Cas d’usage · Portails clients et fournisseurs
Les réclamations qualité fournisseurs traitées avec le fournisseur dans un espace commun
Une réclamation sur un lot défectueux, le fournisseur répond dans son espace avec son analyse et ses actions, les coûts se suivent. Un portail créé avec votre IA, que Genipy met en ligne.
En bref
- La qualité ouvre une réclamation sur un lot, avec photos, quantités et motif du défaut.
- Le fournisseur reçoit un lien, y dépose son analyse et ses actions correctives.
- Les coûts de non-qualité et les délais de réponse se suivent fournisseur par fournisseur.
Le problème aujourd’hui
Un lot arrive abîmé ou hors tolérance. Le contrôle réception envoie des photos par e-mail à l’acheteur, qui les transfère au fournisseur, qui répond avec un rapport dans un format différent. Les échanges se perdent dans les boîtes de chacun et personne ne relance quand la réponse tarde.
Au moment de discuter du prochain contrat, les achats n’ont pas de vue claire : combien de réclamations, quels délais de réponse, quel coût pour l’entreprise. Les fichiers Excel de chaque site ne se recoupent pas. Un logiciel qualité complet est lourd à ouvrir à des fournisseurs extérieurs, qui ne veulent pas apprendre un nouvel outil.
Ce que fait l’outil
Une réclamation en quelques champs
Le contrôle réception sélectionne le fournisseur, la commande et le lot, indique les quantités touchées, décrit le défaut et joint des photos. L’acheteur est informé aussitôt.
L’espace du fournisseur
Le fournisseur reçoit un lien par e-mail et accède seulement à ses propres réclamations. Il y répond directement, dépose ses rapports au bon endroit et l’historique des échanges reste attaché au lot.
L’analyse et les actions du fournisseur
Une trame guide la réponse : cause identifiée, action immédiate, action corrective, date de mise en œuvre. Le format se calque sur votre modèle, comme un rapport 8D.
Des délais surveillés
Chaque réclamation a une date limite de réponse. Le fournisseur est relancé automatiquement et l’acheteur est alerté si l’échéance passe sans réponse.
Le suivi des coûts de non-qualité
La qualité et les achats saisissent le coût du tri, de la reprise, de l’arrêt de ligne ou de l’avoir demandé. Le total apparaît par réclamation et par fournisseur.
Un bilan fournisseur
Un tableau regroupe, par fournisseur et par période, le nombre de réclamations, les délais de réponse et les coûts. Il alimente l’évaluation annuelle et la discussion de contrat.
Les informations suivies
- Fournisseur
- Commande et numéro de lot
- Quantité concernée
- Description du défaut
- Photos
- Date limite de réponse
- Analyse du fournisseur
- Actions correctives
- Coût de non-qualité
- Statut de la réclamation
Qui l’utilise
- Le contrôle réceptionIl ouvre la réclamation sur le lot défectueux, avec les photos et les quantités concernées.
- Les acheteursIls suivent les réponses des fournisseurs, négocient les avoirs et utilisent le bilan avant un renouvellement.
- Les fournisseursIls répondent dans leur espace, avec leur analyse, leurs actions et les justificatifs demandés.
- La qualitéElle valide l’analyse reçue, juge l’efficacité des actions et clôture la réclamation.
Le prompt pour créer l’outil
Copiez ce prompt, puis adaptez-le à votre équipe : le nombre de personnes, vos règles, vos mots. Plus il est précis, plus l’outil sera juste du premier coup.
Créez un portail de réclamations qualité fournisseurs pour notre usine de 400 personnes, qui travaille avec une centaine de fournisseurs. Le contrôle réception ouvre une réclamation : fournisseur, commande, numéro de lot, quantité concernée, description du défaut et photos. L’acheteur est prévenu et le fournisseur reçoit un lien par e-mail vers son espace, où il ne voit que ses réclamations. Il y remplit une trame : cause, action immédiate, action corrective, date. Fixez un délai de réponse de 10 jours, relancez à 5 jours et alertez l’acheteur au-delà. La qualité valide ou demande un complément, puis clôture. Ajoutez la saisie des coûts de non-qualité et un bilan par fournisseur et par trimestre, exportable.
Le mettre en place avec Genipy
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Décrivez l’outil à l’IA
Collez le prompt dans votre IA. L’IA écrit l’outil à votre place ; vous l’essayez et demandez des changements en français, comme à un collègue.
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Genipy le vérifie et le met en ligne
À chaque publication, Genipy teste l’outil, contrôle les accès et le parcourt dans un vrai navigateur. Ce que faisait une équipe technique se fait en quelques minutes.
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Partagez-le comme un Google Doc
Invitez vos collègues en Lecteur, Éditeur ou Propriétaire. Ils se connectent avec un lien reçu par e-mail et chaque publication garde une version que vous pouvez réactiver.
Les logiciels qu’il relie
L’outil se connecte aux logiciels que votre équipe utilise déjà : vous le dites dans le prompt, l’IA s’occupe du reste.
Gmail
Google SheetsCréez cet outil avec nous, en démo
En 30 minutes, partez du vrai besoin de votre équipe : l’IA crée l’outil, Genipy le vérifie et le partage avec les bonnes personnes.
