La réservation de salles dans un outil où chacun voit ce qui est libre

En bref

• Toutes les salles et leurs créneaux libres sont réunis sur un seul écran.
• Une salle ne peut plus être réservée deux fois sur le même créneau.
• Une réservation oubliée libère sa salle sans que personne ait à relancer.

Le problème aujourd’hui

Aujourd’hui, la salle du deuxième étage se réserve par un message à l’accueil, un agenda partagé que personne n’ouvre ou un papier collé sur la porte. Résultat : deux équipes arrivent en même temps, un comité de direction découvre une salle sans écran et une réunion de trente minutes bloque la grande salle toute la journée.

Les services généraux passent leur temps à arbitrer et à répondre à la même question : « y a-t-il une salle de dix places avec visioconférence jeudi après-midi ? ». Les outils d’agenda classiques ne savent pas filtrer sur la capacité ni sur l’équipement et un logiciel de gestion des espaces serait bien trop lourd.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salle et étage
• Capacité
• Équipements disponibles
• Date et horaires
• Organisateur
• Motif de la réunion
• Nombre de participants
• Récurrence
• Statut de la réservation

Qui l’utilise

• Les collaborateursIls cherchent une salle selon la date, le nombre de personnes et l’équipement, puis réservent ou annulent eux-mêmes.
• L’accueilIl voit les salles occupées de la journée, oriente les visiteurs et bloque une salle quand un rendez-vous important se prépare.
• Les services générauxIls tiennent le catalogue des salles, posent les blocages pour travaux ou ménage et analysent l’occupation.
• Les formateursIls réservent les salles des sessions à l’avance, avec le matériel nécessaire et le nombre de stagiaires attendus.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de réservation de salles pour nos locaux : 12 salles réparties sur 3 étages, pour environ 150 personnes. Chaque salle a une capacité, des équipements (écran, visioconférence, paperboard, accessibilité) et un étage. Un collaborateur cherche une salle libre selon la date, l’heure, le nombre de participants et les équipements, puis la réserve avec un motif. Interdisez les doubles réservations et proposez les salles libres quand un créneau est pris. Gérez les réservations récurrentes, l’annulation en un clic et un rappel par e-mail avant la réunion. Si personne ne confirme sa présence au bout de 15 minutes, libère la salle. Les services généraux peuvent bloquer une salle et consulter un tableau d’occupation par salle et par mois. Synchronisez les réservations avec l’agenda de chacun.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Slack