Cas d’usage · Suivi de dossiers
Le plan d’actions partagé où chaque action a un responsable, une échéance et un avancement
Fini le fichier Excel qui circule après chaque réunion : chaque action a son responsable, sa date et son état. Votre IA crée l’outil à partir de votre prompt, Genipy le contrôle et le partage avec les participants.
PourResponsables commerciauxChefs de projetDirecteurs des opérationsResponsables de productionResponsables du service clientDPO et responsables conformitéAssistants de directionSecrétaires générauxResponsables qualitéResponsables RSE
Aussi pourRéférents IAResponsables transformation digitaleRéseaux de franchise et d’agencesConsultants et indépendants
En bref
- Toutes les actions décidées en réunion, en audit ou en revue sont saisies au même endroit.
- Chaque responsable reçoit un rappel avant l’échéance et met à jour son avancement lui-même.
- Le comité ouvre l’outil et voit tout de suite ce qui est fait, en cours ou en retard.
Le problème aujourd’hui
Après chaque réunion, quelqu’un rédige un compte rendu et recopie les actions dans un tableur. Une semaine plus tard, il en existe trois versions, personne ne sait qui a fait quoi et l’on découvre en comité que la moitié des échéances est dépassée sans que quiconque ait été relancé.
Le responsable du suivi passe son temps à écrire « où en êtes-vous ? » à dix personnes pour reconstituer l’avancement. Les actions issues d’un audit ou d’un incident se mélangent à celles du projet de l’année. Un logiciel de gestion de projet ajouterait des diagrammes et des sous-tâches dont personne n’a besoin : il faut surtout une liste d’actions bien tenue.
Ce que fait l’outil
Une action, une ligne claire
Chaque action porte un intitulé, une origine (réunion, audit, incident), un responsable, une échéance et une priorité. Collez le compte rendu de la réunion : l’IA en extrait les actions, que l’animateur confirme.
L’avancement par le responsable
Chaque personne met à jour ses propres actions : à faire, en cours, terminée, bloquée. Elle ajoute un commentaire et la dernière date de mise à jour reste visible.
Un e-mail avant chaque échéance d’action
Quelques jours avant l’échéance, le responsable reçoit un e-mail. Si la date passe, l’animateur du plan est prévenu et peut relancer ou décaler d’un clic.
Une vue pour le comité
Un tableau de synthèse compte les actions terminées, en cours et en retard, par service ou par origine. Le comité commence par les retards et laisse le reste.
Les pièces jointes et la preuve
On joint un document, une photo ou un compte rendu à une action. Pour une action corrective, la preuve de réalisation reste attachée au bon endroit.
L’historique des décisions
Chaque changement d’échéance ou de responsable est daté. On sait pourquoi une action a été repoussée, ce que le fichier Excel ne dit jamais.
Les informations suivies
- Intitulé de l’action
- Origine
- Responsable
- Échéance
- Priorité
- Avancement
- Commentaire
- Pièce jointe
- Date de clôture
Qui l’utilise
- Les responsables d’actionIls retrouvent leurs actions, indiquent où ils en sont et reçoivent un rappel avant la date limite.
- L’animateur du planIl saisit les actions décidées en réunion, relance les retardataires et prépare le point du comité.
- La directionElle voit l’état d’ensemble des actions, service par service, sans demander de tableau à personne.
- Le service qualitéIl suit les actions correctives issues des audits et des incidents et conserve les preuves de leur réalisation.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de plan d’actions pour une entreprise de 120 personnes. Chaque action a un intitulé, une origine (comité de direction, audit, incident, projet), un service, un responsable, une échéance, une priorité et un état : à faire, en cours, bloquée, terminée. N’importez quel animateur peut en ajouter pendant une réunion. Le responsable ne modifie que ses propres actions, ajoute un commentaire et une pièce jointe. Envoyez un e-mail de rappel 5 jours avant l’échéance, puis un e-mail au responsable et à l’animateur le lendemain d’un retard. Gardez l’historique des changements d’échéance. Ajoutez une vue de synthèse par service avec le nombre d’actions terminées, en cours et en retard, et un export du plan avant chaque comité. La direction et l’animateur voient tout, les autres voient les actions de leur service.
Le mettre en place avec Genipy
-
Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
-
Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
-
Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
Slack
Google AgendaCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
