La gestion des demandes de formation des salariés, de la demande au budget consommé

En bref

• Les demandes de formation arrivent au même endroit, avec le coût, les dates et le motif.
• Le manager valide, puis les RH inscrivent le salarié et le comptabilisent dans le plan.
• Les RH et la finance voient le budget engagé et ce qu’il reste à dépenser.

Le problème aujourd’hui

Une demande de formation commence souvent par un message au manager, qui la transmet aux RH, qui demandent un devis à l’organisme, puis le transmettent à la finance. À chaque étape, l’information se perd un peu : le coût, les dates, le lien avec l’entretien annuel.

En fin d’année, les RH reconstituent le plan de formation à partir de dizaines d’e-mails et de tableaux. Le budget est suivi dans un fichier à part, jamais tout à fait à jour. Un logiciel de gestion des talents couvre largement ce besoin, mais son paramétrage est long pour un circuit somme toute simple.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié et service
• Intitulé de la formation
• Organisme et dates
• Coût estimé
• Motif de la demande
• Avis du manager
• Mode de financement
• Statut de la demande
• Attestation de présence

Qui l’utilise

• Les salariésIls déposent une demande, suivent son avancement et retrouvent l’historique de leurs formations.
• Les managersIls examinent les demandes de leur équipe et tiennent compte des absences que la formation entraîne.
• L’équipe RHElle étudie les demandes, inscrit les salariés, gère le catalogue et prépare le plan de l’année.
• La financeElle suit le budget formation consommé par service et valide les dépenses importantes.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion des demandes de formation pour notre entreprise de 400 salariés. Le salarié remplit une demande : intitulé, organisme, dates, coût estimé, motif et devis en pièce jointe. Elle part chez son manager, qui l’accepte, la refuse ou propose d’autres dates, avec un commentaire. Les RH examinent ensuite les demandes acceptées, choisissent le mode de financement (budget de l’entreprise, CPF avec l’accord du salarié, prise en charge OPCO si elle est possible) et inscrivent le salarié ; celui-ci reçoit une convocation par e-mail. Si le coût dépasse 2 000 euros, la finance doit aussi donner son accord. Chaque service a un budget annuel et l’outil montre le montant engagé et le reste disponible. Ajoutez un catalogue de formations internes, un plan de développement des compétences exportable et une demande d’attestation et d’avis à la fin de chaque session. Le salarié ne voit que ses demandes.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Agenda
• Google Sheets