Chargés d’événementiel : un seul outil pour les inscrits, le budget et les prestataires

1. Lundi, 9 h

   Le rétroplanning de la convention

   Salle, transport, invitations, signalétique : des dizaines de tâches, plusieurs responsables, et une liste que chacun tient à sa façon.

   L’outilOrganisation des salons professionnels

2. Mardi

   Les inscriptions arrivent par trois canaux

   Un formulaire, des e-mails et des appels : vous recopiez, vous cherchez les doublons, vous retrouvez qui a des contraintes alimentaires ou d’accessibilité.

   L’outilInscriptions aux événements

3. Mercredi

   Trois devis de traiteur à comparer

   Chacun présente ses prix à sa façon : par personne, avec ou sans service, avec ou sans boissons. Le comparatif se fait à la calculatrice.

   L’outilComparatif des devis fournisseurs

4. Jeudi

   Le budget qui bouge chaque jour

   Une navette en plus, des invités en plus : le total change, la direction financière demande où l’on en est et le tableur n’est pas à jour.

   L’outilSimulateur de budget événementiel

5. Vendredi

   Les déplacements de l’équipe et des intervenants

   Train, hôtel, repas : les demandes arrivent par e-mail, avec des dates qui changent. Il faut les faire valider avant que les prix montent.

   L’outilDemandes de déplacement professionnel

6. Le lendemain

   Le bilan et les remerciements

   Les retours des participants sont dans une boîte e-mail, les contacts du salon sur des cartes de visite. Le bilan attend la semaine suivante.

   L’outilEnquêtes de satisfaction client

• Excel ou Google Sheets

  Très bien pourLister les invités, le budget, les tâches et le planning de la journée.

  Ça coinceQuand plusieurs onglets se contredisent et que chaque modification demande de prévenir les autres.

• L’outil de billetterie ou d’inscription

  Très bien pourRecueillir les inscriptions et envoyer les invitations.

  Ça coinceQuand il faut ensuite relancer les absents, gérer les régimes alimentaires et imprimer les badges.

• Les e-mails des prestataires

  Très bien pourNégocier, recevoir les devis et les confirmations.

  Ça coinceQuand la dernière version d’un devis est enfouie dans un fil de trente messages.

• Le groupe de discussion de l’équipe

  Très bien pourSe coordonner vite, la veille de l’événement.

  Ça coinceQuand une décision de la semaine dernière a disparu sous les messages et que personne ne la retrouve.

Genipy ne remplace ni votre billetterie ni vos prestataires : il rassemble autour d’eux l’information que votre équipe consulte.

1. Lundi

   À trois mois de la convention annuelle, il découvre que deux collègues ont réservé chacun un traiteur. Les listes ne se recoupent plus.

2. Mardi matin

   Il copie le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace la ville, la date et les postes de dépenses par les siens.

3. Mardi après-midi

   Il essaie l’outil, puis demande deux changements en français : une colonne pour le prestataire de chaque tâche et un statut « en attente de devis ».

4. Mercredi

   L’outil de la convention passe les contrôles de Genipy et s’ouvre en ligne. Il invite l’équipe en Éditeur, la direction en Lecteur et envoie le lien d’inscription aux invités.

5. Après la convention

   Il garde la même base pour le séminaire de l’automne ; la version de la convention reste là, prête à être rétablie.

• Organisation des salons professionnels Suivi de dossiers Organisation des salons professionnels Rétroplanning, responsables et échéances : tout l’événement dans une liste que chacun voit à jour.
• Inscriptions aux événements Portails clients et fournisseurs Inscriptions aux événements Un formulaire, une liste en direct, des relances aux absents et les contraintes de chacun.
• Simulateur de budget événementiel Calculateurs et simulateurs Simulateur de budget événementiel Le budget se recalcule à chaque ajout, avant que la direction financière ne le demande.
• Suivi des partenariats et sponsors Suivi de dossiers Suivi des partenariats et sponsors Qui finance quoi, quelle contrepartie sur site, quel logo sur quel support, suivis jusqu’à la facture.
• Comparatif des devis fournisseurs Calculateurs et simulateurs Comparatif des devis fournisseurs Les devis du traiteur ou de la salle côte à côte, ramenés au même prix par personne.
• Demandes de déplacement professionnel Demandes et validations Demandes de déplacement professionnel Les voyages de l’équipe sont demandés et validés avant que les prix de dernière minute n’arrivent.
• Feuilles d’émargement Documents et automatisations Feuilles d’émargement Les participants signent sur une tablette et la liste de présence est prête à la fin de la journée.
• Enquêtes de satisfaction client Documents et automatisations Enquêtes de satisfaction client L’enquête part le lendemain et les réponses sont classées par sujet pour votre bilan.

• Vos collègues de l’équipeÉditeurIls cochent leurs tâches, saisissent leurs dépenses et voient tout de suite ce qui bloque.
• Les prestatairesÉditeurLe traiteur ou l’agence déposent leur devis et leurs confirmations sur leur propre partie, sans ouvrir le reste.
• La direction financièreLecteurElle suit le budget prévu et engagé, sans vous demander de point.
• L’accueil le jour JLecteurIl consulte la liste des inscrits, les badges et le plan de table depuis une tablette.

L’événement terminé, vous retirez les droits des prestataires et gardez l’outil pour la prochaine édition.

• Marketing et communicationCalendrier éditorial, validation des contenus, salons, avis clients : le marketing décrit ses outils à l’IA, puis les partage avec l’entreprise sur Genipy.
• Responsables marketingTableau de bord marketing, calendrier, validation, références clients : les outils que les responsables marketing créent avec l’IA et partagent avec Genipy.
• Chargés de communicationUn outil de calendrier éditorial, des relectures, des visuels, une photothèque : ce que les chargés de communication créent avec l’IA et partagent avec Genipy.
• Assistants de directionLes outils d’assistante de direction que vous créez avec l’IA : déplacements, comptes rendus, comités, conseil, signatures, partagés en ligne avec Genipy.
• Responsables commerciauxTableau de bord commercial, pipeline, remises, commissions : les outils que les responsables commerciaux créent avec l’IA et partagent avec Genipy.

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Associations et fédérationsAgences de communication