Assistants RH : chaque dossier du personnel suivi, sans les relances

1. Lundi, 9 h

   Trois arrivées à préparer pour la semaine suivante

   Les pièces du futur salarié arrivent par e-mail, une par une. Vous refaites la liste de ce qui manque chaque matin.

   L’outilAccueil des nouveaux arrivants

2. Mardi

   Les contrats et les avenants à rédiger

   Chaque contrat se recopie depuis un modèle, avec les risques d’erreur de date ou de salaire, avant de partir à la signature.

   L’outilContrats de travail

3. Mercredi

   Les demandes d’attestation qui arrivent par la messagerie

   Une banque, un bailleur, un dossier de crédit : chaque demande interrompt votre travail et part avec un délai court.

   L’outilAttestations employeur

4. Jeudi

   Les visites médicales à planifier

   Les dates sont dans un classeur ; deux visites sont dépassées avant qu’on s’en aperçoive.

   L’outilSuivi des visites médicales

5. Vendredi

   Les alternants et les stagiaires de la rentrée

   Conventions, écoles, tuteurs, dates de fin : tout se trouve dans des fichiers différents.

   L’outilSuivi des alternants et stagiaires

6. Fin de mois

   Le registre du personnel à vérifier

   Chaque embauche doit y figurer dès l’arrivée ; en pratique, vous rattrapez les oublis à partir des contrats et des départs du mois.

   L’outilRegistre unique du personnel

• Votre SIRH

  Très bien pourConserver le dossier officiel de chaque salarié et ses documents.

  Ça coinceQuand le parcours d’entrée de votre entreprise n’y a pas sa place, avec ses relances et ses services.

• Les tableurs de suivi

  Très bien pourLister les arrivées, les visites ou les stagiaires.

  Ça coinceQuand il faut relancer à la main et que personne d’autre que vous ne sait quelle ligne est à jour.

• La boîte e-mail commune des RH

  Très bien pourRecevoir toutes les demandes au même endroit.

  Ça coinceQuand une demande reste sans réponse parce que personne ne sait qui l’a prise.

• Les dossiers partagés

  Très bien pourRanger les modèles et les documents signés.

  Ça coinceQuand chaque version s’appelle « contrat_v3 » et qu’on ne sait plus laquelle est partie.

Genipy ne remplace pas votre SIRH : il vous donne les outils qui manquent entre le dossier officiel et le quotidien de l’équipe.

1. Lundi

   Trois personnes arrivent la semaine suivante et deux dossiers sont incomplets. Elle en a assez de refaire la liste chaque matin.

2. Mardi matin

   Elle colle le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace les pièces demandées et ajoute la tâche de remise du téléphone de service.

3. Mardi après-midi

   Elle essaie l’outil avec une arrivée fictive et demande deux changements en français : une pièce différente pour les alternants et un rappel au manager la veille de l’arrivée.

4. Mercredi

   Le suivi des arrivées passe les vérifications de Genipy et part en ligne. Elle invite ses collègues des RH et des services généraux par e-mail ; chacun se connecte avec son lien.

5. Trois semaines plus tard

   Elle ajoute l’accueil des stagiaires de l’été. Si le nouveau parcours déroute un manager, elle revient à l’ancien en un clic.

• Accueil des nouveaux arrivants Suivi de dossiers Accueil des nouveaux arrivants Chaque pièce, chaque tâche, chaque service : vous voyez en un coup d’œil ce qui bloque.
• Contrats de travail Documents et automatisations Contrats de travail Le contrat se remplit depuis la fiche du salarié et part en signature, sans recopier.
• Attestations employeur Documents et automatisations Attestations employeur Le salarié demande en ligne, le document se remplit, vous validez.
• Suivi des visites médicales Fichiers et registres Suivi des visites médicales Chaque échéance est visible ; vous êtes prévenue avant la date limite.
• Registre unique du personnel Fichiers et registres Registre unique du personnel Chaque embauche s’y inscrit au moment où le dossier est complet, sans rattrapage en fin de mois.
• Suivi des alternants et stagiaires Suivi de dossiers Suivi des alternants et stagiaires Conventions, écoles, tuteurs et dates de fin au même endroit.
• Gestion des badges et des clés Stocks et matériel Gestion des badges et des clés Le badge et les clés d’un arrivant sont suivis et récupérés à son départ.
• Assistant RH pour les salariés Assistants IA Assistant RH pour les salariés Les questions courantes sur les congés ou la mutuelle trouvent leur réponse sans vous.

• Vos collègues RHÉditeurIls voient les dossiers en cours et reprennent un suivi si vous êtes absente.
• Les services générauxÉditeurIls préparent les badges, les bureaux et le matériel d’après la liste de tâches.
• Les managersÉditeurIls choisissent le parrain et planifient la première semaine de leur nouvel arrivant.
• La gestionnaire de paieLecteurElle consulte les dossiers complets avant de préparer la paie du mois.

Si vous changez de poste, l’outil reste à l’équipe : vous en confiez la propriété à une collègue et l’historique suit.

• Ressources humainesCongés, arrivées, entretiens annuels, visites médicales : décrivez l’outil RH qui vous manque, l’IA le crée et Genipy l’ouvre aux managers et aux salariés.
• Responsables RHEntretiens, congés, arrivées, attestations, absentéisme : les outils que les responsables RH créent avec l’IA et partagent avec les managers grâce à Genipy.
• Chargés de recrutementCV, entretiens, avis des managers, relances aux candidats, offres : l’outil de recrutement que les chargés de recrutement créent avec l’IA et partagent avec Genipy.
• Gestionnaires de paieHeures, absences, primes, frais, entrées et sorties : les outils que les gestionnaires de paie créent avec l’IA pour collecter et contrôler, avec Genipy.
• Responsables formationLe suivi des formations des salariés ne tient plus sur Excel ? Demandes, plan, habilitations, émargements, budget : créez l’outil avec l’IA, Genipy le partage.