La checklist de départ d’un salarié suivie pas à pas par les RH et les services généraux

En bref

• Chaque départ ouvre un dossier avec toutes les étapes à franchir, de la lettre de démission au dernier badge rendu.
• Chaque étape a un responsable et une date et l’outil relance par e-mail celui qui tarde.
• Les RH savent à tout moment ce qui reste à faire avant le dernier jour.

Le problème aujourd’hui

Quand un salarié part, tout le monde pense que quelqu’un d’autre s’en occupe. Les RH préparent le solde de tout compte et les papiers de fin de contrat, le manager réfléchit au passage de relais, les services généraux cherchent qui a le badge, l’ordinateur et les clés du véhicule. La liste est dans la tête de chacun ou dans un vieux document Word.

Résultat : un téléphone jamais rendu, un badge qui ouvre encore les portes des semaines plus tard, une attestation envoyée en retard, un entretien de sortie oublié. Un logiciel RH complet gère rarement les restitutions de matériel et un tableau Excel partagé, aussi pratique soit-il, ne relance personne quand une étape traîne.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié et poste
• Manager
• Motif du départ
• Dernier jour travaillé
• Étapes et responsables
• Matériel à restituer
• Documents remis
• Date de l’entretien de sortie
• Statut du dossier

Qui l’utilise

• Les RHElles ouvrent le dossier, suivent chaque étape et clôturent le départ quand tout est rendu et signé.
• Le managerIl prépare le passage de relais, indique ce que le salarié laisse en cours et valide ses propres étapes.
• Les services générauxIls récupèrent le matériel, les clés et le badge et confirment chaque restitution dans l’outil.
• Le salarié partantIl voit ce qu’il doit rendre, répond à l’entretien de sortie et retrouve ses documents de fin de contrat.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des départs de salariés pour notre entreprise de 250 personnes. Les RH ouvrent un dossier avec le salarié, son manager, le motif (démission, rupture conventionnelle, fin de CDD, retraite, licenciement) et le dernier jour travaillé. Selon le motif, l’outil crée une liste d’étapes : préparation du solde de tout compte, document de fin de contrat attestant de l’emploi occupé, attestation destinée à France Travail, passage de relais par le manager, restitution du badge, des clés, de l’ordinateur, du téléphone et du véhicule, entretien de sortie. Chaque étape a un responsable et une date limite, avec relance par e-mail la veille de l’échéance. Les services généraux confirment les restitutions, avec photo possible. Le salarié ne voit que ses restitutions ; l’entretien de sortie est réservé aux RH. Ajoutez un tableau des départs en cours et un export mensuel.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Agenda
• Gmail
• Slack