de la demande
• Numéro de suivi du colis
• État constaté à la réception
• Photos du produit
• Décision du SAV
• Statut du retour

Qui l’utilise

• Les conseillers du SAVIls examinent les demandes, décident de la suite après contrôle et répondent aux clients qui posent des questions.
• L’équipe de l’entrepôtElle réceptionne les colis retournés, contrôle les articles, prend les photos et range ou met de côté les produits.
• L’équipe achatsElle suit les articles les plus retournés et réclame aux fournisseurs ce qui relève de leur garantie.
• La comptabilitéElle reçoit les demandes d’avoir ou de remboursement décidées par le SAV, avec toutes les pièces.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion des retours et du SAV pour notre boutique en ligne, qui traite environ 150 retours par mois avec 4 conseillers et 3 personnes à l’entrepôt. Le client ou le conseiller crée une demande avec le numéro de commande, l’article, le motif et des photos. L’outil contrôle le délai de retour de 30 jours et la garantie, puis envoie l’étiquette de retour par e-mail. À la réception, l’entrepôt scanne le colis, note l’état et prend des photos avec son téléphone. Le conseiller décide : échange, avoir, remboursement ou réparation et l’outil prépare l’action correspondante. Le client reçoit un e-mail à chaque étape. Ajoutez un tableau des retours par article et par motif pour l’équipe achats et un export pour la comptabilité. L’entrepôt ne voit pas les montants.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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