Le planning des soignants avec ses roulements, ses remplacements et ses temps de repos

En bref

• Le planning des équipes jour, nuit et week-end se construit sur une seule grille, service par service.
• Un absent de dernière minute déclenche une proposition de remplacement par SMS aux volontaires.
• L’outil signale les temps de repos non respectés avant la publication du planning.

Le problème aujourd’hui

Dans beaucoup d’établissements, le planning vit dans un grand tableur que la cadre de santé retouche chaque soir. Un arrêt maladie à 6 heures du matin et la voilà au téléphone à appeler une à une les aides-soignantes de la liste pour trouver quelqu’un. Les échanges de poste entre collègues passent par des messages et ne remontent pas toujours jusqu’à elle.

Les règles s’empilent : repos quotidien entre deux postes, alternance des week-ends, enchaînement des nuits, dispositions de la convention collective ou de l’accord d’établissement. Un oubli passe vite inaperçu, jusqu’à ce qu’un salarié s’en aperçoive. Pensés pour l’hôpital, les grands logiciels de planification coûtent cher et vont au-delà de l’organisation d’un Ehpad.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Agent et fonction
• Service
• Poste : matin, après-midi, nuit
• Date
• Effectif minimum du poste
• Absence et motif
• Disponible pour remplacement
• Heures effectuées
• Échange de poste demandé

Qui l’utilise

• Les cadres de santéElles construisent le planning, valident les échanges et lancent les remplacements en cas d’absence.
• Les infirmières et aides-soignantesElles consultent leur planning sur téléphone, répondent aux remplacements et proposent des échanges.
• Les ressources humainesElles suivent les heures, les absences et les remplacements pour la paie et les contrats courts.
• La direction de l’établissementElle vérifie que chaque service est couvert et suit le recours aux remplaçants.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de planning des soignants pour un Ehpad de 90 résidents et 70 salariés répartis en 3 services. La cadre de santé construit une grille par mois avec les postes de matin, d’après-midi, de nuit et de week-end et fixe un effectif minimum par poste et par fonction (infirmière, aide-soignante, agent de soins). L’outil vérifie le repos minimal entre deux postes prévu par notre convention collective (11 heures chez nous), le maximum de nuits consécutives et un week-end sur deux libre et signale tout écart avant publication. Les soignants consultent leur planning sur téléphone, proposent des échanges de poste que la cadre valide et reçoivent un SMS quand un remplacement est disponible : le premier volontaire qui accepte obtient le poste. Chaque soignant ne voit que le planning de son service. Prévoyez un récapitulatif mensuel des heures pour la paie.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Agenda