Cas d’usage · Plannings et réservations
Le planning des visites à domicile avec tournées, consignes et confirmation de passage
Chaque intervenant ouvre sa tournée du jour sur son téléphone, avec l’ordre des passages et les consignes de chaque domicile. La coordinatrice fait construire ce planning par votre IA et Genipy le partage à toute l’équipe.
En bref
- Les passages sont répartis par secteur et par intervenant, dans un ordre de tournée logique.
- Chaque intervenant voit ses horaires et les consignes du domicile sur son téléphone.
- La coordinatrice sait en direct qui est arrivé, qui est reparti et qui est en retard.
Le problème aujourd’hui
Dans un service d’aide à domicile, la coordinatrice compose les tournées sur un tableau, puis les envoie par SMS ou les imprime la veille. Quand une auxiliaire est malade, tout se rejoue par téléphone : qui peut prendre ces trois passages, dans quel secteur, à quelle heure ?
Les consignes pratiques (clé chez la voisine, chien dans le jardin, digicode qui a changé) restent dans la tête des anciennes. Le bénéficiaire attend sans savoir si quelqu’un viendra. Un logiciel métier complet sait faire de la télégestion, mais coûte cher et ne colle pas toujours à votre organisation.
Ce que fait l’outil
Des tournées par secteur
La coordinatrice répartit les passages entre les intervenants, secteur par secteur, avec les horaires et le temps de trajet. Déplacer un passage d’un intervenant à un autre se fait d’un geste.
La tournée sur le téléphone
Chaque intervenant ouvre sa journée : adresse, heure, durée, nom du bénéficiaire, un bouton pour lancer l’itinéraire. Les changements de dernière minute apparaissent aussitôt, avec une notification.
Les consignes du domicile
Code de l’immeuble, emplacement de la clé, animal à faire rentrer, place pour se garer : les consignes pratiques s’affichent au moment de la visite et sont mises à jour par la coordinatrice, pas par un texto.
La confirmation de passage
À l’arrivée et au départ, l’intervenant confirme d’un appui. Il peut ajouter une remarque ou une photo d’un matériel à signaler. La coordinatrice voit l’avancement des tournées en temps réel.
Les remplacements en quelques clics
Quand un intervenant est absent, l’outil propose les collègues disponibles du secteur et envoie la demande de remplacement. Le premier qui accepte reçoit les passages.
Les heures prêtes pour la paie
Le total des heures réalisées par intervenant et par mois est calculé à partir des confirmations. La coordinatrice contrôle puis exporte le récapitulatif pour la paie.
Les informations suivies
- Intervenant
- Bénéficiaire et adresse
- Secteur
- Date et heure de passage
- Durée prévue
- Ordre dans la tournée
- Consignes du domicile
- Heure d’arrivée et de départ réelles
- Remarque de l’intervenant
- Statut du passage
Qui l’utilise
- Les intervenants à domicileIls consultent leur tournée, lisent les consignes et confirment chaque passage depuis leur téléphone.
- La coordinatriceElle compose les tournées, gère les remplacements et suit en direct les passages de la journée.
- La responsable de secteurElle vérifie la couverture de son secteur et prépare les plannings de la semaine suivante.
- La direction de la structureElle suit le volume d’heures réalisées et les passages non assurés sur le mois.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de planning des visites à domicile pour notre service d’aide à domicile de 40 intervenants, réparti en 4 secteurs géographiques. La coordinatrice crée les passages : bénéficiaire, adresse, jour, heure, durée, intervenant, consignes du domicile. Elle organise l’ordre de la tournée de chaque intervenant. L’intervenant voit sa journée sur son téléphone, lit les consignes, lance l’itinéraire, puis confirme son arrivée et son départ. Une remarque ou une photo peut être ajoutée. Si un passage n’est pas confirmé 20 minutes après l’heure prévue, la coordinatrice reçoit une alerte. Si un intervenant est absent, propose des remplaçants du secteur par message. Calculez les heures réalisées par intervenant et exportez-les chaque mois pour la paie. N’y mets aucune information médicale.
Le mettre en place avec Genipy
-
Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
-
Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
-
Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Google Agenda
GmailCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
