Cas d’usage · Demandes et validations
La feuille de temps en ligne pour saisir ses heures par client et par mission
Chaque collaborateur note son temps par mission en fin de semaine, son manager valide, la facturation reprend les heures telles quelles. Un outil créé avec votre IA, vérifié et mis en ligne par Genipy.
PourChefs de projet
Aussi pourCabinets d’expertise comptableCabinets d’avocatsAgences de communicationTransformer un Excel en application
En bref
- Chacun saisit son temps par client et par mission, depuis son ordinateur ou son téléphone.
- Le manager valide la semaine de son équipe et repère les écarts avant la fin du mois.
- La facturation récupère les heures validées sans les retaper.
Le problème aujourd’hui
Dans un cabinet de conseil, une agence ou une société d’événementiel, le temps est la matière première. Pourtant il se note sur des fichiers Excel individuels, retrouvés à la dernière minute, avec des clients orthographiés de trois façons et des semaines oubliées. Chaque départ en congé ou en mission complique encore le rapprochement.
En fin de mois, la finance relance chacun, additionne les fichiers, corrige les erreurs et prépare les factures avec un doute sur les heures réellement passées. Un logiciel de gestion de projets complet est souvent lourd à mettre en place pour une équipe qui veut seulement saisir, valider, facturer.
Ce que fait l’outil
Une saisie en quelques minutes
Une grille par semaine : les missions en lignes, les jours en colonnes. Le collaborateur recopie la semaine précédente d’un clic, ajuste les heures et ajoute un commentaire quand la facture l’exige.
Des clients et missions maîtrisés
Les clients, missions et codes d’activité sont créés par la finance ou les managers. Chacun ne voit dans sa grille que les missions auxquelles il est affecté, ce qui évite les erreurs de saisie.
Un rappel chaque vendredi
Le vendredi après-midi, un e-mail rappelle à ceux qui n’ont pas saisi leur semaine de le faire. Le lundi, le manager voit la liste des retardataires et peut relancer en un clic.
Les semaines de l’équipe validées
Le manager parcourt les semaines de son équipe, compare avec le budget d’heures de chaque mission et valide ou renvoie avec une remarque. Une semaine validée ne peut plus être modifiée sans accord.
Les heures prêtes à facturer
En fin de mois, la finance obtient les heures validées par client, mission et collaborateur, avec les taux horaires. L’export alimente directement la préparation des factures.
Le suivi des budgets de mission
Pour chaque mission, l’outil affiche les heures prévues, consommées et restantes. Le responsable est alerté quand le budget est presque consommé, avant de dépasser sans l’avoir décidé.
Les informations suivies
- Collaborateur
- Semaine concernée
- Client
- Mission ou projet
- Code d’activité
- Heures par jour
- Commentaire
- Statut de validation
- Taux horaire
Qui l’utilise
- Les collaborateursIls saisissent leurs heures chaque semaine et voient le total passé sur chacune de leurs missions.
- Les managersIls valident les semaines de leur équipe et suivent la consommation du budget de chaque mission.
- La financeElle récupère les heures validées pour la facturation et vérifie que rien n’a été oublié en fin de mois.
- Les RHElles consultent les totaux d’heures par personne pour contrôler la durée du travail et préparer la paie.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un outil de feuilles de temps pour notre agence de 60 personnes. Chaque collaborateur saisit chaque semaine ses heures par jour, pour chaque mission sur laquelle il est affecté, avec un commentaire facultatif ; il peut copier la semaine précédente. Les clients et missions sont créés par les managers, avec un budget d’heures et un taux horaire. Le vendredi à 16 heures, un e-mail rappelle aux collaborateurs qui n’ont pas saisi leur semaine de le faire. Le manager valide ou renvoie la semaine de son équipe avec une remarque. Une fois validée, la semaine est verrouillée. Prévoyez une vue du budget consommé par mission, avec une alerte à 80 %, et un export mensuel des heures validées par client pour la facturation. Les collaborateurs ne voient que leurs heures, les managers celles de leur équipe, la finance et les RH voient tout. Utilisable sur téléphone.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Google Sheets
Slack
GmailCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
