Le planning du télétravail qui respecte l’accord d’entreprise et montre qui est au bureau

En bref

• Chaque salarié pose ses jours de télétravail en respectant le nombre de jours prévu par l’accord.
• Le manager voit qui est au bureau chaque jour et garde un minimum de présents.
• Les services généraux ajustent les places et les salles selon la fréquentation prévue.

Le problème aujourd’hui

Depuis l’accord de télétravail, chacun prévient son manager comme il peut : un message sur la messagerie, un mot dans l’agenda, un tableau partagé que personne ne met à jour. Le lundi, on ne sait pas qui sera là et le jeudi, le plateau déborde alors que le mardi il reste à moitié vide.

Les services généraux commandent les repas, ouvrent les salles et attribuent les bureaux sans visibilité. Les RH, de leur côté, n’ont aucun moyen simple de vérifier que le plafond de jours est respecté. Les logiciels de gestion de bureaux sont souvent plus larges que nécessaire et les règles de votre accord ne s’y retrouvent pas.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié et équipe
• Manager
• Date
• Lieu (bureau ou domicile)
• Jours imposés ou interdits
• Plafond de jours par semaine
• Bureau ou salle réservés
• Statut de la demande
• Motif d’une dérogation

Qui l’utilise

• Les salariésIls posent leurs jours à distance, réservent leur place les jours sur site et modifient leur choix tant que la semaine n’est pas close.
• Les managersIls vérifient la présence de l’équipe, valident les dérogations et gardent un minimum de personnes les jours importants.
• Les services générauxIls voient la fréquentation prévue pour ajuster les places, les salles et les repas.
• Les RHElles contrôlent le respect de l’accord, accordent les dérogations et préparent l’export mensuel.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de planning du télétravail pour notre entreprise de 300 salariés, répartis sur 2 sites. Notre accord autorise 2 jours de télétravail par semaine, avec le mardi et le jeudi comme jours de présence conseillés pour chaque équipe, et un maximum de 60 % d’une équipe à distance le même jour. Chaque salarié pose ses jours à distance sur un calendrier ; l’outil refuse un choix qui dépasse le plafond et signale une équipe trop vide. Le manager voit la présence de son équipe et valide les dérogations demandées avec un motif. Les jours sur site, le salarié réserve un bureau ou une salle depuis son téléphone. Les services généraux voient la fréquentation prévue par étage. Envoyez un rappel le vendredi pour poser la semaine suivante et un e-mail le matin avec le bureau réservé. Prévoyez un export mensuel pour les RH.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Slack