3Pour les agences de communication
Le logiciel de gestion de votre agence de communication, créé par vos équipes avec l’IA
Temps passés, validation des créations par les clients, planning des équipes, devis : vos chefs de projet décrivent l’outil à votre IA. Genipy le vérifie, le met en ligne et le partage avec l’équipe et avec vos clients quand ils doivent valider.
01En bref
Quel logiciel de gestion choisir pour une agence de communication ?
Choisissez un logiciel de gestion d’agence qui couvre le socle : suivi des projets, temps passés par client, planning des équipes, devis et facturation. Vérifiez ensuite ce qu’il laisse de côté, selon les cas la validation des créations ou une marge calculée à votre façon. Ce reste peut tenir dans un outil complémentaire, créé sans développeur.
- Listez vos besoins réels : temps, devis, planning, validation, facturation.
- Repérez ce que le logiciel couvre et ce qui reste dans des tableurs.
- Testez avec une équipe projet avant d’équiper toute l’agence.
- Prévoyez qui garde la main sur chaque outil et qui y a accès.
02Votre situation
Dans une agence, chaque client a sa façon de travailler et vos outils suivent mal
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Les temps se saisissent trop tard
Les heures sont notées le vendredi soir, de mémoire. Au moment de facturer, personne ne sait vraiment ce qu’un projet a coûté.
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Les validations se perdent dans les e-mails
Le client répond à trois personnes, par trois canaux. Difficile de dire quelle version est la dernière et qui a donné son accord.
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Le planning vit dans un tableur
Qui est libre la semaine prochaine ? La réponse dépend du fichier que l’on ouvre et il y en a plusieurs.
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Le logiciel de gestion ne colle pas à vos usages
Il couvre les devis et la facturation. Votre façon de briefer, de relancer un client ou de suivre la marge, elle, reste hors de l’outil.
Que doit couvrir un logiciel de gestion pour une agence de communication ?
Le cœur du besoin tient en quatre fonctions. Le suivi des projets, avec leurs étapes, leurs responsables et leurs échéances. Le suivi des temps, par client et par mission. Le planning des équipes, pour savoir qui est disponible. Et la partie commerciale : devis, bons de commande, facturation. Sur ce dernier point, vérifiez que le logiciel passe par une plateforme agréée pour la facture électronique : obligatoire en émission pour les grandes entreprises et les ETI depuis le 1er septembre 2026, elle le devient pour les PME et les microentreprises le 1er septembre 2027.
Une agence ajoute deux besoins que les autres métiers connaissent peu : la validation des créations par le client, avec l’historique des retours, et la rentabilité de chaque projet. Sans ces deux-là, on facture à l’estime et on découvre la perte trop tard.
Comment faire le suivi des temps dans une agence ?
La règle qui marche : saisir le temps chaque jour, pas chaque semaine. Une saisie en fin de journée, en deux minutes, par client et par mission, est bien plus fiable qu’un souvenir du vendredi. Choisissez peu de catégories de tâches, sinon personne ne les remplit, et séparez le temps facturable du temps interne : prospection, réunions, compétitions perdues.
Rapprochez ensuite le temps passé du temps vendu. Quand un projet vendu pour dix jours en consomme quatorze, vous voulez le voir pendant le projet, pas après. Un responsable doit pouvoir valider les feuilles de temps avant qu’elles partent à la facturation.
Comment calculer la rentabilité par projet dans une agence ?
Prenez le montant vendu, retirez le coût du temps passé et les achats extérieurs : photographe, imprimeur, régie. Le résultat divisé par le montant vendu donne la marge du projet. Pour valoriser le temps, utilisez un coût journalier par profil : salaire chargé et part des frais fixes, divisés par le nombre de jours réellement travaillés sur des projets. Mettez-le à jour une fois par an.
Deux pièges reviennent. Oublier les retours du client au-delà de ce que le devis prévoyait, qui consomment du temps sans rien facturer. Et comparer des projets de nature différente : une identité visuelle et un site ne se mesurent pas de la même façon.
Comment organiser la validation des créations avec un client ?
