Le suivi des alternants et stagiaires de la convention signée jusqu’à la fin du parcours

En bref

• Chaque jeune a un dossier avec sa convention ou son contrat, son école et son tuteur.
• Les pièces manquantes et les échéances sont rappelées avant qu’elles ne bloquent.
• Tuteurs et écoles complètent leurs parties du dossier sans passer par les RH.

Le problème aujourd’hui

Septembre arrive et vingt jeunes rejoignent l’entreprise : certains en apprentissage, d’autres en stage de six mois. Chaque école envoie sa convention dans un format différent, les contrats passent par un e-mail ou par la plateforme de l’école et le tuteur ne sait pas toujours quand son alternant est à l’école ou en entreprise.

Les RH tiennent un tableau pour les dates, un dossier partagé pour les pièces et une boîte e-mail pour les relances. Une convention qui manque, une fin de stage mal repérée ou une évaluation oubliée ne se voient qu’au dernier moment. Un logiciel RH complet traite surtout les salariés permanents et ses fiches ne reflètent pas le rythme d’une alternance.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Nom du jeune
• Type : alternant ou stagiaire
• École et diplôme préparé
• Tuteur ou maître d’apprentissage
• Dates de début et de fin
• Rythme école-entreprise
• Pièces fournies
• Évaluations
• Aide à l’embauche
• Gratification ou salaire

Qui l’utilise

• L’équipe RHElle ouvre les dossiers, suit les pièces, les signatures et les aides et prépare les fins de parcours.
• Les tuteursIls accompagnent leur jeune, notent les missions, saisissent les évaluations et voient son calendrier.
• Les alternants et stagiairesIls déposent leurs pièces, consultent leurs dates et leur rythme et retrouvent leurs évaluations.
• Les écoles partenairesElles envoient les conventions et suivent les périodes en entreprise de leurs étudiants, selon l’accès que vous leur ouvrez.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des alternants et stagiaires pour une entreprise de 500 salariés qui accueille environ 40 jeunes par an. Chaque jeune a un dossier : type (apprentissage, professionnalisation, stage), école, diplôme préparé, tuteur, service, dates de début et de fin, rythme d’alternance, gratification ou salaire. Listez les pièces attendues par type (convention de stage, contrat d’apprentissage, assurance, avenant) avec un statut ; relance par e-mail le jeune ou l’école quand une pièce manque. Les tuteurs ne voient que leurs jeunes et saisissent une évaluation à mi-parcours et en fin de parcours. Les RH voient tout et suivent les aides à l’embauche avec leurs dates. Envoyez un rappel trois mois avant la fin de chaque parcours pour décider d’une proposition d’embauche. Ajoutez un calendrier de présence en entreprise par service et un export pour la direction.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Agenda