La réservation de véhicules de service pour savoir quel véhicule prendre et quand

En bref

• Les agents voient les véhicules libres et réservent pour leur déplacement.
• La remise des clés et le retour se déclarent depuis le téléphone, avec photos.
• Les services généraux suivent les kilomètres et les anomalies de chaque véhicule.

Le problème aujourd’hui

Dans une collectivité, une association ou un établissement médico-social, les quelques véhicules du pool se réservent sur un cahier, par téléphone ou par un agenda partagé. Les clés sont dans un tiroir, le carnet de bord reste dans la boîte à gants et personne ne sait si le plein a été fait ni si le rétroviseur était déjà fêlé.

Quand deux équipes veulent le même véhicule le même matin, le secrétariat tranche au dernier moment. En fin d’année, il faut rassembler les carnets de bord pour établir les kilomètres par service. Un logiciel de flotte complet dépasse le besoin d’un pool de six véhicules partagés par une trentaine d’agents.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Véhicule et catégorie
• Demandeur
• Service
• Date et heure de départ
• Date et heure de retour
• Destination et motif
• Kilométrage au départ et au retour
• Niveau de carburant
• Anomalies signalées

Qui l’utilise

• Les agentsIls réservent un véhicule pour une visite ou une mission, puis déclarent le retour depuis leur téléphone.
• Les responsables de serviceIls valident les demandes de leur équipe quand c’est prévu et suivent les kilomètres de leur service.
• Les services générauxIls gèrent le pool, planifient les entretiens et traitent les anomalies déclarées au retour.
• La directionElle consulte le taux d’utilisation des véhicules pour décider d’en garder, d’en ajouter ou d’en rendre.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de réservation de véhicules de service pour notre association de 90 salariés, qui dispose de 6 véhicules partagés (citadines et minibus). La personne choisit une date, une heure de départ et de retour, une destination et un motif, puis voit les véhicules libres. Les minibus demandent la validation du responsable de service. Envoyez la confirmation par e-mail avec le lieu des clés. Au départ et au retour, le conducteur déclare depuis son téléphone le kilométrage, le niveau de carburant et d’éventuelles anomalies avec une photo. Les services généraux sont prévenus par e-mail quand une anomalie est signalée. Permettez de bloquer un véhicule pour un entretien. Ajoutez un bilan mensuel des kilomètres par service et par véhicule, exportable.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Gmail