La gestion documentaire qualité avec une seule version en ligne, lue par chacun

En bref

• Procédures, modes opératoires et formulaires vivent au même endroit, chacun avec son responsable.
• Un document ne passe en ligne qu’après relecture et approbation par les bonnes personnes.
• Les équipes concernées confirment leur lecture et vous gardez la preuve de qui a lu quoi.

Le problème aujourd’hui

Dans bien des services qualité, les procédures dorment dans des dossiers partagés, avec des noms comme « v3_final_bis ». Un atelier imprime une ancienne version, une équipe de nuit n’a jamais reçu la révision de mars et personne ne sait dire qui a vraiment lu la nouvelle consigne.

Au moment d’un audit, il faut retrouver à la main qui a rédigé, qui a approuvé et à quelle date. Les grandes suites de maîtrise documentaire font souvent bien plus que nécessaire et imposent leur propre circuit alors que vous voulez garder vos règles de diffusion : qui rédige, qui approuve, quel service doit lire.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Code et titre du document
• Type de document
• Processus concerné
• Rédacteur
• Approbateur
• Version et date d’application
• Prochaine révision
• Équipes destinataires
• Statut de lecture

Qui l’utilise

• Les rédacteursIls créent ou mettent à jour un document, le soumettent à relecture et suivent les remarques jusqu’à l’approbation.
• Les approbateursResponsables de service ou de direction, ils valident les documents de leur périmètre avec un commentaire daté.
• Les équipes de terrainSoignants, opérateurs ou chefs d’équipe consultent la version en vigueur et confirment leur lecture.
• La qualitéElle tient le registre, relance les lectures manquantes et sort la liste des documents pour un audit.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de gestion documentaire qualité pour notre établissement d’environ 200 personnes, réparties en 8 services. Chaque document a un code, un titre, un type (procédure, mode opératoire, instruction, formulaire), un processus, un rédacteur, un approbateur, une version et une date de révision. Le circuit est le suivant : brouillon, relecture, approbation, publication. Seule la dernière version approuvée est visible par les équipes ; les anciennes passent aux archives. À chaque publication, envoie un e-mail aux services concernés, qui confirment leur lecture en un clic. Prévoyez un rappel un mois avant chaque date de révision, une vue des lectures manquantes avec relance et un export de la liste des documents en vigueur. Permettez de joindre un fichier PDF ou une photo à chaque version. Les droits sont : lecteur, rédacteur, approbateur, qualité.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

• Gmail
• Slack