La gestion des non-conformités suivie de l’atelier jusqu’à la clôture de la fiche

En bref

• Chacun déclare un écart depuis son téléphone, avec photo, lot et poste concerné.
• Un pilote est désigné, l’analyse des causes et les actions correctives sont suivies dans la même fiche.
• Les actions en retard sont relancées par e-mail et la fiche n’est close qu’après vérification.

Le problème aujourd’hui

Sur la ligne, un écart est souvent signalé à voix haute ou griffonné sur un papier, puis ressaisi plus tard dans un tableau Excel par la qualité. La photo reste dans un téléphone, le numéro de lot s’oublie et personne ne sait vraiment qui doit traiter la fiche.

Les actions correctives se perdent entre deux réunions : on ne sait plus si elles ont été faites ni si elles ont fonctionné. Au moment d’un audit client, il faut reconstituer l’histoire à la main. Une grosse suite qualité couvre bien plus que ce besoin et la faire coller à vos ateliers prend des mois.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Numéro de fiche
• Date et poste concerné
• Produit et numéro de lot
• Description et photos
• Gravité de l’écart
• Pilote du traitement
• Causes identifiées
• Actions correctives et échéances
• Statut et date de clôture

Qui l’utilise

• Les opérateursIls déclarent un écart depuis leur poste, avec photo, et suivent ce que devient leur signalement.
• Le service qualitéIl qualifie les fiches, désigne les pilotes, relance les retards et prépare la revue mensuelle.
• Les pilotes d’actionIls analysent les causes, enregistrent les actions menées et demandent la clôture de la fiche.
• La direction de siteElle suit les écarts ouverts, les délais et les sujets qui reviennent d’un mois à l’autre.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion des non-conformités pour notre usine de 120 personnes, avec trois ateliers et un service qualité de quatre personnes. N’importez quel opérateur peut déclarer un écart depuis son téléphone : atelier, poste, produit, numéro de lot, description, photos et gravité estimée. La responsable qualité qualifie la fiche, désigne un pilote et fixe une échéance ; le pilote reçoit un e-mail. Dans la fiche, ajoute une trame d’analyse des causes en 5 pourquoi, puis une liste d’actions correctives avec responsable et date. Relancez par e-mail les actions en retard chaque lundi matin. Une fiche se clôture seulement après vérification de l’efficacité. Les opérateurs ne voient que leurs déclarations, la qualité voit tout. Ajoutez des statistiques par atelier et par type d’écart et un export Excel pour la revue mensuelle.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Slack
• Google Sheets