Les attestations employeur demandées en ligne, remplies et signées sans ressaisie

En bref

• Le salarié choisit son type d’attestation dans une liste, sans écrire aux RH.
• Le document se remplit seul à partir de sa fiche, puis les RH le relisent et le signent.
• Chaque attestation émise reste classée, avec sa date et son destinataire.

Le problème aujourd’hui

Un salarié a besoin d’un justificatif pour un dossier de location, un prêt ou une démarche administrative. Il écrit aux RH, qui rouvrent un modèle Word, retapent le nom, la date d’entrée, le poste, puis impriment, signent, scannent et renvoient. Quand les demandes s’enchaînent, la gestionnaire y passe une bonne partie de sa semaine.

Les modèles circulent en plusieurs versions, une faute de frappe sur une date d’embauche passe inaperçue et personne ne sait vraiment qui a reçu quel document. Un logiciel de paie propose parfois un module, mais il impose ses formulations et vos cas particuliers n’y entrent pas.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié demandeur
• Type d’attestation
• Destinataire du document
• Motif de la demande
• Date de la demande
• Statut de la demande
• Signataire
• Document PDF émis

Qui l’utilise

• Les salariésIls demandent un justificatif quand ils en ont besoin et le reçoivent par e-mail, sans attendre qu’un gestionnaire ait le temps.
• Les gestionnaires RHIls relisent les attestations préparées par l’outil, corrigent un détail si besoin et valident l’envoi en un clic.
• La responsable RHElle tient les modèles, désigne les signataires et suit les demandes en attente ou refusées.
• Les anciens salariésIls peuvent demander un document après leur départ, par un lien reçu par e-mail, selon ce que vous autorisez.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de demande d’attestations employeur pour notre entreprise de 250 salariés. Le salarié se connecte par e-mail, choisit un type de document (attestation de travail, attestation de salaire, attestation de présence, autre), indique le destinataire et le motif. L’outil remplit un modèle PDF avec les informations de sa fiche : nom, poste, date d’entrée, type de contrat, rémunération pour l’attestation de salaire. Les attestations de travail partent seules ; les attestations de salaire passent d’abord par un gestionnaire RH qui relit et valide. Le document est signé au nom du responsable RH et envoyé au salarié par e-mail. Chaque salarié ne voit que ses demandes. Gardez l’historique de tous les documents émis, avec la date et le signataire. Les RH peuvent modifier les modèles et la liste des types de documents.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Google Sheets