Le planning des audits internes du programme annuel au rapport rédigé en fin de visite

En bref

• Le programme annuel place chaque processus ou service dans le calendrier, avec son auditeur.
• L’auditeur déroule la grille sur tablette, note les constats et joint des photos.
• Le rapport est rédigé à la fin de la visite et les écarts alimentent les actions à suivre.

Le problème aujourd’hui

Le programme d’audits tient dans un tableau que la qualité met à jour à la main. Les auditeurs internes, qui ont d’abord un autre métier, découvrent leur audit au dernier moment. La grille est un document Word imprimé, annoté au stylo, puis retapé dans un rapport quelques jours après la visite.

Les constats se perdent entre le rapport et le suivi des actions et à l’audit externe on réunit les preuves en urgence. Un logiciel qualité intégré déborde largement le besoin d’une équipe de deux personnes qui veut seulement programmer, auditer sur le terrain et rendre compte à la direction.

Ce que fait l’outil

Les informations suivies

• Processus ou service audité
• Date prévue et réalisée
• Auditeur et co-auditeur
• Référentiel et exigences
• Grille de questions
• Constats et preuves
• Écarts relevés
• Actions et pilotes
• Rapport d’audit

Qui l’utilise

• Le responsable qualitéIl construit le programme annuel, affecte les auditeurs, relit les rapports et prépare la revue de direction.
• Les auditeurs internesIls retrouvent leurs audits, déroulent la grille sur tablette et valident le rapport rédigé en fin de visite.
• Les responsables auditésIls reçoivent le rapport, répondent aux écarts et suivent leurs actions jusqu’à la clôture.
• La directionElle voit l’avancement du programme et les écarts qui reviennent, avant de décider des priorités.

Le prompt pour créer l’outil

Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.

Claude Code

›Créez un outil de planning des audits internes pour un établissement de 250 personnes engagé dans une démarche ISO 9001, avec un service qualité de deux personnes et douze auditeurs internes formés. Le responsable qualité construit un programme annuel : processus ou service, trimestre, auditeur et co-auditeur. Empêchez qu’un auditeur audite son propre service, envoyez-lui un e-mail et créez l’événement dans son agenda. Pour chaque processus, prévois une grille de questions modifiable, avec réponse conforme, non conforme ou observation, commentaire, preuve et photo, utilisable sur tablette. À la fin de la visite, génère un rapport en PDF avec périmètre, personnes rencontrées, points forts, écarts et pistes d’amélioration, que l’auditeur relit avant envoi. Chaque écart devient une action pour le responsable audité, avec échéance et relance par e-mail. Ajoutez une synthèse annuelle des audits et des écarts par processus pour la revue de direction.

Copier le prompt

Le mettre en place avec Genipy

1. Décrivez l’outil à l’IA

   Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.

2. Genipy le vérifie et le met en ligne

   À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.

3. Partagez-le comme un Google Doc

   Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.

Les logiciels qu’il relie

L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.

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• Gmail