Les événements indésirables en ligne, de la fiche à la clôture des actions

En bref

• Tout professionnel déclare un événement depuis son téléphone, en quelques champs simples.
• La cellule qualité qualifie, analyse et présente chaque événement lors du comité.
• Les actions décidées ont un pilote et une échéance, suivies jusqu’à leur clôture.

Le problème aujourd’hui

Dans bien des établissements, la fiche d’événement indésirable est encore un formulaire papier glissé dans une boîte ou un fichier Word envoyé à la qualité. Les équipes hésitent à déclarer parce que c’est long ou parce qu’elles ne savent pas ce que devient la fiche. Résultat, la qualité découvre certains événements plusieurs semaines après.

Quand le comité se réunit, il faut compiler les fiches, relancer les pilotes d’actions et mettre à jour un tableau qui n’est jamais à jour. Les services ne reçoivent pas de retour sur leurs déclarations. Un logiciel de gestion des risques complet en fait souvent bien plus que nécessaire, alors qu’il s’agit d’organiser le signalement, l’analyse et les actions, sans aucune donnée médicale de patient.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Date et heure de l’événement
• Service et lieu
• Nature de l’événement
• Gravité
• Description des faits
• Déclarant (facultatif)
• Statut de la fiche
• Causes identifiées
• Actions, pilotes et échéances
• Date de clôture

Qui l’utilise

• Les soignants et le personnelIls déclarent un événement en quelques minutes et reçoivent un retour sur la suite donnée.
• La cellule qualitéElle qualifie les fiches, mène les analyses et prépare les présentations au comité.
• Les cadres de serviceIls voient les événements de leur service et pilotent les actions qui leur sont confiées.
• La directionElle consulte le bilan des événements et préside le comité chargé de décider des actions.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de déclaration des événements indésirables pour notre établissement médico-social de 250 professionnels. Ne demandez jamais d’informations médicales ni d’identité de patient ; affichez un rappel en haut du formulaire. Le déclarant, depuis son téléphone, renseigne la date, le service, le lieu, le type d’événement (liste modifiable), la gravité et une description, avec option d’anonymat. La cellule qualité reçoit une notification, qualifie la fiche, la regroupe avec d’autres si besoin et ouvre une analyse : chronologie, causes, actions avec pilote et échéance. Préparez avant chaque comité mensuel la liste des événements à présenter. Prévient le déclarant quand sa fiche est prise en compte et quand l’action est terminée. Chaque cadre ne voit que son service. Ajoutez un bilan trimestriel exportable.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail