Cas d’usage · Fichiers et registres
L’organigramme d’entreprise en ligne et l’annuaire des équipes, toujours à jour
Chacun retrouve qui travaille où, avec quelle fonction et comment le joindre. Décrivez-le à votre IA : l’IA le construit, Genipy le vérifie et l’ouvre à toute l’entreprise.
Aussi pourDSI et équipes ITApplications internes
En bref
- L’annuaire rassemble les noms, fonctions, services, sites et numéros de chaque personne.
- L’organigramme se dessine seul à partir des liens hiérarchiques saisis.
- Chacun corrige sa fiche et les RH valident, ce qui évite les listes périmées.
Le problème aujourd’hui
L’organigramme est un diaporama réalisé il y a deux ans, envoyé en pièce jointe et déjà obsolète quand il arrive. L’annuaire, lui, vit dans un fichier Excel, dans l’outil de messagerie et dans la tête de la standardiste. Quand une personne change de poste, personne ne met tout à jour.
Les nouveaux ne savent pas à qui s’adresser, les commerciaux appellent le mauvais service et les équipes de plusieurs sites se connaissent mal. Les logiciels de gestion des talents proposent un organigramme, mais ils sont chers pour ce seul besoin et peu pratiques à consulter depuis un téléphone.
Ce que fait l’outil
Une fiche par personne
Nom, photo, fonction, service, site, téléphone, e-mail et langues parlées. Chacun peut compléter sa fiche lui-même, par exemple avec ses domaines de compétence, et les RH valident les changements sensibles.
Un organigramme vivant
Dès que l’on indique le responsable de chacun, l’organigramme se construit seul. On le parcourt par service, on déplie une équipe, on remonte la hiérarchie en cliquant sur un nom.
Une recherche qui répond vite
On tape un prénom, une fonction ou un sujet comme « notes de frais » et l’on trouve la bonne personne. Les résultats s’affichent aussi par site, pour retrouver les collègues du même bâtiment.
Les rôles utiles au quotidien
Référent sécurité, secouriste, membre du CSE, contact presse : ces rôles transversaux s’ajoutent aux fiches. On sait tout de suite qui appeler en cas de besoin, même hors de son service.
Une mise à jour sans effort
Quand les RH enregistrent une arrivée, un départ ou un changement de poste, la fiche et l’organigramme suivent aussitôt. Les RH reçoivent un rappel trimestriel pour vérifier les fiches non modifiées depuis longtemps.
Pratique sur téléphone
On ouvre l’annuaire depuis son téléphone, on touche un numéro pour appeler ou une adresse pour écrire. Pour les équipes sur le terrain, l’annuaire se consulte sans ordinateur.
Les informations suivies
- Nom et prénom
- Photo
- Fonction
- Service et équipe
- Responsable hiérarchique
- Site et bureau
- Téléphone et e-mail
- Rôles particuliers
- Date d’arrivée
Qui l’utilise
- Tous les salariésIls cherchent un collègue, consultent l’organigramme et tiennent leur propre fiche à jour.
- Les RHElles valident les changements de poste et de hiérarchie et gardent l’organigramme conforme à la réalité.
- Les services générauxIls renseignent les sites, les bureaux et les contacts utiles du quotidien, comme l’accueil ou le courrier.
- Les nouveaux arrivantsIls découvrent l’entreprise, repèrent leur équipe et savent à qui poser leurs premières questions.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un annuaire et un organigramme en ligne pour notre entreprise de 350 salariés, répartis sur quatre sites. Chaque personne a une fiche : nom, prénom, photo, fonction, service, site, bureau, téléphone, e-mail, responsable hiérarchique et rôles particuliers (référent sécurité, secouriste, contact presse). Chaque salarié peut modifier sa photo, son téléphone et ses domaines de compétence ; les changements de fonction, de service ou de responsable doivent être validés par les RH. Générez l’organigramme à partir des responsables, avec un affichage par service que l’on peut déplier. Ajoutez une barre de recherche par nom, fonction, site ou sujet, une vue en liste adaptée au téléphone avec appel et e-mail en un clic et un export de l’annuaire en tableur pour les RH. Envoyez aux RH un rappel chaque trimestre avec les fiches non modifiées depuis un an.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Google Sheets
SlackCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
