Le suivi des heures supplémentaires déclarées sur le terrain, validées avant la paie

En bref

• Les heures supplémentaires se déclarent sur place, le jour même, avec le motif.
• Le responsable valide ou refuse avant la fin du mois et chacun voit son compteur.
• La paie reçoit un récapitulatif par salarié, avec les majorations à appliquer.

Le problème aujourd’hui

Sur un chantier ou en service du soir, les heures en plus se notent sur un papier, un message vocal ou un coup de fil au bureau. En fin de mois, le conducteur de travaux ou le chef de salle reconstitue de mémoire et la paie découvre des chiffres qu’elle ne sait pas vérifier.

Les erreurs coûtent cher des deux côtés : des heures oubliées pour le salarié, des heures non autorisées pour l’entreprise. Le contingent annuel et la contrepartie obligatoire en repos sont rarement suivis en cours d’année. Quant aux logiciels de gestion des temps, ils supposent des pointeuses et un paramétrage pensés pour les bureaux, pas pour des équipes qui changent de lieu chaque semaine.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Salarié concerné
• Date
• Nombre d’heures
• Tranche horaire (jour, nuit, dimanche)
• Motif
• Chantier ou service
• Déclarant
• Décision du responsable
• Paiement ou récupération
• Total depuis le début de l’année

Qui l’utilise

• Les chefs d’équipeIls déclarent depuis leur téléphone les heures faites par leur équipe, avec le motif, le jour même.
• Les responsables d’exploitationIls valident ou refusent les déclarations et surveillent le contingent de chaque salarié.
• Les salariésIls consultent leurs heures déclarées, leur décision et leur solde de récupération sans passer par le bureau.
• La paie et les RHElles contrôlent le récapitulatif mensuel et appliquent les majorations avant d’établir les bulletins.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de suivi des heures supplémentaires pour notre entreprise de 90 salariés (chantiers et restauration), utilisable sur téléphone. Le chef d’équipe déclare des heures : salariés concernés, date, nombre d’heures, tranche (jour, nuit, dimanche ou jour férié), chantier ou service, motif, avec une photo facultative. Le responsable reçoit un e-mail, puis valide, refuse ou corrige chaque déclaration ; le chef d’équipe est prévenu de la décision. Pour chaque heure validée, on choisit paiement ou récupération. Appliquez par défaut les majorations légales (25 % pour les huit premières heures au-delà de 35 heures par semaine, 50 % ensuite), que nous adapterons à notre convention collective. Affichez le total annuel de chaque salarié et alertez le responsable quand il approche du contingent annuel, réglable selon notre convention (220 heures par défaut). Chaque salarié voit ses heures et son solde de récupération ; le chef d’équipe voit son équipe. Générez chaque mois un récapitulatif par salarié, exportable en tableur, pour la paie.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Google Sheets
• Gmail