Un assistant RH qui répond aux salariés à partir de vos propres documents

En bref

• Le salarié écrit sa question comme à un collègue et obtient une réponse tirée de vos documents.
• Chaque réponse cite le document utilisé et l’assistant passe la main aux RH s’il n’est pas sûr.
• Les RH voient les questions qui reviennent et complètent les documents en conséquence.

Le problème aujourd’hui

Combien de jours pour un déménagement ? Quand est versée la prime ? Comment se faire rembourser un abonnement de transport ? Les mêmes questions arrivent chaque semaine par e-mail, par message instantané ou au détour d’un couloir, et la réponse existe déjà, quelque part dans un règlement intérieur, une note ou la convention collective.

Les RH répondent une à une, parfois différemment selon la personne qui décroche. Les salariés, eux, n’osent pas toujours demander ou renoncent. Une FAQ figée sur l’intranet vieillit vite et personne ne lit un document de quarante pages pour trouver un seul paragraphe. Un logiciel RH complet répond rarement à ces questions du quotidien.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Question posée
• Salarié demandeur
• Réponse donnée
• Documents cités
• Sujet de la question
• Réponse jugée utile ou non
• Demande transmise aux RH
• Date de l’échange

Qui l’utilise

• Les salariésIls posent leurs questions à toute heure et obtiennent une réponse sourcée au lieu d’attendre le retour des RH.
• L’équipe RHElle charge et met à jour les documents, répond aux demandes transmises et repère les sujets mal compris.
• Les managersIls vérifient une règle avant de répondre à leur équipe, sans interrompre les RH pour un détail.
• Les nouveaux arrivantsIls trouvent les réponses aux premières questions pratiques de leur arrivée, sans avoir peur de déranger.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un assistant RH pour les salariés de notre entreprise de 300 personnes. Les RH chargent des documents (convention collective, accord sur le temps de travail, règlement intérieur, guide de la mutuelle, politique de télétravail, note sur les frais) que l’assistant lit. Le salarié se connecte avec son e-mail professionnel et pose une question en français. L’assistant répond uniquement d’après les documents, en quelques phrases, et cite le document et le passage. S’il ne trouve pas la réponse ou si la question touche à la situation personnelle du salarié (paie, litige, santé), il le dit et propose d’envoyer la question à l’équipe RH, avec l’échange joint. Gardez l’historique des questions, un bouton « réponse utile ou non » et un tableau de bord, réservé aux RH, des sujets les plus demandés. Les RH peuvent remplacer un document à tout moment.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Anthropic
• Slack