Une seule version à la fois, une seule personne côté client qui valide, une date limite de réponse écrite dans l’envoi. Chaque retour est rattaché à la version qu’il concerne et chaque accord est daté. Ainsi, en cas de désaccord sur une facture, vous retrouvez qui a validé quoi et quand.
Prévoyez aussi une relance automatique quand le client ne répond pas et un nombre de tours de corrections annoncé dès le devis. C’est ce qui évite les allers-retours sans fin.
03Avec Genipy
Avec Genipy, vos chefs de projet créent les outils que votre logiciel n’a pas
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Votre chef de projet décrit, l’IA crée
Il explique à votre IA comment vous briefez, saisissez les temps ou faites valider une création. L’IA écrit l’outil, puis il le teste et réclame des retouches, toujours en français.
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Genipy vérifie à chaque publication
Tests, contrôle des accès, passage dans un vrai navigateur : l’outil est contrôlé avant que l’équipe ou le client l’ouvre, à chaque nouvelle version.
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Vous le partagez comme un Google Doc
Lecteur, Éditeur ou Propriétaire : chaque personne invitée se connecte par e-mail ou par OAuth (Google, Microsoft, etc.). Chaque publication garde une version de l’outil.
04Le comparatif
Logiciel d’agence, tableurs ou outil créé avec l’IA ?
| Critère | Logiciel de gestion d’agence | Tableurs et outil de gestion de projet | L’IA et Genipy |
|---|---|---|---|
| Devis, facturation et comptabilité | Couverts, c’est son point fort | À reconstruire à la main | Se branche sur votre logiciel plutôt que de le remplacer |
| S’adapte à votre façon de travailler | Par paramétrage, dans ses limites | Librement, mais sans garde-fou | Vos règles sont écrites dans le prompt |
| Mise en route | Reprise des données et formation de l’équipe | Immédiate | Le temps de décrire et de tester un premier outil |
| Validation par le client | Selon le logiciel, module intégré ou à prévoir à côté | Commentaires et e-mails, simples à lancer | Un outil dédié, avec le client en Lecteur ou Éditeur |
| Qui le fait évoluer | L’éditeur, selon sa feuille de route | Celui qui a bâti le fichier | Vos équipes, en décrivant le changement à l’IA |
| Fiabilité du partage | Droits gérés par l’éditeur | Partage facile, mais les fichiers se copient | Rôles, lien par e-mail, une version par publication |
Gardez votre logiciel de gestion pour les devis et la facturation et créez à côté ce qui est propre à votre agence. Nos comparatifs : Alternative à Airtable, Alternative à Google Sheets, Alternative à monday vibe, Alternative à Softr.
05Exemples
Trois outils à créer cette semaine
Scénarios illustratifs : le début du prompt à donner à votre IA et qui ouvre l’outil une fois publié.
- Demandes et validations Validation des contenus Un circuit de validation des contenus marketing : relecture marketing, juridique et conformité, mentions obligatoires vérifiées, historique des avis.
Nous sommes une agence de 40 personnes. Créez un outil où le chef de projet envoie une création à un client, chaque retour est rattaché à une version, et l’accord est daté. Relancez le client après cinq jours sans réponse et limitez les tours de corrections à deux.
Qui y a accèsLes chefs de projet en Éditeur, chaque client en Éditeur pour donner son accord sur ses seules créations, le directeur de création en Propriétaire.
- Demandes et validations Feuilles de temps Saisie hebdomadaire du temps par client et par mission, validation par le manager, heures transmises à la facturation : la feuille de temps en ligne.
Créez une feuille de temps quotidienne pour nos 35 collaborateurs : client, mission, durée. Le chef de projet valide chaque semaine et l’outil compare le temps passé au temps vendu sur chaque mission.
Qui y a accèsChaque collaborateur en Éditeur sur sa propre saisie, les chefs de projet en Éditeur pour valider, la direction en Lecteur, le responsable d’agence en Propriétaire.
