Cas d’usage · Demandes et validations
La demande de déplacement professionnel de la demande à la réservation, au même endroit
Le salarié décrit son déplacement, le manager valide, l’assistante réserve et la finance suit le budget. Votre IA construit l’outil d’après votre politique voyage ; Genipy le vérifie et l’ouvre à tous les salariés.
PourChargés d’événementielAssistants de direction
Aussi pourAutomatiser les processus
En bref
- Le salarié décrit son déplacement : destination, dates, motif et coût estimé.
- Le manager valide selon la politique voyage, puis l’assistante réserve train et hôtel.
- La finance suit le budget des déplacements service par service, en temps réel.
Le problème aujourd’hui
Une demande de déplacement commence par un e-mail à son manager, continue par un échange avec l’assistante sur l’horaire du train, puis se termine dans une note de frais. Chaque étape a son canal et personne ne retrouve l’accord initial quand la finance pose une question.
La politique voyage existe, mais elle dort dans un PDF : les plafonds d’hôtel ou la classe de train ne sont vérifiés qu’après coup. Quant au budget de déplacement par service, il se découvre en fin de trimestre. Les grandes plateformes de voyages d’affaires sont lourdes à mettre en place pour un simple circuit de validation.
Ce que fait l’outil
Une demande en quelques champs
Destination, dates, motif, participants et besoins (train, avion, hôtel, voiture de service). Le salarié ajoute le coût estimé et l’outil calcule le total du voyage.
La politique voyage appliquée
Plafond d’hôtel par ville, classe de train, délai de réservation : l’outil signale tout de suite ce qui sort du cadre et demande une justification avant l’envoi au manager.
La validation du manager
Le manager reçoit la demande par e-mail, la valide ou la refuse en un clic avec un commentaire. Pour les montants élevés, un second valideur peut être ajouté.
Le relais à l’assistante
Une fois validée, la demande passe à l’assistante, qui réserve train et hôtel, joint les billets à la fiche et prévient le voyageur avec tous les horaires.
Le budget par service
La finance voit le budget de déplacements de chaque service, ce qui est engagé et ce qui reste. Un message prévient le responsable quand l’enveloppe approche de sa limite.
Le lien avec les notes de frais
Au retour, le voyageur retrouve sa demande acceptée et y rattache ses justificatifs en photo. La comptabilité compare le prévu et le réel sans ressaisie.
Les informations suivies
- Voyageur et service
- Destination
- Dates aller et retour
- Motif du déplacement
- Moyens de transport
- Hébergement souhaité
- Coût estimé
- Statut et valideur
Qui l’utilise
- Les voyageursIls déposent leur demande, suivent sa validation et retrouvent billets et horaires dans la même fiche.
- Les managersIls valident ou refusent les déplacements de leur équipe en voyant l’écart avec la politique voyage.
- Les assistantesElles réservent les trajets et les hôtels validés, puis joignent les confirmations à la demande.
- La financeElle suit les budgets par service et prépare le rapprochement avec les notes de frais.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de demande de déplacement professionnel pour une entreprise de 300 salariés. Le salarié remplit une demande : destination, dates, motif, moyen de transport, hôtel souhaité, coût estimé. L’outil compare avec notre politique voyage (train en seconde classe sous 4 heures de trajet, plafond d’hôtel de 140 € à Paris et 110 € ailleurs) et demande une justification en cas d’écart. La demande part chez le manager, qui valide ou refuse par e-mail ; au-delà de 1 500 €, le directeur de service valide aussi. Une fois validée, l’assistante est prévenue, réserve, puis joint les billets à la fiche et le voyageur reçoit un e-mail récapitulatif. Chaque service a un budget annuel de déplacements affiché pour la finance. Un salarié ne voit que ses demandes. Ajoutez un export mensuel pour la comptabilité.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
Google Agenda
SlackCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
