Gestionnaires de paie : les éléments du mois arrivent propres, avant la clôture

1. Du 15 au 20

   Les heures supplémentaires arrivent en ordre dispersé

   Un tableur par site, un e-mail du chef d’équipe, une photo de feuille de présence : il faut tout recompter avant de saisir.

   L’outilHeures supplémentaires

2. Autour du 20

   Les absences qui ne collent pas aux congés posés

   Le manager annonce trois jours, le salarié en avait demandé deux : vous croisez à la main les demandes et les absences.

   L’outilSuivi des congés

3. La veille de la clôture

   Les notes de frais à rembourser avec la paie

   Il manque un justificatif, une validation de manager ou le ticket est illisible. Vous écrivez à chacun, un par un.

   L’outilNotes de frais

4. Fin de mois

   Les entrées et les sorties à ne pas oublier

   Un départ arrive de la production, sans date de sortie du matériel. Le solde de tout compte attend une information qui dort chez un autre service.

   L’outilDépart des salariés

5. Au fil de l’eau

   Les attestations demandées pour le lendemain

   Une banque, un bailleur, un futur employeur : la demande tombe en pleine clôture et passe devant le reste.

   L’outilAttestations employeur

6. Après la paie

   Les augmentations dont il faut retrouver la décision

   Un salarié s’étonne d’une augmentation absente du mois ; deux mois plus tard, personne ne retrouve qui l’avait validée, ni à quelle date.

   L’outilCampagne d’augmentations salariales

• Votre logiciel de paie

  Très bien pourCalculer les bulletins, tenir les règles légales et conventionnelles, produire les déclarations.

  Ça coinceQuand il faut réunir les éléments en amont : il reçoit ce que vous saisissez, il ne court pas après les managers.

• Le tableur envoyé aux managers

  Très bien pourSe mettre d’accord sur les colonnes, vite.

  Ça coinceQuand vingt fichiers reviennent, tous un peu différents, et qu’il faut les rassembler à la main.

• Les e-mails et les messages

  Très bien pourPrévenir d’un changement de dernière minute.

  Ça coinceQuand la validation d’une prime est enfouie dans un fil et qu’on ne la retrouve plus.

• Le fichier envoyé au cabinet ou au prestataire

  Très bien pourTransmettre les éléments du mois sous un format connu.

  Ça coinceQuand il faut le reconstituer chaque mois à partir de dix sources.

Genipy ne remplace pas votre logiciel de paie : il prépare ce qui y entre et vous évite de le reconstituer chaque mois.

1. La veille de la clôture

   Il lui manque les éléments de quatre équipes. Il passe la soirée à relancer par e-mail et à recompter des heures sur des photos de feuilles.

2. Le lendemain matin

   Il colle le prompt ci-dessus dans Claude Code, remplace les sites et la date de clôture et ajoute la prime de panier de la production.

3. Le lendemain après-midi

   Il essaie l’outil avec un manager et demande deux changements en français : une colonne pour le motif de chaque absence et un plafond au-delà duquel une prime doit être validée.

4. Deux jours plus tard

   Genipy contrôle la collecte, et surtout ses accès, avant de l’ouvrir. Il invite les managers par e-mail ; chacun se connecte avec le lien reçu et ne voit que son équipe. Le mois suivant, les relances partent seules à partir du 15.

5. Deux mois plus tard

   Un nouvel accord crée une prime d’astreinte. Il la décrit à l’IA, une nouvelle version est publiée et la précédente reste réactivable.

• Heures supplémentaires Demandes et validations Heures supplémentaires Les chefs d’équipe déclarent depuis leur téléphone ; vous recevez un récapitulatif validé.
• Suivi des congés Demandes et validations Suivi des congés Les absences et les congés posés se croisent d’eux-mêmes, avant de saisir.
• Notes de frais Demandes et validations Notes de frais Le ticket est photographié, le manager valide et la ligne arrive complète.
• Départ des salariés Suivi de dossiers Départ des salariés Chaque service coche sa part : vous savez quand le solde de tout compte peut être préparé.
• Attestations employeur Documents et automatisations Attestations employeur Le salarié fait sa demande en ligne ; le document se remplit seul et vous le validez.
• Déclaration des accidents du travail Suivi de dossiers Déclaration des accidents du travail L’accident est déclaré depuis le terrain, avec les dates utiles à la paie et au suivi.
• Campagne d’augmentations salariales Demandes et validations Campagne d’augmentations salariales Les décisions d’augmentation arrivent validées, avec la date d’effet.
• Suivi des intérimaires Fichiers et registres Suivi des intérimaires Vous savez qui est présent sur quel site avant de contrôler les relevés d’heures.

• Les managersÉditeurIls déclarent les heures, les absences et les primes de leur équipe et rien d’autre.
• Les assistants RHÉditeurIls suivent les entrées et les sorties et vous préviennent des dossiers qui bougent.
• La direction financièreLecteurElle consulte le récapitulatif du mois, sans le détail par salarié.
• Les salariésÉditeurIls demandent une attestation en ligne et suivent l’avancement de leur demande.

Pendant vos congés, un collègue de la paie peut reprendre l’outil : il suffit de lui en confier la propriété, comme pour un fichier partagé.

• Ressources humainesCongés, arrivées, entretiens annuels, visites médicales : décrivez l’outil RH qui vous manque, l’IA le crée et Genipy l’ouvre aux managers et aux salariés.
• Responsables RHEntretiens, congés, arrivées, attestations, absentéisme : les outils que les responsables RH créent avec l’IA et partagent avec les managers grâce à Genipy.
• Assistants RHEntrées, contrats, attestations, visites médicales, registre du personnel : les outils d’assistante RH que vous créez avec l’IA et partagez avec Genipy.
• Responsables formationLe suivi des formations des salariés ne tient plus sur Excel ? Demandes, plan, habilitations, émargements, budget : créez l’outil avec l’IA, Genipy le partage.
• Responsables comptablesFactures fournisseurs, notes de frais, rapprochement, clôture : les outils que les responsables comptables créent avec l’IA et partagent grâce à Genipy.