- Calculateurs et simulateurs Calcul de la marge par affaire Calcul de la marge par chantier, mission ou projet : budget vendu, heures et coûts réels suivis au fil de l’eau, dans un outil créé avec l’IA.
Créez un calcul de marge par projet : montant vendu, temps passé valorisé au coût journalier de chaque profil, achats extérieurs. Affichez en rouge les projets dont la marge passe sous un seuil que je règle.
Qui y a accèsLe dirigeant en Propriétaire, l’administration en Éditeur, les chefs de projet en Lecteur sur leurs projets.
06Démarrer
Votre premier outil d’agence, en trois étapes
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Choisissez ce qui vous fait perdre du temps
Les relances de validation, la saisie des temps ou le calcul de marge : un seul sujet, celui qui revient chaque semaine.
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Faites-le décrire par un chef de projet
Il le décrit à votre IA avec vos règles, puis l’essaie avec deux collègues et un client habitué.
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Publiez-le pour l’agence
Genipy le vérifie et le met en ligne ; vous invitez l’équipe et les clients concernés, chacun avec son rôle.
07Pour aller plus loin
Les pages qui vont avec
Questions
Agences de communication : vos questions
Qui est derrière Genipy
Christopher LafayCofondateur et CTO · Code depuis ses 9 ans.LinkedIn
Alexandre ReynalCofondateur et CEO · Avait les idées mais pas les compétences techniques pour les réaliser.LinkedIn
Ils ont créé Genipy pour que vous concrétisiez vos idées en toute sécurité, sans écrire de code. Posez-leur toutes vos questions pendant une démo de 30 minutes.
Réserver une démo01Quel logiciel de gestion pour une agence de communication de 30 personnes ?
Celui qui couvre vos devis, vos temps et votre facturation sans vous imposer ses habitudes. Dressez d’abord la liste de ce que vous faites chaque semaine, puis regardez ce qui reste hors de l’outil. Ce reste, validation des créations ou marge par projet, peut être créé avec l’IA.
02Comment suivre les temps passés par projet dans une agence ?
Faites saisir le temps chaque jour, par client et par mission, avec peu de catégories. Une validation hebdomadaire par le chef de projet évite les erreurs avant la facturation. L’outil peut ensuite comparer le temps passé au temps vendu pour alerter pendant le projet.
03Comment calculer la rentabilité d’un projet d’agence ?
Soustrayez du montant vendu le temps valorisé au coût journalier de chaque profil et les achats extérieurs. Divisez par le montant vendu pour obtenir la marge. Pensez à inclure les corrections demandées par le client au-delà du devis, qui coûtent du temps sans être facturées.
04Le client de l’agence peut-il valider les créations dans l’outil ?
Oui. Vous invitez le client en Éditeur pour qu’il donne son accord ou en Lecteur pour qu’il suive l’avancement ; l’outil étant privé, seules les personnes invitées l’ouvrent. Il se connecte par e-mail ou par OAuth (Google, Microsoft, etc.), sans mot de passe à retenir. Les outils et leurs données sont hébergés en Europe sur Microsoft Azure. Nos sous-traitants sont listés dans la politique de confidentialité. Le reste se détaille en démo.
05Que devient l’outil si le chef de projet qui l’a créé quitte l’agence ?
Il reste en ligne et l’équipe continue de l’utiliser. Comme pour un Google Doc, un autre collaborateur devient Propriétaire et le fait évoluer avec l’IA. Chaque publication garde une version et la précédente peut être réactivée en un clic.
06Faut-il abandonner notre logiciel de facturation actuel ?
Non, gardez-le pour les devis et la facturation, en vérifiant qu’il est prêt pour la facture électronique, obligatoire pour les PME en septembre 2027. Autour de lui, l’IA crée ce qui lui échappe : briefs, validations de créations, plannings, suivi de marge. Décidez ensuite, besoin par besoin, ce qui mérite un outil à part.
Montrez-nous votre dernier projet qui a mal fini côté marge.
En 30 minutes de visio, Alexandre et Christopher, les fondateurs, partent d’un de vos fichiers de suivi : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec votre agence.
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